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座位管理系统规则和预约选位方法实施一以山东农业大学图书馆现刊阅览室为例
摘 要：占位是大学图书馆普遍存在的问题,解决这个难题的有效途径,就是引入座位管理系统,使用座位选位机.座位选位机的使用更有利于阅览室的科学管理.关键词：座位预约系统；选位；占位山东农业大学图书馆南校区的现刊阅览室,室内面积一千多平米,拥有现刊858种,座位848个,阅览室自然环境优美,建筑风格文明而高雅,室内窗明几净,卫生整洁,色彩淡雅,书香味浓,阅览桌椅舒适,是大学生阅读和学习的最佳场所.但目前存在学生占位的问题,尤其是在考研前期或期末考试前夕,学生凌晨五点多就在楼下排起长队,虽然阅览室的开门时间从早上八点提到了早上六点,但是开门时学生仍然十分拥挤,学生挤倒在地和玻璃被挤破的情况时有发生.为解决占位问题,阅览室采取了定时或不定时收书等多种措施,都没有收到预期的效果.2017年3月座位管理系统试运行,从6个月的运行情况看,以上问题基本解决.
一、座位预约系统选位的基本情况
(一)座位管理系统情况
图书馆南北校区的借阅室、阅览室和电子阅览室的阅览座位都纳入座位系统的管理,设置了7套门禁,7台触摸选位机,2台pc选位机,3台微信二维码签离机.其中,现刊阅览室设有1套门禁、2触摸选位机,2台微信二维码签离机.所用设备为山东盛卡科技公司提供.
(二)选位与预约方法
针对座位预约系统,共有3种途径可以选位：一是在图书馆内的选位机上选取座位,仅可选取当日开馆后的座位.二是在图书馆座位预约网站预约座位,可预约当日及次日开馆后的座位.三是在图书馆微信页面预约座位,可预约当日及次日开馆后的座位.
(三)在线预约规则
根据在线预约规则,读者可预约当日和次日的座位.一是预约当日座位成功后不能再取消,并需在30分钟内刷卡进馆,系统自动签到.二是预约次日座位需在次日8：30前刷卡进馆,系统自动签到.如需取消,须在预约生效日7：30前在预约系统网站或微信公众号微网页上取消预约.
(四)签到方式
签到方式包括以下2种：一种是可通过图书馆门禁系统刷卡入馆.门禁系统显示读者姓名,系统自动完成签到；另一种是在图书馆的选位机上自助刷卡签到.
(五)I临时离开和签离方式
离开座位需在预约机和微信二维码机上办理临时离开和签离.临时离开签离成功后,座位保留.特殊时段最长保留150分钟,一般时段60分钟.
(六)违规处理规则
以下四种情况均记违规一次,且该次预约无效：预约后未按规定签到：选择临时离开,未在规定时间返回签到；临时离开馆不办理临时离开者,再次刷卡通过门禁时；离开图书馆办理签离者.以上四种违纪分别累计,任意一项满三次停止使用选位权利7天.
二、预约选位方法的实施
(一)实施前的准备工作
实施前的准备工作包括：利用网络进行宣传,在图书馆的主页上公布的预约选位方法细则和实施办法,在开学前点击率达到了三千多人次,同时馆员做好充分的准备；熟悉座位预约系统选位规则,三种预约方式熟练掌握,用自己的校园卡反复试用；印制了几千份的宣传页,放在门口醒目的地方,方便学生阅读；做好志愿者的培训工作.
(二)预约座位的实施
学生可使用以下方式预约座位：
一是新学期的第一天,也是实施的第一天,两个预约机前排起了长队,值班人员临时由一人增为二人.遇到普遍存在的问题,进行集中讲解.馆长在高峰时段也成为了讲解员,给学生解答问题.
二是在以下6个高峰时间段：7：40-8：30、9:40-10:10、11:10-11:40、13:50-14:20、15:50-16:10、17:10-17:40,安排志愿者在预约机前值班,指导学生操作.
三是为方便学生用餐,设立特殊时段：午餐时间(11:30-14:00)和晚餐时间(17:30-19:00)在特殊时段内刷卡,临时离开的时间最长时间分别为150分钟和90分钟.
四是为了避免闭馆时读者集中办理“刷卡签离”拥挤和排队等待,每晚21:00后选位机不再提供现场选位功能,仅提供刷卡签离功能,有空位就可以坐；学生可在21:00后到选位机或微信二维码机上提前办理签寓,然后返回原座位继续使用到当日闭馆.
三、实施过程中需注意的问题
系统的实施过种中,应注意以下四方面的问题：
(1)有些同学对实施方法不认真学阅读,遇到问题直接问,需要工作人员引导学生认真阅读,最需要指导的是如何关注图书馆微信公众号,绑定自己的手机号,便于微信预约.
(2)高峰时段需要工作人员提醒学生使用手机预约和扫码离开,免得排队等待.个别学生需要手把手进行指导.
(3)微信预约后必需刷卡通过门禁,否则视为未签到.这一点需要给学生要反复强调.
(4)当学生在选位机上刷卡显示无预约信息时,有可能是下列的情况：选位时没成功、已违纪预约无效、选成三楼南的报刊工具阅览室.详情需要工作人员在管理系统查询后,给学生解释清楚,并指导下一步的操作.
四、座位管理系统选位的意义
(一)解决了占位系列问题
占位问题是各大学图书馆普遍存在的难题,为了解决抢位拥挤问题,阅览室只能早开门,学生只能早起占位,造成资源的浪费.同时因为图书馆阅览室的早开门,带来了一系列的问题,学生要求宿舍楼提早开门.尽管开门时间提前到早六点,拥挤仍然无法避免,危险的情况随时发生.有了座位管理系统这些问题迎刃而解.
(二)避免了工作人员和读者的矛盾
为了解决占位问题,阅览室采取过许多措施但是都没有达到良好的效果.如果不定期地收学生用来占位的书籍,有的学生刚离开不久,书也被收,回来后感到不满,气愤地找工作人员理论,甚至有的时候工作人员刚刚收走学生再次放回等.有了座位管理系统,临时离开超时系统自动把座位释放和记违规一次,既不影响其他人使用,也不会和工作人员产生矛盾.
（三）有利于阅览室的管理和对学生的教育
对于违规情况系统会自动记违规,违规到达上限系统自动拉入黑名单,选位停用7天.对于系统不能记入的违纪现象,管理人员也可以列为违纪并拉入黑名单.例如：在室内大声说话、带食物和饮料进入、在室内吃饭等,在没有预约系统时工作人员很难管理,屡禁不止.座位管理系统实施后,有室内违纪行为的同学将会被记入系统,并及时批评教育.从记录的375条违纪记录分析,只有3人被记录两次,其他的同学批评教育后都没有再次违反规定,座位管理系统的实施使图书馆有效的发挥其教育功能.
五、座位管理系统选位改进的措施
山东农业大学图书馆的座位预约机和门禁系统是联动的,临时离开超时和离开不办理签离手续,再次刷卡进入时系统自动记入违纪.有的同学再进入时就找理由从出口进入.因为门禁是单向的,只能进时刷卡,这样给管理带来很多麻烦,如果经费允许的话,门禁系统最好设置为进出都刷卡,或者设置单向通道门口无人管理即可.
预约机和门禁系统是同一个公司的,系统的维护和相关设置都有公司负责,在运行的过程中难免会出现问题,问题的解决有时需要公司出面,而公司住址又不在本市,维修会不及时.图书馆应该派技术人员到公司培训,有问题自主解决.
网络要保持畅通无阻,一旦网络出了问题,预约系统将会瘫痪,留下很多的遗留问题,如不能签离和签到,从而使学生出现违纪记录等.有时网络延迟,也会造成学生违纪.
做好新生的馆前教育工作是关键.新生馆前教育对将来大学生正确使用图书馆至关重要,对于山东农业大学图书馆的座位管理系统选位而言,要让学生熟悉选位规则,避免违规,明确违规的后果等.新生馆前教育做好了,座位管理系统选位工作就会非常顺利.
作者简介：王金环（1964-）,女,本科,副研究馆员,研究方向：阅览室管理
汪玉新（1966-）,女,本科,馆员,研究方向：图书情报
大学图书馆论文范文结:
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