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电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用
自古以来,人类的文明传承最重要的一种方式就是文字记录,通过这些珍贵的资料,探索世界历史,现代通过科技与互联网的迅速发展,我们逐渐都需要信息技术的支持,促使我们将档案工作信息化的方向推进.信息技术在革命性的改变整个世界的运行方式,应运而生的电子档案成为记录,交流的重要手段,在推进档案工作信息化建设中最为基础和重要.
一、电子档案特点及管理
1.电子档案的特点：传统档案以纸质记录为主要手段,也有在石头,龟壳,竹简,布帛等,记录工具是笔,刻刀；电子档案随信息技术发展而生,形式多样,展现力丰富,通过电脑,手机,多媒体设备或其他电子设备都可以制作电子档案.相对传统档案存储,电子档案的存储占用的是虚拟空间,在传递,提取上,不受地域远近的限制,短时间内即可完成相关动作.因此,电子档案有着适应现代社会快速发展的特质,能为各行各业提供巨大的信息,方便存储,同时可快速供人们使用.
2.电子档案的管理：1.电子档案生于电子产品,易于制作修改,首先在制作上就要有一定规范性,特别是对于重要的信息资料,要有相应的制作规则,否则五花八门,将大大影响后面的工作；2.电子档案的分类非常重要,良好有序的分类方式,利于迅速的查找,提取,因行业不同,档案内容特性不同,要求针对性的制定科学分类方式；3.电子档案存储方便,同时也对应存在安全性风险,其中包括保密性和遗失性两方面,需有对应措施管理防范；4.电子档案的传递和提取,建立在前面三步的基础上,档案管理人员应具备专业性,按照操作流程传送,提取,使用电子档案.
二、档案工作信息化建设中电子档案管理的应用
档案工作信息化建设是应时代的需求的策略,是全面运用现代化信息技术对资源信息的采集,处置,管理,利用,为我们的工作,生活及国家管理服务.核心就是档案,信息化技术和管理手段.电子档案管理集中了档案工作信息化建设的核心内容,在实际应用中必不可少.
1.电子档案管理在交通运输管理中的应用：我们知道,交通运输管理中,能不能做出及时准确的反应和决策管理,很主要的一方面是信息源的准确及时,汇总分析,同时方便迅速查询,但交通运输涉及大量的资料,信息量巨大且复杂多变,在管理过程中,工作难度很大,档案信息化后,通过将传统纸质档案数字化,极大的方便了管理和使用,推进档案工作信息化建设.例如：车辆管理,随着人们物质生活水平提升,购买车辆的的人越来越多,传统纸质档案转化为电子档案后,存储信息更加全面,档案信息查询上有了很大的便捷性,对于车辆的违规情况,年审情况等各地监管部门可迅速提取信息；同时,电子档案开放在相关平台上,供车辆拥有者或驾驶人查询并及时遵循交通管理条例处理车辆问题,大大提高了交通运输管理的协作性和效率.在针对交通运输档案管理的需求中,科学合理的分类规则最为重要,根据资料的性质,可以分类为：车辆基础情况档案,违规记录档案,道路监控情况,案件档案等,下面可具体设置对应个人的信息,建立对应分类模式,推进完善交通运输档案工作信息化建设的效果.
2.电子档案管理在医疗档案管理中的应用：医院的档案主要在于对病人的档案管理,医疗案例,医疗文献,医疗药品工具设备,医疗费用,医疗人员等,医疗档案的信息化建设提高了整体的医疗管理水平,而电子档案的建立,提升了医疗档案的完整性和准确性,给医院和医生在了解确认病人情况提供极大的便捷.人们在实际就医过程中,不在同一地方看病的情况很多,医疗档案信息化就显得非常重要,对于有些疾病,医生需要调用病人病史,正确判断病人病情,规范的电子档案管理手段,能及时查找并完整真实呈现病况记录,否则有可能影响病人就医甚至造成重大医疗事故.与此同时,建立规范的电子档案管理制度,能让医疗档案信息建设工作稳步前进,避免在档案信息化建设中隐私的泄露,这对于病人十分重要,在档案管理中尤为需要重视.
3.电子档案管理在教育管理中的应用：大数据时代背景下,学生的知识吸取,学校的教育手段有了翻天覆地改变,信息的大量涌入,对人才的综合素质要求也不断在提高.教育中,我们的教学资料档案从以往单一的课本,发展成现在多样化的全息资源,主要集中表现为在信息化资料.如何管理好这些学习资源,提供给学生全面便捷的学习资料库,需要完善的管理系统.目前,除了我们学校图书馆管理系统中应用的电子档案检索查询管理模式,还有学习资料的共享盘管理,包括共享内容的上传审核,下载使用等,以及相关内容的分类办法.
三、电子档案管理的趋势和方向
在信息化浪潮下,目前的现状是计算机和信息技术的普及带来电子档案的普及,涉及各行各业各个领域,形式丰富多样,信息化基本的大环境和设备已形成.作为信息化的重要内容载体,档案信息化建设的工作日趋重要,电子档案信息化技术水平和管理水平很大程度影响到各行业领域的发展能不能跟上时代的进步需求.在档案管理的技术和方式不断迭代更新的趋势下,信息的收集,存储,提取,使用越来越快捷方便且智能化,最终都是为了更好服务社会.
四、结语
电子档案管理在信息化建设进程中是基础,用现在最流行的词语可以说是大数据管理,涵盖了各种最高端信息技术,包括数据库,云端,物联网,人工智能等.对于档案工作信息化建设和电子档案管理,国家已有相关管理标准,随技术和需求变化,标准要不断完善,对我们的档案管理人员也有更高的要求,档案工作信息化建设电子档案管理任务面临的挑战巨大,需要我们不断学习.
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