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烟草商业企业如何抓好从严治档工作
文/云南省烟草公司普洱市公司 朱宇
【摘 要】为全面推进依法治国,保证有法必依,执法必严,违法必究,推进依法行政,切实做到严格规范公正文明执法,2013年2月22日,中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号公布《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《规定》）.该《规定》共22条,自2013年3月1日起施行.这将对预防和惩处档案管理违法违纪行为,有效保护和利用档案,发挥了重要作用.档案管理工作在烟草商业企业中往往被放置在不受重视的地位,不仅不能有效服务于企业发展,而且可能会成为制约企业发展的瓶颈.
【关键词】烟草商业企业；档案管理；问题；对策
1983年9月23日,国务院以国发〔1983〕151号文件发布《烟草专卖条例》后,全国各地各级政府陆续组建了烟草专卖局（公司）.大多数烟草商业企业往往不够重视档案管理工作,导致档案不仅不能为企业发展提供有效服务,而且可能会成为制约企业发展的瓶颈.有的单位档案室资料总体情况很不理想,缺失遗漏较多.比如烟草有的单位连成立初期近20年来的最关键,也是最基本的卷烟销售数量、卷烟销售额、案件查处数、罚没款、利税等数据大部分都无法提供,尤其是2000年电脑未普及之前,数据不是没有就是不准确.更别说历年工作总结、大事记、图照等等,丢失的无形资产无法补救.甚至出现员工档案遗失现象,损害了员工个人利益.随着计算机和网络技术的普及和运用,信息化导致档案管理的方式发生突破性变革,也带来了新的挑战.
一、烟草商业企业档案管理工作中的共性问题
（一）档案管理人员素质偏低.烟草商业企业档案管理人员普遍存在业务素质低、太多的现象.大多数专档案人员不具备档案管理上岗资格,没有考取档案管理上岗证,对于企业档案工作仅停留在保管上级文件和重要会议文件资料上,未对企业涉及的各种资料进行全面、分门别类的收集整理归档.烟草商业企业在运营中,档案管理人员往往存在岗位变动频繁、多的现象,严重影响了档案管理工作的正常开展.
（二）企业对档案管理意识弱化.一是烟草商业企业一把手不重视档案在企业发展中的作用,领导更关注能快速创造经济价值的“两烟”生产经营工作.二是企业抓档案管理工作需要购买必要的硬件设施设备,支付档案管理人员培训费用,面对企业经营不景气的情况,怕增加企业负担,领导不愿抓企业档案管理工作.
（三）烟草商业企业档案管理制度不健全.档案管理制度不健全,导致企业档案管理工作杂乱无章.烟草商业企业档案内容繁多,有外来文件、行业内部流转的文件、财务档案、重要会议及人事劳资等材料、技改资料、法律纠纷、烟水烟路等重大工程建设项目档案、涉外涉密资料、经营管理、企业开展主题年及企业参与社会活动等企业经营管理过程中形成的各种类别的档案.有些烟草商业企业并未完善相应的分类归档标准和管理制度,导致档案管理人员面对纷繁复杂的档案资料毫无头绪.
（四）信息化水平不高.随着计算机和网络技术的发展,烟草商业企业档案载体发生改变,由原来单一的纸质、实物档案发展为纸质、实物、电子设备等多种载体共存.某些烟草商业企业档案管理信息化水平依然很低,没有采用先进的企业档案管理软件（例如紫光电子档案管理系统）,档案检索依然主要依靠人工查阅纸质档案目录,严重影响档案查找速度和利用效率,极大制约了档案的利用价值.
二、解读烟草商业企业档案的内涵,高度重视烟草商业企业档案工作
（一）烟草商业企业档案的内涵.烟草商业企业档案是指在“两烟一专”、科技创新、安全质量管理、经营活动及日常综合管理工作中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像材料、实物等不同形式的原始记录.档案管理是企业的一项基础性工作,是档案管理部门围绕生产经营活动所进行的专业工作,是利用科学的原则和方法管理档案,是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,是企业工作的组成部分,为企业的历史提供最为有效的考察依据.烟草商业企业档案管理工作是企业管理工作的一部分,是烟草企业或员工发展历程的记录,是衡量烟草员工的职业素质和评价其个人素养的依据,是提高企业工作质量和效率的必要条件,是维护企业改革发展历史进程原始真实完整面貌的一项基础性工作,为企业的发展提供有利的信息资源,是企业发展的软实力.
（二）高度重视烟草商业企业档案工作.1.烟草商业企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分.烟草商业企业档案是国有企业改革与发展过程的真实记录,是国有企业国有资产运营、管理的重要凭证与依据,也是国有企业不可或缺的信息资源和重要资产.确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用,对于维护国有企业合法权益,提高国有企业核心竞争力,防止国有资产流失,促进国有资产保值增值具有不可替代的重要作用.2.加强企业档案管理工作是烟草商业企业的重要责任.企业档案管理工作是记录企业研发、生产、经营和管理活动的一项企业管理基础性工作.烟草商业企业应严格遵守《中华人民共和国档案法》,履行应尽的责任和义务,做好企业管理档案工作.烟草商业企业应充分认识档案工作的重要性,从维护党和国家根本利益、维护行业共同利益以及维护消费者利益的高度出发,依法做好企业档案的收集、整理、归档和利用工作.3.烟草商业企业档案是单位决策制订的参谋和帮手.烟草商业企业作决策、出方案,通常都需要从历史数据中查找有利信息,进行同比分析或方案类比,没有完整的档案资料就无法进行正确的决策.烟草商业企业作决策离不开档案资料,档案管理良好的烟草企业,死档案强过活帮手,好记性不如烂笔头,人脑记忆总有误差的时候,有了档案资料就能较快地出台决策,因此它是烟草企业决策制订的参谋和帮手.
三、烟草商业企业从严治档的对策
（一）改善企业档案工作的宏观环境.1.健全组织管理体系.烟草商业企业是企业档案工作的责任主体,地市级烟草公司应根据统一管理、分级负责的原则,负责宏观监督、检查、指导全市烟草商业企业的档案工作.应将档案工作纳入企业发展规划和工作计划,纳入企业管理的有关制度、工作环节和考核范围,建立与现代企业制度相适应的档案工作组织和管理体系.应明确档案管理工作的直管领导,明确负责档案工作的部门或设置专门的档案管理机构,并配备相对稳定的专（兼）职档案人员.其职能部门、各项目应设专（兼）职档案人员,并确定该部门或项目档案工作负责人,形成以档案部门为核心,各职能部门、各项目专档案人员为基础的企业档案工作体系.2.强化机构管理职能.烟草商业企业档案机构应贯彻执行有关企业档案工作的法律法规和标准、规范,建立健全本企业档案工作规章制度.应加强做好企业各类档案的收集、整理、保管和提供利用等档案业务工作.应加强对企业重大建设项目、固定资产投资项目、技改项目、科研项目档案的管理,配合专项检查与验收工作,使项目档案管理与项目管理同步开展.应加强权证、合同资料、法律事务、重大工程建设项目、知识产权、技术改革创新及企业参与社会活动等档案的管理,增强企业创新能力和市场竞争能力.应加强对所属单位、控股企业和境外机构档案工作的监督与指导,明确其档案归属与流向,规范和提高其档案管理水平.3.落实条件保障.烟草商业企业应及时研究、统筹解决档案工作中的实际问题,把档案工作所需经费列入年度预算,为顺利开展企业档案管理提供必要的资金保障.应设置适宜安全保存档案的库房和装具,配备符合防火、防盗、防光、防尘、防虫霉、防高温、防有害气体、防水等档案防护要求及现代化建设、容灾备份要求的设施设备.档案库房应与档案阅览室、工作人员办公室“三分开”,保证档案的绝对安全.4.加强档案队伍建设.烟草商业企业应合理配备专档案工作人员,加强档案人员的上岗培训、技能培训、再继续教育及信息化培训等各类培训工作,逐步提高档案人员的业务素质,做到持证上岗.应鼓励档案人员接受档案专业在职教育和继续教育,支持档案人员参加档案专业技术职称考试和申请评聘,培育一支高水平的企业档案专业人才队伍.烟草企业之间、烟草商业企业下属单位内部应定期开展档案业务学习和交流活动,通过各种形式的培训和交流,不断提高国有企业档案管理工作的整体水平.对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人,应予以表扬奖励.
（二）做细做实烟草商业企业档案管理工作.1.加强档案法治宣传教育.一是加强档案法制宣传教育工作,使企业领导和干部职工了解档案法律法规,从思想上重视档案工作,提高企业依法治档、从严治档的自觉性,努力将企业档案管理工作纳入法制化轨道.二是加强档案工作的性质和作用宣传,提升档案管理人员主动服务的意识.加强情报意识,把烟草商业企业档案室建设成为集档案、图书、市场信息、情报等为一体的信息资料库,档案管理人员应充分了解所在企业的档案情况,梳理有效信息,主动为企业发展和领导决策提供服务.2.严格执行企业文件材料收集和归档工作.烟草商业企业应严格执行《档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（10号令）》及《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律规章制度,结合自身经营活动和业务工作,编制《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》,向市级档案局报批备案,建立归档工作问责制.企业应加强各项业务工作文件材料特别是照片、音像、实物、电子等特种载体档案的收集、整理和归档工作,确保企业应归档文件材料完整与齐全.相关部门整理完毕的各门类、载体档案,须及时向各单位综合档案室移交并实行集中统一管理.3.大力开发利用档案信息资源.在维护国家和消费者利益以及遵守保密规定的前提下,烟草商业企业档案部门要大力开发档案信息资源,积极开展传统的档案查（借）阅利用工作,主动开展网络利用服务.要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目的需要,通过编写企业史志等形式进行档案资料编纂和研究,主动为企业领导决策和企业发展提供信息服务.4.确保档案实体和信息的安全.烟草商业企业应定期维护保管设施设备安全,构建档案信息和实体安全的防护网,创建档案安全体系.档案人员应定期清点核对库藏档案,做到账物相符；定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时进行技术处理.档案人员发生变动时,要及时做好档案移接交及监交工作.企业应当制定档案应急灾备预案,特别重要档案要进行异质异地备份.加强对涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的档案和电子档案的管理,确保档案实体与信息的安全.5.强化企业重大项目档案管理.烟草商业企业应按照重点建设项目档案管理的有关规定,认真做好重点建设项目档案的登记和验收工作.新开工重点建设项目应于开工后半年、续建项目应于每年年底前向市级档案局进行登记.按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定和要求,认真做好重点建设项目档案专项验收准备工作,确保重点工程、重大项目档案的完整、规范、安全.6.做好企业转型过程中的档案处置.烟草商业企业及其所属单位在企业重组、联合、兼并、合资、转让国有产权和股份制、股份合作制等改制过程中,应将档案作为企业资产,按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的有关规定,做好档案的处置工作.一方面应根据企业具体情况,制定切实可行的改制企业档案处置方案,把档案处置与资产处置、人员安置等放在同等重要的位置上统一考虑和安排,维护好国家利益、行业利益,保护好企业干部职工的合法权益.凡因处置不善而造成企业档案流失损毁的,要追究有关领导责任.另一方面要在国有资产调整、企业重组和理顺产权关系后,进一步加强档案工作,全面提升企业的基础工作管理水平,使档案工作更好地服务于国有资产的规范管理和保值增值.
（三）开拓创新,不断推进烟草商业企业档案工作.1.稳步推进企业档案信息化建设.烟草商业企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设目标,同步规划、分步实施、合理整合、有效利用.档案部门应参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准,加强企业信息系统形成的电子文件和业务数据的管理与归档保存；研究分析室藏档案,有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作；积极整合和管理企业各类档案,构建烟草商业企业档案信息化服务平台,实现和强化档案信息资源网络化的共享服务；及时做好本单位电子文件和数字档案备份,为档案信息的原始性、真实性和灾难恢复提供保障.2.深入开展企业档案规范化管理建设.鼓励有条件的企业按照企业档案规范化管理示范认证的具体要求,积极开展企业档案规范化管理认证工作,推进烟草商业企业档案工作不断迈上新台阶.3.大力推进企业档案文化建设.积极发挥档案在企业文化建设中的特殊作用,充分利用档案全方位记录和展示烟草商业企业发展历程.深入挖掘档案资源,总结提炼企业精神、经营理念、价值观念和行为准则,增强企业职工的归属感和凝聚力.改善档案文化设备,加强档案文化传播平台和文化阵地建设,更好地满足企业职工精神需求,促进发展具有特色的先进企业文化.
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