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鱼骨图分析法分析医院档案利用中存在的问题
【摘 要】开发利用档案信息是发挥档案价值的重要途径,本文利用鱼骨图分析法分析影响医院档案利用的因素,查找出医院档案利用中存在的问题,并针对问题提出解决对策.
【关键词】鱼骨图；医院档案；开发利用
鱼骨分析法,又名因果分析法,是一种发现问题根本原因的分析方法,通过系统全面的分析,最后找出问题的原因.医院档案是记载医院历史发展过程中最可靠的原始凭证,可以分为文书档案、病历档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案、科教档案等多种类型.开发利用档案信息资源是档案工作的根本目的,是发挥档案价值的重要途径.本文利用鱼骨图分析法分析医院档案利用中存在的问题,进而提出改进策略,提高医院档案利用率.
一、资料与方法
在中国知网中,利用高级检索,检索近三年中主题为“医院档案”,篇名中含“利用”的文献,经过初次检索,共有34篇相关文献.对这些文献进行二次分析,利用鱼骨图分析法从人、机、料、法、环、测这6个方面找出档案利用中存在的问题,做原因细分并累计次数.
二、结果
（一）影响医院档案利用的因素.通过对34篇文献进行分析,汇总影响医院档案利用的众多因素.利用鱼骨图分析法,把医院档案利用中存在的人的因素、设备的因素、机构的因素、方法的因素作为鱼骨图分析法的第一层骨架；然后列出以上四个因素所包含的因素作为第二层骨架.构建的影响医院档案利用的鱼骨图如“图1”.
（二）采用鱼骨图分析法对医院档案利用的影响.通过对文献中影响医院档案利用的因素进行归类分析,共有15个影响因素.鱼骨图对医院档案利用中存在的问题进行综合、分类后,把存在的问题分为四类因素：人的因素、设备的因素、机构的因素、方法的因素.从影响因素的累积次数来看,文献中认为档案管理人员专业水平不高、档案意识不强、领导重视不足是被提及次数最多的三个影响因素.其次还有基础条件差、硬件投入不足,信息化程度不高,档案收集不完整等因素.见“表1”.
三、讨论
（一）加强对档案管理人员的培训,提升档案管理人员业务水平.医院档案管理人员大多不是档案管理专业出身,档案管理人员的素质和水平影响了医院档案的开发利用.医院应尽量招聘档案管理专业的人员从事医院档案管理工作,对现任档案管理岗位的人员加强培训,提供进修学习或者继续教育的机会.除了要具备基本的档案管理知识,能够清楚地对档案进行收集、分类、归纳和整理外,还要具备基本的服务意识、熟练的计算机技能、较强的信息检索能力,提高分析处理信息的能力以及利用信息化手段查找利用档案的能力,提高工作效率,跟随新时期档案管理的发展趋势.
（二）提高领导重视程度,增强档案管理意识.医院档案管理处于医院业务活动的边缘,很多领导干部在档案管理方面的意识仍比较单薄,未能认识到医院管理中档案工作的必要性及重要性.殊不知,各种门类、不同载体的档案为医疗业务和人才建设水平的提升、基本建设和设备采购维修的科学规划和高效实施、经济运行的测算和分析、医疗事故处理、科研教学等各项工作开展提供了依据和便利.医院领导干部要切实增强档案管理意识,在政策和资金上加大对档案管理的支持力度,在岗位设置、人员配备、人才培养中充分考虑各种门类档案的特殊性.
（三）加大资金投入,完善档案基础设施和信息化建设.档案基础设施条件较差、缺乏完整的档案管理系统是当前诸多医院面临的问题.档案室的建设、档案库房的建设、档案管理信息系统的建设都需要一定的资金投入.医院要加大对档案的投入,完善档案基础设施,配置档案管理系统及档案检索与信息开发利用工具,提高档案管理信息化程度,方便利用者及时查找利用档案资源,提高工作效率,从而使档案价值得以尽快实现.
（四）健全档案管理机构,完善档案管理制度.档案的管理一般有分散管理方式、集中与分散结合管理的方式、集中管理的方式这三种形式,医院的档案门类多,专业性强,档案资料数量众多,医院要根据实际建立健全医院的档案管理机构,明确档案管理方式及管理范围.由于档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作,需要制定一套适合本医院的档案管理制度,包括档案岗位管理制度,归档借阅制度,保密制度,档案保存、鉴定、销毁制度等,减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展.并且应该建立档案考核量化标准,细化分工,明确责任,确保医院各门类、不同载体的档案材料的完整收集、移交、管理和利用.
（五）丰富馆藏资源,加强档案编研,提高档案开发利用水平.档案的完整收集是档案业务工作的基础,是档案开发利用的前提,首先要保证收集归档的文件材料的齐全完整,要符合长期保管的质量要求,要能反映出医院的主要职能,优化和丰富馆藏资源.医院档案管理人员需对医院各种档案信息实施深层次开发与加工,积极展开各种编研活动,切实发挥出不同档案的利用价值,提高档案开发利用水平,让档案工作更好地服务于医院日常管理、医疗等工作.
【参考文献】
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