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试述水文档案信息化建设的重要性

【摘要】水文档案作为水利工程的重要资料,关系到国民经济的稳定发展,实现水文档案的信息化成为工作的首要重点.本文先介绍了水文档案信息化建设的重要性以及存在于建设过程中的问题,并有针对性地提出改善方案.

【关键词】水文档案信息化；存在问题；改善方案

水文工作随着国民经济和社会技术的进步而迅速发展,我国现已拥有涉及水位、雨量、地下水、蒸发、泥沙等全面的水文项目且布局科学可靠的水文站网.通过这些水文站网收集自然界中水的变化和运动规律,由研究人员把得到的数据参数整理归纳成水文材料,并将所有数据材料与规律汇总编辑成水文档案.水文档案中的记录都是长期观测水文情况总结而得到的规律,为了提高水文档案的利用率,开展水文档案信息化建设可以服务于人们规避洪涝灾害,有益于水利设施建设,从而促进国民经济的发展.

一、水文档案信息化建设的重要性

所有水文工作伊始,皆是以了解与整理水文档案工作为主,只有熟悉当地水文信息,在其大量经验的参考与指导下,才能更好地完成水文工作.而水文档案信息化可以完善资料的录入、存储与使用,简化各环节工作内容,提高水文档案的服务质量与效率.开展档案信息化建设产生的积极影响主要表现为以下几点：

（一）信息化建设是档案部门健康发展的内在要求.现在档案管理部门的管理者,其观念没能与时俱进,在档案存储设备智能化的当下,管理者仍然以旧方式进行文档管理,不能去学习适应新的更加高效便捷的管理方式.随着档案资料收集、存储、利用的智能信息化,档案管理工作将废除过去工作量大效率低的模式,采纳信息化建设后的高效率模式.

（二）信息化是保障服务质量的必要条件.水文档案服务作为水文资料管理工作中至关重要的一环,其服务水平的提升对抗洪减灾工作与水资源的管理等皆具有重要作用.而且水文档案的影响力伴随国家基础设施全面建设的拓展日益增加,在坚持合理利用资源和高质量建设的条件下,传统的人工查找档案材料的服务方式已经不再适用,亟须使用高效的信息化模式来提供服务.

（三）信息化是开发利用水文信息的必由之路.水文信息是建设水利事业的基础,工程建设要充分考虑当地的水文信息进行施工设计,只有如此才能设计出保护自然方便人类的工程.各项工程项目都需要从大量水文档案中收集有用的信息,建设信息管理平台服务于工程项目帮助其开发利用信息,成为档案管理部门的首要工作.

二、水文档案信息化建设存在的阻碍

（一）管理部门不够重视,现有条件较差.由于重视的不足,管理部门对信息化的管理方式关注不够,投入档案管理的资源太少,使水文档案信息化建设停滞不前.水文档案管理部门在文档存储设备智能化的当下,仍然让工作人员以低效方式进行水文档案管理,未能提供学习应用更加高效便捷方式的途径.尤其是数据库建立的不完善,存在着信息量少、检索率低等缺点.

（二）信息化建设目标不明确.水文档案管理部门对新的信息管理模式了解不充分,进行信息化建设时关注点比较片面.例如管理部门建设信息化平台时,未能根据水文档案资料的具体情况来选择合适的信息管理软件,在软件应用过程中并未体现出便利性.

（三）水文档案信息化不全面.水文资料种类多样,而资料的存档相互独立,未能将有联系的资料建立出关联网络.档案部门提供丰富高质量的信息,对档案管理系统的要求较高.水文文档信息管理平台应吸取国内外的丰富经验,结合应用区域的实际状况来设计,按照规范的标准研发.

三、档案资料信息化的改善意见

结合水文档案管理信息化建设的现状,通过分析存在于建设工作中的问题,根据国内外较为先进的信息化建设经验,有针对性地对目前的水文档案信息化提出几条改善建议,以期提高目前水文档案信息服务水平,具体内容如下：

（一）加大信息化工作的资源投入.档案管理部门应给予信息化工作足够的重视,从完善档案管理的基础设施开始,增加信息化平台的研发人员,加强档案工作人员的专业培训,掌握档案管理的新技术和新设备,资料检索软件的设计应更加人性化.建立的数据库应与当地的水文站网联系起来,及时更新收集到的资料.各项信息的研究部门之间相互分享整理后的材料,使信息服务平台的资源最新且全面.

（二）完善水文档案资料工作中的各个环节.水文资料的整理应按照种类,年限,使用率等标准进行划分,在数据库中的资料要有清晰的树状图便于检索.所有的资料在档案室中皆有备份,档案服务软件要满足使用者的需求,服务速度快且准确率高.检索查询设备要与专业的开发队伍合作,使档案资料的检索质量达到最优.

（三）提高水文档案的开发利用率.管理部门应关注各项资料的开发利用效果,根据使用情况不断进行更新完善.建立服务于公众的查询网站,使信息公开并达到最大的使用价值.水文资料提取到的有效信息可以借助各种载体广泛传播给公众,类如洪涝灾害的预防信息、危险水位的预警、大范围降雨等信息.最终,要做好信息库的安全防护措施,避免信息库被破坏.

四、结语

水文档案信息化建设是档案管理工作未来的发展方向,提高档案信息服务水平对水文事业的发展意义重大.推动水文档案的信息化,不仅需要完善健全文档管理的各项设施,更需要政府和研究学者给予更多的重视与支持.

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