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关于行政事业单位财务档案管理

关于行政事业单位财务档案管理的探讨

文/抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心邓杨

关于行政事业单位财务档案管理的探讨

文/抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心邓杨

行政事业单位财务档案是单位财务活动的真实记录,做好财务档案管理工作,对提高行政事业单位财务管理水平、规范行政事业单位财务活动、充分发挥行政事业单位的管理与服务职能,都具有积极的客观作用.但在实际工作中,仍然存在部分行政事业单位不重视财务档案管理工作的现象,成为亟须解决的问题之一.

一、行政事业单位财务档案管理的重要作用

做好行政事业单位财务档案管理是法律法规明确规定的工作,我国《会计法》《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》等都对财务档案管理作出了明确的规定,也凸显出财务档案管理的重要性.

对于行政事业单位而言,做好财务档案管理,一是有利于真实反映各单位的财务活动,从而使行政事业单位能够充分利用财务信息,开展经济决策、制定管理制度、监督检查、考核审查等工作.可以说,财务档案管理工作是行政事业单位管理工作的重要组成,对单位的工作开展起到重要的参考作用.二是有利于提高财务工作效率.近些年来,随着经济社会建设水平不断提高,国家在各领域投入的建设资金和专项资金规模越来越大,随之而来的是资金使用、管理、监督等工作日益繁杂.做好财务档案管理工作,有利于客观反映各单位资金使用情况和使用效率,及时发现存在的问题并拟定解决措施.三是有利于防止经费挪用等违规现象.在近年来的审计工作中,尤其是针对特殊行业和基层单位的审计中,财政拨款、专项经费等被挪用、乱用、挤占等现象时有发生.做好财务档案管理,有利于进一步防止经费挪用等现象的发生,避免财政资源的浪费.

二、行政事业单位财务档案管理存在的问题

目前,行政事业单位财务档案管理存在的主要问题有以下几个方面：一是对财务档案管理的重要性认识不够.部分行政事业单位从领导到财务人员对资金管理、财务核算等工作都很重视,但不够重视财务档案管理,对财务档案的各个环节往往忽视,造成财务档案管理乏力.二是对财务档案管理制度执行不力.受单位领导和财务人员意识观念的影响,虽然单位制定了财务档案管理制度,但有的单位不执行或执行不严格,档案管理岗位职责不清晰、程序不严密,导致财务档案管理存在漏洞.三是财务档案管理不规范.有的单位对财务档案管理场所和设施建设投入不足,导致财务档案管理设施难以满足要求.有的单位在财务档案阅卷、归档、利用等方面的工作不规范,导致财务档案内容不全、手续不齐全、程序不规范,造成财务档案损毁、难以利用等问题.四是财务档案管理人员素质有待提高.有的行政事业单位的档案管理人员是由各科室工作人员兼任的,缺少档案管理的专业精神和专业素质,造成财务档案管理混乱,甚至出现财务信息泄漏等问题.

三、加强行政事业单位财务档案管理的对策

（一）强化财务档案管理意识.要想从源头上加强财务档案管理,首要的就是提高行政事业单位领导和相关人员对财务档案管理重要性的认识,加大对相关法律法规和规章制度的宣传与培训,真正把财务档案管理纳入到重要工作日程.

（二）提高工作人员的专业素质.财政主管部门和各行政事业单位要加大财务人员及档案管理人员的技能培训,强化相关工作人员的财务档案管理知识、档案管理实务掌握水平,提高工作人员的服务意识.做好在岗人员的职业技能继续教育工作,进一步提高财务档案管理人员的管理水平.同时,各行政事业单位应协调档案管理机关,加强对财务档案管理人员的业务指导,促使财务档案管理工作进入规范化、现代化轨道.

（三）健全财务档案管理制度.行政事业单位应根据《会计法》《档案法》《会计档案管理办法》等法律法规的规定,结合本单位实际,制定完善的财务档案管理制度,明确档案管理人员的岗位职责,理顺财务档案管理流程,从而保证财务档案管理的规范及财务信息的安全.财务档案管理制度要对财务档案的归档、保管、查阅、保密、利用等环节作出明确规定,并由财务部门与档案管理部门共同执行.

（四）加大财务档案管理的投入.一方面,要在财务档案管理场所、设施、档案信息化管理等方面加大经费投入,建立起规范、专业的财务档案管理体系,安排专人对财务档案进行管理.另一方面,要在档案管理软件、数据库等方面加大投入,提高财务档案管理信息化水平.

（五）加大对财务档案管理的监管力度.行政事业单位内部要加大对财务档案管理的监管力度,并形成长效机制,促使财务档案管理水平持续提高,充分发挥财务档案的重要价值.同时,行政事业单位应主动接受财政、审计等部门对财务档案的业务检查,及时整改发现的问题,从而使财务档案管理走上规范化的道路.

【参考文献】

[1]中华人民共和国财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z].2015-12-11.

[2]徐桂兰.新形势下行政事业单位财务档案管理探讨[J].行政事业资产和财务.2013（06）.

[3]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察,2010（18）.

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