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史志档案信息管理系统建设
文/山东省潍坊市奎文区政府史志办公室 谭绪刚
【摘 要】随着现代信息技术的发展与应用,为史志档案信息资源的科学保管创造了有利条件.为提升史志档案管理工作效率,需要建立起相应的信息管理系统,确保史志档案应有价值得到发挥.本文对史志档案信息管理系统建设进行了探讨,包括目录计算机检索系统建设和实现全文数字化两个方面内容.
【关键词】史志档案；信息管理系统；建设
在我国社会发展过程中,史志档案的重要性日益凸显,数量不断增加.对于各种史志档案资料,需要进行科学与规范管理,切实体现出应有的价值.对此,相关部门要真正提高重视程度,尽快转变思想观念,不断强化工作措施,大力推动史志档案信息管理系统建设步伐.确保史志档案得到有效的保存,提升档案资料的利用率,为社会经济建设提供服务.
一、史志档案目录信息检索系统建设
建设史志档案目录信息检索系统,能够更好地整理数据库中存储的全部数据,并提升检索的速度.系统主要建设内容包括以下几方面,能够促进史志档案检索更加便捷、快速.
（一）数据库和数据管理具备更强的开放性.系统可以增加、删除和修改数据库中的数据,让各种档案类型需求得到满足,实现对史志档案信息的有效管理.数据的增加、删除、修改和排序等操作非常简单,并提供多种辅助输入功能,如重复、列表、抽词、编码和通改等.
（二）让档案查询更加准确和全面.利用目录信息检索系统,只需要将关键词输入进去,能够快速得到查询结果,同时提供拼音首字查询功能,并解决了重音字问题.系统还可以提供树型查询服务,查询由上至下进行,层次分明,将所需档案准确识别出来,满足档案人员检索要求.系统还具备自动漫游检索功能,能够自动在数据库内进行查找,并快速显示查找结果,从而有效节省了查询的时间.
（三）具备较强的系统编目能力.系统能够自动生成或手工自由设计报表,让各种类型档案与报表的要求得到满足.档案管理员能够按照将要形成的档案目录表,自行设计并修改档案目录表结构,让系统的使用更加灵活,实现了工作效率的提升.
（四）具备档案利用统计功能.应用计算机,能够快速、详细统计档案利用的状况,进行档案统计,能够对全部档案的各种类别具体情况作出报表,便于档案管理人员及时制定合理决策.这需要软件统计具备方便、灵活的特点,将需要统计的事项确定下来,操作计算机,就能够清楚地进行统计,将报表完整、齐全地打印出来.
（五）将关键词在标题中自动标引出来.能够在文件标题内,将关键词自动提取出来,通过用关键词取代主题词的方式,为计算机进行词组自动标引提供了可行途径,降低了录入人员标引关键词的难度.
二、实现对史志档案资料的全文数字化
对史志档案的数字化,主要方法就是全文存储档案资料,在史志档案信息管理系统里面,主要利用目录来管理,在目录数据内集成全文信息、图像信息和浏览功能,然后开展管理工作.将目录数据当成检索入口,这样能够对史志档案图文信息进行全文检索.
（一）档案数字化.如果史志档案资料的载体是纸张,需要尽快转换载体,用光盘和硬盘存储信息,对此应实现数字化.数字化方式有很多,当前常用键盘录入的方式,不过存在较大局限,即录入效率不高,无法保存史志档案原件信息,包括印鉴、图表和手迹等.对此可以选用扫描仪,提升输入效率,让史志档案信息保存更加完整、准确.
（二）图像压缩.计算机内标准内码为键盘输入的文字,占据的存储空间很小,对图像文件而言,占据的存储空间则很大.对此,应压缩图像,减少图像文件占据的存储空间.图像数据被压缩后,进行浏览的过程中,能够按照一定比例进行放大和缩小,利用者能够根据自身需求,选择相应的图像比例,这样使图文信息提供与利用变得更加灵活.
（三）图像管理.通常图像存储方式包括以下两点：一是对图像进行压缩,形成一个文件,并输入文件名,在光盘、硬盘上进行存储,今后如果需要利用,只需要根据文件名就能够实现快速查找.但是该方式需要对所有图像取名,比较麻烦,且因为每个图像为一个文件存储,在光盘和硬盘上存储时,会形成大量碎片,存储效率不高,查找速度也很慢.对此,可以建立一个图像库与索引文件,在图像库内放入所有图像,并在索引文件内将每个图像文件具体位置指出来.
（四）史志档案数据库管理.实现史志档案数字化以后,若是在光盘和硬盘中分散存储,则利用率很低,需要利用数据库进行管理,便于之后的阅览、统计和打印.
（五）光盘刻录.图像文件在光盘中占用的存储空间最大,数据库、辅助文件以及程序等都在计算机内存储,在查询输出过程中,光盘与计算机系统都必不可少.利用史志档案信息管理信息系统,可以在同一张光盘上集成图像文件、辅助文件、数据文件以及检索程序.就算计算机系统发生故障,也可以只用这张光盘,就可以进行检索.
三、结语
总之,在当前信息时代背景下,为史志档案管理工作带来了更多有利条件.相关部门应引起重视,加快史志档案信息管理系统的建设,充分运用信息技术手段管理史志档案.这样才能满足当前史志档案管理工作要求,提升档案管理工作效率,让史志档案的作用充分发挥出来.
【参考文献】
[1]马世仙.档案信息系统建设若干问题探讨[J].中国管理信息化,2017(03):179-180.
[2]张燕双.城建档案信息管理系统改造与应对措施[J].办公室业务,2014(07):167-168.
系统建设论文范文结:
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