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对血站业务档案管理制度
随着采供血事业不断发展,血站业务档案量逐年增加,作为采供血工作的原始凭证,业务档案意义重大.为保证归档材料的完整、准确与安全,充分发挥档案在质量管理、质量控制和科研工作中的作用,保证其具有可追溯性,《血站质量管理规范》第11条款明确规定：“应建立、实施记录管理程序和档案管理程序,记录并保存采供血过程所产生的结果和数据,使其具有可追溯性,以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准.”要求各血站制定《档案管理程序》,用于归档文件的管理.本文就《档案管理程序》的建立,在内容上进行探讨.
一、明确职责
职责的划分有利于明确各部门在档案管理方面的相应工作,避免出现因职责不清或交叉而影响记录管理工作.
1.质量负责人负责文件和记录借阅、复制、销毁的批准.
2.质量管理科负责文件和记录借阅、复制、销毁的审核.
3.档案管理员负责归档材料的接收、装订、打号、归档、保存、检索、借阅和销毁.
4.相关科室负责归档材料的收集、整理、移交工作,保障档案材料移交前的完整性、准确性和安全性.
二、确定收集范围
收集是归档工作的起点,是积累档案的主要渠道.通过收集这一手段将分散在个人手中的与采供血工作相关的质量体系内容记录进行集中,从而使其具有的保存价值得到发挥.血站业务档案的收集包括质量体系文件正本、质量管理体系所覆盖的各科室受控记录（从献血者筛选、登记到血液采集、检测、制备、存储、发放和运输的整个过程,保证其可追溯性.血液检测记录至少包括标本登记、处理、保存、销毁记录,试剂管理及使用记录,检测过程和结果的原始记录与分析记录,质量控制记录,设备运行、维护和校验记录,实验室安全记录,医疗废物处理记录等）及电子文件的备份光盘、个人技术档案.
三、明确移交要求
1.采血、检验、发血原始记录每月归档一次,其他记录视科室具体情况酌移交日期但不得延至次年.保存一年的记录在科室放满一年后交由档案室统一销毁.
2.归档记录移交时填写移交清单.
3.非纸质文件记录,对于管理系统的备份光盘应刻录2份,一份留存档案室,另一份由档案室异地存档保存；年度文件集中评审前后或质量体系文件批量修订后,刻录质量体系文件电子版移交档案室留存.
四、明确归档整理要求
整理是业务档案工作的核心部分,是确保档案工作规范有序的重要工作,从而实现档案实体排列有序化、条理化.文件归档前要齐全、完整,无漏填、漏签处,字迹清晰,已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予以复制.归档文件的整理单位以“件”为单位进行整理,同一年度、同一保管期限的可以整理成一件,同一年度的按产生时间顺序依次排列.
五、明确装订要求
1.保存10年以上的记录采用三孔一线的装订方式,装订时卸除金属物,保存5年的质量记录不限装订方式可以不卸除金属物.
2.为了标记记录页数,以“件”为单位,在文件右侧空白处用打号机打上文件的页号,空白页不打号.
六、明确装盒要求
1.不同科室形成的档案文件不得放入一盒.
2.不同形成年度的档案不得放入一盒.
3.不同保管期限的档案文件不得放入一盒.
4.按文件形成先后顺序或文件排列顺序依次装盒,一盒装满后,顺次装入下一盒.
七、明确备考表填写要求
1.“卷内文件说明”填写内容包括文件收集齐全、完整程度,文件修改、补充、移出、销毁等情况.
2.整理人、检查人签字,以明确责任.
3.日期填写整理完毕的日期.
4.档案文件装盒后用铅笔在盒上面标明文件名称、日期、保管期限.
八、明确档案保管要求
档案的保管工作包括日常维护、实施保护性措施、修复等,是维护档案的完整与安全,最大限度延长档案寿命的基本环节.档案室应保持整洁、空气流通、专室专用,并做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫等工作.档案柜应实行按类排架,有统一的标签,并注明门类、年度、案卷起止号等,以便检索.档案员应定期检查档案保管情况,如发现有褪色、破损等现象,及时进行修补和复制.
九、明确档案利用要求
文件、记录归档后,对其的利用直接体现档案工作的目的.利用主要通过借阅或复制的形式,将档案提供给所需部门,从而发挥档案的价值.这就需要有专门的制度来规范借阅和复制,例如要求各种记录应便于检索,应遵守记录的保密原则,不得擅自借阅或复制.需要借阅或复制时,须经专人审核批准.借阅或复制的内容由档案室登记备案,且不得将其拿出档案室等.
十、明确档案销毁要求
根据各个记录保存年限的要求,业务档案达到保存年限也应尽可能长地超过保管期限后再销毁.销毁前,由存放部门负责登记,并需专门人员对其是否延期保存进行评审.无延期保存价值的记录档案,须按职责要求经专人分别审核、批准后在档案室监督下销毁.
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