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如何做好机关后勤服务管理工作
摘 要：机关后勤服务管理工作不仅是机关工作的重要组成部分,更是为机关其他工作顺利进行保驾护航的重要工作范畴.这一工作不仅为其他工作提供保障,同时也是服务于全局各项工作的重要环节.在新时期、新形势下,既要做好后勤服务保障工作,也要做到厉行节俭——例如,办公用品的置办须保证机关工作人员的日常工作运转,同时也不能造成办公用品的使用浪费.做好机关后勤服务保障是后勤部门的重要职责,更是衡量一个机关后勤部门工作效率与发展建设的标准.因此,进一步做好后勤服务保障工作,完善机关后勤工作机制,增强机关后勤保障部门的工作活力与积极性,对机关工作的全面开展具有十分重要的意义.
关键词：机关后勤；服务保障；办公用品；建议
机关后勤服务保障工作是直接关乎机关工作运行、决定机关单位工作效率的重要影响因素.从更高的层面来说,机关后勤服务保障工作不仅是机关工作的有力支持,更是关乎人民群众生产生活的群众性工作.想要实现后勤保障管理工作的高效实施,尤其是在办公用品的后勤服务领域,做到保证工作效率的同时又要厉行节俭,作为机关后勤服务管理人员,必须要改变传统的“经验管理”模式,上升为“科学管理”,以实现机关后勤服务管理的科学化转变.
一、机关后勤服务保障工作的内涵
机关后勤服务保障工作是一项集中了保障服务与后勤管理双向服务的机关综合性工作,从本质上来说,其工作目标就是保障机关单位的有效、高速运转.一般来说,机关后勤服务保障工作的工作范围十分广泛,包括公务、安保、水电工程维修、办公用品置办、公务接待等等.综合来看,机关后勤服务管理工作不仅担负着保证机关日常工作运行的重要保障职责,同时也肩负着机关内外接待与联络协调的工作重任.
二、机关后勤服务保障工作的特点及办公用品领域管理工作的现状
1.机关后勤服务保障工作的特点
机关后勤服务保障工作的特点,本身具有保障领域范围的广泛性、保障工作实施的时效性、工作性质的服务性以及工作内容的琐碎性等特征.
所谓保障领域范围的广泛性,就是指机关后勤服务工作所涉及的范围是极广的,而且与机关工作人员的工作与生活息息相关,涉及方方面面,大至公务执行,小到笔墨纸张等等.
而所谓保障工作的时效性,是指后勤工作中所涉及的包括公务接待、会议准备.公务车辆调配、设备设施维修以及办公用品置办等,都需要后勤工作人员的介入并进行统筹安排.这一特性也表明,后勤服务管理工作的开始和结束都需要在合理的时间安排之下,以统筹安排保障工作相应的高效,以此提高机关单位的工作效率.
所谓后勤服务工作性质的服务性,是指作为一个机关单位的后勤保障部门其工作宗旨是保障其他工作的顺利进行,其工作性质决定了其服务性——为机关单位的日常工作所需提供必要的服务.
工作内容的琐碎性,是指后勤服务保障工作的内容中既包含例如公务接待、会前准备等大型公务工作,也包含公务车辆管理、机关水电工程维修等日常管理工作,同时更包含着很多的小事,例如公务电子产品的维护维修、电脑耗材的更换、打印机等设备的更新换代以及单位各部门用章管理等等,都需要机关后勤服务保障部门的介入,这种管理内容的琐碎性也决定了后勤保障工作是需要系统规范制度引导的.
2.机关后勤管理工作办公用品领域保障工作的现状
从机关后勤保障管理工作的角度而言,办公用品领域属于最为琐碎但却是日常工作中必不可少的工作内容之一.对于机关后勤管理工作中的办公用品管理,在多年管理过程中已经形成了一整套管理模式,例如采购工作申报审批制度、集体采购制、定时进行办公用品仓库盘点等等,都是加强机关后勤服务办公用品保障的重点内容,也为该项工作的顺利开展提供了重要的参照依据.
但是,在新时期、新形势下,随着后勤服务工作逐渐从人工手写记录转变为电脑记录,财务管理制度也由以前的手写账本、简单流水记账转变为了电算化的记账方式.这些工作目的不变（都是为了更好地进行后勤管理工作）但工作内容、工作方式所发生的巨大变化也使得机关单位后勤管理部门的工作面临着更为严峻的挑战.
目前来看,机关后勤管理工作,尤其是办公用品管理领域的现状与不足,主要集中在以下三点：
一是后勤管理工作中的办公用品管理存在运行机制不够具体,申报、申领机制混乱的局面.由于后勤保障部门本身在机关单位中就是立足服务、提供保障,因此在内部管理中很多工作人员对待后勤服务管理人员的态度上存在问题,例如不配合申报工作,办公用品“拿了就走”等现象频出.
二是从机关后勤单位整体管理结构上来看,其优化程度依然偏低.总的来看,很多机关单位的后勤管理部门人员组成所体现出来的特点是干部多、员工少、年龄结构偏大,新鲜力量难以补充,更多的是年龄大的或是因身体、工作原因不适合前线工作的人员担纲后勤管理部门；而那些综合素质能力强、管理能力优秀的年轻工作人员因为后勤工作本身的工作性质等原因,并不喜欢或接受后勤管理工作.同时,后勤管理部门员工流动性大、工作量多等问题也增加了后勤工作的难度.
三是厉行节俭、勤俭节约等风气依然未能在各大机关单位中贯彻到位,办公用品损耗率、浪费现象严重.由于机关单位办公用品的置办均为集体采购,财政拨款,虽然厉行节俭、勤俭节约的精神已经倡导多年,但是由于机关单位旧有的工作作风等思想顽疾一时难以改变,因此办公用品浪费的现象依然严重.
三、关于做好机关后勤服务保障管理工作的几点建议
在新时期背景下,进一步做好机关后勤服务保障工作应当坚持科学发展观与以人为本的思想,在不断管理创新的过程中进一步推进现代化的工作机制,发展创新式的工作思想和理念.
首先,在今后的机关后勤服务管理工作中,针对办公用品申报申领随意等问题,应当进一步加强制度管理.后勤管理部门可以根据办公用品性质、理论使用时间、办公用品损耗快慢等多种因素对用品进行分类,然后根据申报表及确定申领时间,在下一次取用相同物品时,可以通过参照该用品的使用时间确定是否存在浪费或过度使用、不科学使用等现象.另外,后勤管理部门,尤其是针对小宗物品、消耗品（例如笔、订书钉、公文袋）等物品,从仓库取用时可以效仿超市配备理货电脑、扫码器等,在办公用品进入仓库和出库时均扫码.这种方式也能够提升办公用品管理效率,避免公用物品的流失与浪费.
其次,在机关后勤管理部门进行办公用品管理时,应当不断推行创新服务理念,增强服务精神.后勤服务部门在很多机关单位看来工作是十分简单的,日常工作的重复性极大.很多后勤工作人员在长时间的重复劳动中工作积极性大大降低,创新思维减少,到最后后勤管理工作逐渐演变成“经验主义式”的管理模式.因此,后勤干部应当和普通工作人员做好交流沟通,并不断从其他部门学习、吸收先进经验,增进互相交流和互动,强化后勤服务管理、服务保障的角色意识,一方面要不断努力提高工作水平和服务质量,另一方面也要在机关内部做好公用物资使用的监督、检查工作.
第三,作为机关后勤管理部门,在办公用品管理中不能一味遵循守旧意识,尽量做到突破原有思维方式和工作模式,适应现代化的工作需要.当前,我国经济水平提高,物资充裕,但是机关部门的节约意识绝不能少.在日常工作中做好对本部门办公用品的管理,并做好对其他部门的监管工作,厉行节约,“勤俭持家”.
四、结语
后勤服务保障工作是一项涉及范围极广、工作内容繁琐又复杂的工作.对于后勤服务保障工作者来说,只有不断培养理性思维,提高制度创新能力,立足于整个机关单位的全局去考虑后勤服务工作,从大局出发,做好后勤服务管理每一个细节,增加实际工作本领,在实践中不断提高理论修养和工作锤炼,才能切实当好机关单位“大管家”的角色.
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