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构建以用户为中心的数字档案馆信息服务模式
【摘 要】目前的数字档案馆建设中更多的是侧重于如何建,而忽略了如何用的问题,如果这一问题得不到有效的解决,势必会造成巨大的人力、财力、物力等资源的浪费,同时也不利于档案工作的进一步发展.本文就数字档案馆建设中如何构建更加有效的档案信息服务模式更好地为用户提供档案信息服务提出了自己的一点思考.
【关键词】用户为中心；用户需求；数字档案馆；信息服务
随着知识管理的发展,以及计算机信息网络技术在信息资源管理领域的广泛应用,使得传统的档案信息资源的管理方式和管理环境都发生了深刻的根本性的变化.在经过多年的档案信息化建设以及各种探索之后出现的数字档案馆集成了传统的档案管理、信息资源管理与知识管理于一体,为传统的档案工作适应信息化社会的发展与知识经济的发展找到了一条出路.目前在档案信息服务中构建个性化的信息服务,及时、便捷、准确地为用户提供档案信息资源服务已经为档案人所认知,但是如何结合工作实际构建更加有效的档案信息服务模式值得大家思考.
一、档案信息服务现状及存在问题
（一）档案信息服务现状.目前网络化的档案信息服务还基本处于探索时期,虽然档案信息化及数字档案建设取得了一定的成就,但是档案信息服务还是以传统的手工检索及提供利用服务为主,就算是比较成熟的数字档案馆和档案信息网站也只是提供部分网络档案信息资源服务.虽然个性化的档案信息服务、以用户需求为中心的档案信息服务、基于知识管理的档案知识服务在理论上已经达到了一定的水平,但是在实际工作中应用效果并不明显.当理论脱离了实际而不能用于指导实际工作的时候,理论研究便失去了其存在的意义.
（二）档案信息服务存在问题.目前档案信息服务方式单一、服务观念落后、现有服务方式不能满足用户档案信息需求.首先,档案信息服务还是传统的以档案馆为中心的档案信息阅览、咨询等服务及档案信息编研服务,以用户为中心的信息网络技术检索利用的服务并没有发挥其应有的作用.其次,档案工作人员并没有真正树立以用户为中心的服务观念.再次,由于技术条件及信息属性的限制往往存在数据库中有用户所需要的信息但是通过现有手段用户难以快速、准确获得所需要的档案信息的情况.
（三）数字档案馆建设与档案信息服务.数字档案馆建设的根本目的就是为用户提供档案信息服务,满足广大档案信息用户对档案信息资源的利用需求.建设数字档案馆就是为了更好地开展档案信息服务,而档案信息资源服务是建立在档案信息需求基础之上的,如果缺少档案信息需求,档案信息服务及数字档案馆建设则失去了其存在的价值及意义.这就要求在数字档案馆建设中充分了解用户档案信息需求,有针对性地开展档案信息服务,从而在数字档案馆建设过程中根据需求合理建设.作为现时期档案工作内容重点的数字档案馆建设中应该正确处理好“数字档案馆建设”与“档案信息资源服务”之间的关系.
二、以用户需求为中心的档案信息服务模式构建
（一）树立以用户为中心的服务观念.档案部门作为面向用户提供档案信息服务的部门,就应该切实转变服务观念,树立以用户为中心的服务观念.传统的以档案部门自身为中心的档案信息服务较少甚至没有考虑到用户的真实需求和切实感受.在数字档案馆建设中,不能再将传统的档案工作观念和工作方式照搬到数字档案馆建设中,要在各项工作中处处为用户着想,站在用户的立场上来思考.
（二）了解收集用户信息需求.用户之所以会利用档案是因工作中面临的问题,需要查找相关资料来提供参考解决问题,对于不同的用户,每个人面临的问题相异,不加区分的提供相同的结果给不同的用户,必然带来一些弊端.以用户需求为中心的档案信息服务就要以用户需求为向导、充分了解用户需求,档案信息资源库的建设、主题词著录、信息检索方式等都要建立在了解用户档案信息需求的基础之上.因此,要提供不同用户满意的档案信息服务,首先要把握不同用户的特点,建立相关用户模型了解用户需求,对不同用户进行不同的分析,以便提供对口、准确的信息.通过建立用户模型了解用户需求可以有效地解决不同用户对相同信息不同深度和广度要求,将传统的检索流程变为带着用户兴趣进行查找的过程,以提供更加准确和友好的检索服务.
（三）构建以用户为中心的信息组织模式.在数字档案馆建设信息的构建中,首先是用户接触到的档案信息网站信息,对于网站信息的分类应该从分类到具体的信息组织都贯彻以用户为中心这个核心理念.在网站的信息组织中,例如网站导航系统和建立,应该按照用户的不同类型来组织信息.对于信息的组织模式,目前数字档案馆往往以传统档案的分类来进行信息的组织,在档案信息网站上的检索及导航也基本上按此来分类,用户检索中需要选择档案类别,然后才能进行检索.但是用户实际使用中可能只知道我所需要的信息是关于什么内容的,而无法区分自己要查找的档案到底属于哪一分类.这就需要在信息的组织中充分考虑到用户的使用需求.
（四）通过信息技术手段实现个性化信息服务.在数字档案馆建设中,档案信息推送服务是数字档案馆为科研服务的一种重要手段.在现代计算机信息服务技术不断发展的过程中,利用强大的信息技术功能和优势可以实现数字档案馆信息推送服务,提高档案信息资源服务水平.
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