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如何发挥人事档案管理在人力资源管理中的作用

摘要：人事档案管理作为人力资源管理的一部分,与企业的发展具有紧密的联系,人事档案管理为企业提供重要的人才信息,是企业人力资源管理的重要保障.本文通过加强人事档案的管理,注重现代化档案管理信息平台来发挥人事档案管理在人力资源管理乃至是企业发展中的重要作用.本文的研究目的是为企业的人力资源提供更好的人才信息和人才管理,促进企业的发展,提高企业的竞争优势.

关键词：人事档案人力资源企业管理

对于企业而言,人才的竞争就是企业竞争.企业为储备优秀人才必须要不断发展人力资源管理,而人事档案管理为企业初步整合人才打下了坚实的基础.当今社会背景下,人事档案管理的作用日益凸显,企业要想在全球化的发展中取得竞争优势,就要不断引进优秀人才,掌握顶级的人才资源,为企业发展赢得先机.因此,发挥人事档案管理在人力资源管理中的重要作用对企业的发展具有不可忽视的意义.

一、加强人事档案管理的真实性和时效性

通过对人才的人事档案管理,人力资源部门能够快速有效的掌握人才信息,为企业提供真正所需要的员工[1].人事档案能够体现出员工在企业日常工作中的各种表现,人力资源部门可以通过人事档案记录的信息对员工进行评定,使员工能够最优化的实现其价值.但是,当前的很多企业对于人事档案信息的采集只是最基本的人员信息,未有对员工进行系统的、完整的评定,这样就导致企业无法根据人事档案进行合理优化人才,人事档案管理也就失去了其本身的优势,其对于人力资源管理的价值也就大打折扣,这就需要企业加大对认识档案管理的投入,重视人事档案在企业中的作用.人事档案部门需要建立完善的信息搜集、整理和录入系统,将零散的、有价值的信息从企业各部门中搜集起来,由档案管理人员进行加工整理、审核,保证信息的准确和完整,以保证人力资源部门对企业人员有一个完整的、具体的认识.

二、引进档案管理专业人才

现代企业人事档案管理需要专业的档案管理人才,才能保证档案管理的有效性,所以,增强人事档案管理人员的培养是十分重要的.随着现代化电子信息技术的发展,档案管理的新模式也在不断涌现,这就需要人事档案管理人员能够掌握现代信息技术,利用互联网来建立人事档案,搜集人事档案的资料,将所及到的零散资料进行整合、编排,最后集中保存,最重要的是档案的保密工作,这些都需要专业的、高素质的档案管理人员来工作[2].作为一个档案管理人员,不仅要加强与企业各级别和各部门的沟通,随时掌握企业内外部的员工信息,及时更新档案以保证人事档案的时效性,还要不断地提高自身的从业能力和职业素养.对于人事档案人才企业要加强培养,不断引进与人事档案管理有关的人才,建立一个高素质、专业化的档案管理队伍,使企业的人事档案管理能够更加系统化、标准化.企业也可以与高校档案管理专业进行合作,邀请档案管理专业的教授为员工授课,加强员工专业知识的培养,已达到人事档案专员为企业人力资源管理和企业发展的服务性质.

三、建立企业人事信息管理平台

随着互联网的大发展,电子档案逐渐取代纸质档案.档案管理人员利用互联网的便捷将大量的人员资料放入网络数据库,建立了全方位、立体化的网络人才信息管理系统,提高了人力资源部门对企业的人才配置效率,减少了人事档案人员的工作强度.互联网为人事档案的管理带来了巨大的便利,但由于网络的开放性也是人事档案的管理安全具有很大的不确定性.现代企业对于人事档案管理的不重视导致企业档案管理的信息系统存在一些漏洞,档案管理人员亦缺少网络安全教育,企业和员工都未有对档案信息设置秘钥和权限加以保护,种种原因使企业内部的重要信息外泄,给企业带来了严重的影响[3].因此,建立完善的网络档案信息管理平台是人事档案管理的重中之重.以现代化网络信息为基点,健全档案管理信息系统,将档案进行编码汇总,实现实时搜索,保证信息的时效性、安全性和真实性,同时,可以建立企业内部的ERP信息交互平台,使企业内部之间及时交换信息,更新档案管理平台的信息,保证信息的时效性和真实性,有利于实现人事档案信息在企业之间的资源共享,为企业的人力资源管理提供真正的需求服务.

人事档案管理对人力资源的发展具有重要意义.本文通过加强人事档案管理的真实性和时效性来保证人事档案对人力资源的优势,培养和引进专业的档案管理人才来加强企业的人才优势,建立现代化的档案信息管理平台来促进企业的发展.在现代社会中,企业和国家通过对人才进行系统的、完善的信息管理,了解人才,挑选人才,将人力资源的开发做到最强,为企业和国家的发展提供重要的人才竞争优势.

参考文献

[1]郑世梅.发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].现代商贸工业,2016,37(25):77-78.

[2]秘莎莉.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].企业改革与管理,2016,25(10):84.

[3]李艳.人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J].人力资源管理,2016,36(05):258-259

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