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信息化时代机关事业单位档案管理现状和

文/山东省滨州市邹平县铁路工作办公室赵方华

【摘要】信息化时代为机关事业单位档案管理创造了更多有利条件,既可以减少档案管理工作量,还能够提升工作效率,让档案资料得到充分的利用.对此,机关事业单位要将现代信息技术应用到档案管理工作中,满足自身改革与发展的要求.本文将简述机关事业单位档案管理工作现状,并提出行之有效的对策.

【关键词】信息化；机关事业单位；档案管理

在市场经济快速发展的过程中,机关事业单位每天都会产生大量的档案资料,内容也更加多样与复杂,为档案管理人员带来了巨大的考验.尤其是在信息化背景下,需要档案管理人员及时掌握各种新技术,熟练操作先进的设备,确保档案管理工作效率得到提升.这样才能保证档案收集、整理、归档、存储和利用等工作的顺利进行,更好地服务于机关事业单位的发展.

一、信息化时代机关事业单位档案管理的现状

（一）档案管理工作效率低.当前,很多机关事业单位仍然采用传统管理模式,以纸张、照片和录像等形式存储档案,这样既不便于管理,也无法实现长久保存,容易出现损坏.由于机关事业单位管理工作非常繁杂,存在着大量的文书和文件等资料,若是采用手工登记的方法,则很难提升工作效率.信息化环境下,需要档案管理人员提高重视,充分利用网络技术、计算机技术,简化工作流程,让档案管理工作高效、有序进行.

（二）思想不重视,投入力度不足.提升档案管理信息化水平,能够促进信息的交流与共享.但是一些机关事业单位思想认识不到位,在档案管理信息化建设上投入不足,无法实现档案信息的共享.从传统纸质档案管理方式上看,在搬运、保管上存在诸多不便,也不利于今后的查询.对此,机关事业单位必须提起足够的重视,充分应用信息技术管理档案,利用网络来保管、查阅和共享信息,这样既便捷,还能保证档案信息的安全,避免出现遗漏的情况.

（三）档案资料不完善、不安全.机关事业单位在进行纸质档案管理时,极易受到保存与环境等条件的影响,若是保存不妥善,将造成很多珍贵档案资料被破坏.在信息化环境下,机关事业单位要用好电子档案,避免受到各种外界因素的影响,这与传统纸质档案相比,可以实现档案资料的长久保存,并不会被损坏.如此一来,既能够节约存储空间,还便于今后的利用.

二、机关事业单位档案管理的对策

（一）提高重视,加强领导.机关事业单位要将信息技术应用到档案管理工作中,才能更好地利用档案资料.档案管理作为机关事业单位管理工作中的重要内容,可以为领导提供全面而准确的决策依据.对此,机关事业单位要根据《档案法》中相关规定,正确认识到提升档案管理信息化水平的意义,能够在思想上提高重视程度.同时还要给予管档案信息化管理工作更多的支持,切实加强领导,解决档案管理信息化建设中的问题,为提升档案管理工作效率奠定良好基础.

（二）完善各项基础设施.在机关事业单位档案管理信息化建设过程中,还要尽快完善各项基础设施.机关事业单位必须增强资金投入,在自身发展规划中纳入基础设施建设,配置档案信息化管理所需的设施设备,如刻录机、计算机、扫描仪、打印机、复印机和数码相机等,让档案管理信息化建设可以正常开展,保证文字、照片、光盘等档案资料的完整性与安全性.同时机关事业单位还要应用正规的软件,与自身实际情况结合起来,做好软件开发工作,从而更好地利用计算机实现对档案的收集、整理、分类、存储和利用等工作.

（三）提升档案管理的规范性.机关事业单位业务较多,每天都会形成各种档案资源,且数量很庞大,涉及方方面面的内容,且各部门之间相互独立,造成档案资源极为分散,无法实现统一编制.基于此,机关事业单位要对档案进行集中统一管理,将档案管理工作的标准与规范明确下来,为档案信息的开发与利用创造有利条件,让档案信息及时、准确提供给所需部门.同时,机关事业单位通过提升档案管理的统一性和规范性,能够更好地共享信息资源,避免浪费过多的人力、财力和物力,推动单位的进一步发展.

（四）提升档案管理人员综合素质.机关事业单位档案管理人员的综合素质,对档案信息化管理工作水平有着直接的影响.需要大力开展对档案管理人员的培训教育工作,让他们学习到更多先进、有用的知识,掌握更多的专业技能.同时,还要积极引进计算机、网络、软件等专业的人才,加强人力资源建设,为档案管理信息化建设提供可靠保障.当然,对于机关事业单位档案管理人员而言,也要充分认识到学习的重要性,在业余时间主动开展学习,优化自身知识结构,尤其是提升自己应用现代信息技术的能力.这样才能更好地胜任机关事业单位档案管理工作,并主动提供服务,促进单位的进一步发展.

三、结语

总之,将现代信息技术应用到机关事业单位档案管理工作中,能够有效提升工作效率,最大限度发挥出档案资料应有的价值,确保单位各项业务、工作和活动的顺利展开.对此,机关事业单位要及时转变观念,不断增加资金投入,将各种现代设备配置齐全,并重视对档案管理人员的培训工作.这样才能真正提升档案管理工作水平,更好应对信息化环境对机关事业单位的新要求和新挑战.

【参考文献】

[1]张晓斌.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务.2016(06):132.

[2]王楠.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].现代交际.2016(02):129.

档案管理论文范文结:

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