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做好高校办公室行政管理工作的五点要求

文/中山大学新华学院张强

【摘要】高校办公室是高校的综合管理部门和服务机构,在高校的改革和发展中发挥着重要的作用.本文结合中山大学新华学院办公室工作实践,围绕高校办公室管理人员应该具备的素质,从制度、服务、言行、效率、能力五个方面简要阐述了做好高校办公室行政管理工作的要求.

【关键词】高校办公室；管理工作；要求

近年来,我国高等教育快速发展,办学规模不断扩大,办学水平逐步提升.2015年,国务院印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》,首次对我国如何建设世界一流大学和学科作出了具体规划.国家这项“双一流”的重大战略规划将为我国高等教育的发展注入新的动力,而高等教育的快速发展也将进一步推动高校内部管理模式的整合和创新.高校办公室作为高校的综合行政机构,在高校的管理中发挥着参谋助手的作用.因此,如何提高高校办公室的工作效率和质量,将对高校的管理和未来的发展产生直接的影响.本文结合中山大学新华学院办公室工作实践,围绕高校办公室管理人员应该具备的素质,从五个方面阐述了做好高校办公室行政管理工作的要求.

一、敬畏制度,遵守规矩的要求

无规矩不成方圆.高等学校要想快速发展,必须建立一整套切合自身发展实际的规章制度,并努力推进各项管理工作的制度化、规范化、程序化、科学化.高校办公室作为高校的一个非常重要的综合管理机构,发挥着上传下达、督察督办的作用,它的工作具有涉及面广、头绪杂、任务重、时间紧等特点.因此,作为高校办公室的管理人员,一方面必须牢固树立规则意识,熟悉高校的各项规章制度、明确办事流程、具体步骤及其要求,凡事依规矩行事、依程序办事,避免因不了解程序导致重复性的工作；另一方面,要了解自己的岗位职责,善于总结工作经验,学会理清工作思路,并制定短期和长期工作计划,统筹时间安排,将自身的工作固定化、标准化,减少因工作忙碌导致的差错,提高工作效率.

二、着眼全局,服务中心的要求

统筹兼顾是科学发展观的根本方法.高校办公室作为一个综合组织协调部门,其管理人员在处理相关事务时必须着眼于高校统筹发展的全局,围绕学校的中心工作提供后勤保障服务.作为高校办公室的管理人员,首先要了解学校的中长期发展目标,树立全局意识,站在领导的角度去思考问题,为学校的建设和发展出谋划策；其次,高校的工作都具有一定的规律性和阶段性,要了解学校在一个学年周期内不同阶段的工作重心,紧紧围绕学校工作重心做好服务工作；最后,高校办公室管理人员还应了解国家的各项法律法规和方针政策,加强学习,拓宽视野,才能更好地为学校发展服务.

三、以身作则,率先垂范的要求

欲明人者先自明.高校办公室管理人员在平常的工作和生活中要养成良好的习惯,努力践行社会主义核心价值观,崇尚文明,弘扬先进,注意个人形象和言行举止,事事当先锋,处处争优秀,在师生中树好标杆,起到模范带头作用.这就对办公室管理人员提出以下几点要求：一是要严于律己,自觉遵守国家法律法规和学校的各项规章制度.二是要提高政治理论水平,加强师德修养,学为人师,行为世范.三是坚决贯彻执行学校做出的有关决定,按时保质地完成各项工作任务.四是积极主动参与学校的党代会、教代会、工会代表大会等,为学校的建设和发展建言献策.五是发挥好党员的先锋模范作用,团结同事,关爱学生,树立良好的公众形象.

四、注重效率,快速反应的要求

高校办公室是高校管理工作的中枢,是领导的参谋助手,是沟通上级单位的桥梁,又是联系师生的纽带.高校办公室的工作效率,直接体现了高校运转的效率和管理工作的水平.因此,高校办公室管理人员应进一步树立和落实科学发展观,转变管理理念,切实改进工作方式和方法,提高工作效率.一要建立健全一套完善的规章制度和工作流程,严格按规定和流程办事,避免重复性的工作.二要树立主动服务和超前服务的意识,当好领导的参谋助手,为学校的发展建言献策.三要积极主动联系师生,对师生反映的问题要及时办理,不回避、不拖延.四要创新工作方式和方法,总结经验与不足,提高工作效率.五要加强对内对外的协调和联络,确保信息交换渠道的畅通.六要勤于思考,提高思维的敏锐性和遇事处事的应急应变能力.

五、创新思路,强化能力的要求

作为办公室的管理人员,应该在日常的工作中多尝试新方法、新技能、新思路,总结经验与不足,提高工作效率和水平.此外,还应加强学习,不断提高自身的综合能力：第一,办事能力.掌握办公室管理人员的工作职责、工作重点、工作规律、工作程序、工作方法,分清轻重缓急,坚持急事急办、有序运行、依时完成.第二,协调沟通能力.掌握沟通的时机和技巧,处理好与上级领导、部门之间、同事之间的沟通技能.第三,组织计划能力.掌握领导对行政工作的要求,制定完整的工作计划,提出工作标准,落实工作内容,总结工作汇报.第四,公文写作能力.掌握办公室常见公文的格式和写作方法,了解领导的语言表达习惯,多读书、勤练笔,才能写出高水平的文章.

总之,高校办公室是学校对外服务的窗口,其管理工作的根本出发点是为教学和科研服务,为广大师生服务.作为管理人员,应切实转变思想观念,增强服务意识,不断提升工作能力和业务素质,发挥好参谋助手的作用,为高校的发展作出更大的贡献.

【参考文献】

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