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新版《归档文件整理规则》在国有企业中的实施

文/国网山东省电力公司档案馆吴长静王瑞

【摘要】通过对新旧两版《归档文件整理规则》的比较,从国有企业应用的角度分析新《规则》的优点和特色,同时提出新《规则》在国有企业实施过程中带来的便利,具有更强的指导性和适用性.

【关键词】归档文件；整理规则；国有企业

2015年10月25日,国家档案局发布了新修订的《归档文件整理规则》（DA/T 2 2 - 2 0 1 5）,代替《归档文件整理规则》（D A / T22-2000）,并于2016年6月1日起施行.新《规则》的适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料,调整了归档文件分类方法,增加了归档文件的组件和纸质文件修整、装订、编页、排架要求,增加了归档文件档号结构和编制要求,将室编件号和馆编件号统一为件号,并在附录中增加了归档章示例和直角装订方法等内容.新《规则》的推行适应了档案信息化建设的发展需要,对企业尤其是国有企业整理归档文件的指导作用更具针对性和适用性.

一、新《规则》的优点和特色

（一）适应信息化建设要求,将电子文件管理纳入新《规则》的适用范围.随着信息技术的飞速发展,电子文件逐渐成为国有企业档案的重要组成部分.新《规则》明确提出了对归档电子文件的组件、分类、排列、编号、编目要求,整理方式与纸质文件保持一致,实现了“双套制”保存的统一性.同时新《规则》提出归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,目前参照《数字档案室建设指南》（2014年）《电子文件归档与管理规范》(GB11894-2002)《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)等标准执行,给国有企业电子文件归档管理指明了统一、明确的要求.

（二）支撑前端控制理念,文件的整理要求前置至文件形成环节.新《规则》对归档文件的分类方法做了详尽的说明,一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行分类,尤其对按机构（问题）分类做了明确说明：“机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用.”结合多数大中型国有企业采用部门整理的方式整理归档文件的实际情况,新《规则》提出的分类方法适应部门整理的需要,使文件的形成（承办）部门能够明确按照《规则》对文件整理的要求整理归档文件,为档案管理的前端控制提供了支撑.

（三）明确细化质量要求,对文件的修整、装订等操作有了明确具体的要求.新《规则》提出在归档文件装订前应对不符合要求的文件材料进行修整,并明确要求对于破损文件,应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求予以修复.对于归档文件的装订,旧版《规则》未提出明确的装订方法,而新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配,对于永久保管的归档文件,采用线装法,对于定期保管的归档文件,根据是否需要向综合档案馆移交的情况,选择线装法或者使用不锈钢夹或封套.这样企业在进行归档文件整理时,可以选择既符合标准要求,又满足实际需要的装订方式.

二、新《规则》在国有企业中的实施

（一）组件（件的组织）.新《规则》丰富了“件”的构成,基本涵盖了归档文件的种类.与老《规则》相比,有下列三种情形：1.新增情形.正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件.2.重新规定的情形.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件,也可为一件..略有变动的情形.文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）.在国有企业文件材料中,规章制度、工作简报、会议记录等文件是常见的归档文件形式,而对于国有企业收发的各类文件材料,均有统一的文件处理单或发文稿纸,新《规则》增加了这类文件材料的组件排列方式,档案人员在整理文件时,尤其是在文件材料形成时按照组件要求形成文件,使文件材料在形成时就能够满足归档文件的质量要求,将文件材料的整理工作前置,节省大量工作时间.

（二）文件分类方法.国有企业内部组织机构基本稳定,内设部门职责分工明确,其活动内容准确地反映了企业的业务职能.同时随着业务扩展,新兴文件种类越来越多,问题分类法逐渐不能满足文件整理的需要,所以多数国有企业采用部门整理方式,按照“谁形成、谁整理”的原则,明确归档责任.新《规则》指出：“采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门”,该要求与文书档案部门整理方式的要求相一致,使国有企业开展文书档案整理实现了有据可依.

（三）档号编制内容.档号是以字符形式赋予档案的一组代码,用以固定和反映档案排列顺序,是在全宗中的位置标识符号.在国有企业实际的档案管理中,一方面为实现不同门类档案整理方式的统一性,另一方面在已使用的档案管理软件中进行文书档案整理时,已使用档号作为文件的身份标识,以方便定位和查询.由于在旧版《规则》中没有涉及档号内容,各企业根据各自工作实际自行设置档号规则,造成档号编制的混乱.新《规则》增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容,是落实深化检索的一项重要措施,更方便了对文件的定位和查找,使企业编制档号能够按照统一格式进行,遵循唯一性、合理性、稳定性、扩中性、简单性的原则.

编制档号也是对不同门类档案进行统一管理的前提.根据新《规则》,档号的机构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号,上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开.对于采用机构分类法的企业,对于各职能部门已设置部门代码,文书档案档号的结构可设置为：全宗号-WS·2015-Y-01-0001.全宗号为档案馆给立档单位编制的代号,WS·2015为2015年度的文书档案,Y表示保管期限为永久,01为企业设置的办公室的部门代码,0001为单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,即件号.档号中“档案门类代码”项的使用,使新《规则》不仅适用于文书档案,也可适用于其他门类的档案,保证了所有档案档号的唯一性,实现了不同门类档案的统一管理,便于接收、利用、统计、检索等工作.

（四）文件装订方法.旧版《规则》中对文件的装订要求比较模糊,仅要求装订材料应符合档案保护要求,对装订材料、方式未做具体的规定.目前,企业中常见的文书档案装订方式有线装法、粘贴法、不锈钢钉装订法三种.线装法一般是指“三孔一线”装订方式,操作繁琐,面对企业日益增多的归档文件,线装法显得过于落后,但从保护档案的角度来讲,线装法依然是目前最好的装订方法.粘贴法成本低,适用于纸张较少的归档文件装订,但存在可逆性差,复印及扫描时拆除不便的缺点.不锈钢钉装订法相对简单,但对材质要求较高,必须采用优质的不锈钢钉,存在的缺陷是不能直接使用微波消毒,微波消毒前需拆除不锈钢钉以防引起火灾.新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配,对于永久保管的归档文件,采用线装法,对于定期保管的归档文件,根据是否需要向综合档案馆移交的情况,选择线装法或者使用不锈钢夹或封套.这样企业在进行归档文件整理时,只需要对永久保管的归档文件采用线装法,而对于不需向综合档案馆移交的定期保管的档案,则可以采用不锈钢钉装订法,可节省大量操作时间.

三、总结

国有企业档案是企业的重要信息资源和知识资产,企业的不断发展对档案工作提出了新的问题和挑战,也向档案管理工作提出更高的要求.新《规则》在结构和内容上比旧版《规则》都有很大的变化,细化了归档文件的整理流程,明确了归档电子文件的整理要求,对国有企业做好归档文件材料和电子文件管理工作具有很强的指导意义.

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