文书档案相关论文范文例文 与机关文书档案管理工作方面论文范文例文

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机关文书档案管理工作

档案是历史真实的记录,汇集大量信息.文书档案管理是档案工作的重要组成部分,它是记录了机关单位从事各种管理性活动,反映其行政活动经验的载体,更是机关单位的信息库.文书档案管理工作是办公室管理的基础性工作.笔者就如何做好文书档案管理工作谈谈粗浅的看法.

一、做好文件处理工作是提升文书档案管理水平的前提

文件与文书档案都是人类社会实践活动的产物.文件与文书档案是同一事物在不同生命周期的不同发展阶段的称谓.文件处理工作是文书档案管理工作的基础,文书档案管理工作是文件处理工作的延伸和发展.文件是文书档案的主要来源,文书档案是文件处理完毕后经鉴定具有保存价值,并经过归档整理的部分.文件处理工作对文书档案管理工作相互影响、相互制约.提高文件处理质量对文书档案的形成产生积极的效果,文书档案管理工作对文件处理工作有促进作用.要提升文书档案各环节的工作质量,必须抓好文书处理工作这个关键.

由于文件形成质量与管理状况直接影响到后续的文书档案管理各环节,因此,在文件处理工作的过程中,要做到规范化、标准化.正确选用公文种类,严格按照公文格式标准制发公文,遵循行文规则做好文件的办理、管理工作,切实提高文件处理质量.对于已经办理完毕的文件要做好鉴定工作,甄选出对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件,为日后文书档案归档工作打下坚实的基础.

二、完善收集工作环节是提升文书档案管理水平的基础

收集工作是档案工作的起点,它是档案工作其他环节的重要基础.说到收集,有些人简单认为就是将文件拢拢堆.其实,文书档案收集工作就是按照国家有关规定、制度、方法,通过例行的接收制度,将分散的档案集中到档案室,实行统一管理.但是,如果对收集工作“怎么收”和“收什么”的标准把握不准确,将严重影响收集工作的效果.好的开始是成功的一半,作为档案业务管理工作的首要环节,档案收集工作的质量直接影响这档案工作水平.如果收集及时、鉴选得当,把有价值的档案集中保管起来,可以为提高案卷质量创造良好的条件.

做好机关文书档案收集工作,首要任务是按照《机关文件材料归档范围和文书档案期限规定》(国家档案局第8号令)编制与本单位实际相符的“机关文件材料归档范围和文书档案期限表”,主要做到以下几点要求:

(一)坚持“以我为主”的原则.机关文书档案的归档范围主要以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;在本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的材料;本机关需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;其他对本机关工作具有查考价值的文件材料.

(二)坚持“三个重点”的原则.机关文书档案主要以保存本机关形成文件材料为重点,联合行文形成的文件材料以主办机关为重点,上级、同级机关针对本机关机构设置、人事任免、人员编制及重大活动为重点.

(三)坚持实用性和可操作性相结合原则.编制“机关文件材料归档范围和文书档案期限表”要从有利于具体操作入手,努力做到全面、系统、准确、清晰等要求.一是条款能容纳本单位所有档案,使每份文件材料都能对号入座;二是条款要遵循一定的逻辑顺序加以系统排列,做到条理清晰、层次分明、方便使用;三是条款、保管期限、注释、范例、总的说明等部分文字表述,措辞准确、含义清楚、界限分明.四是保管期限弹性不宜太大,要有具体的保存年限,界定清晰、方便实用.另外,还要高度重视文书档案电子文件的收集工作,做到文书档案的电子目录、全文电子数据与纸质档案同步收集、同步整理、同步归档,为日后文书档案数字化管理打下基础.

三、严格规范整理案卷是提升文书档案管理质量的途径

文件办理完毕,必须经过系统整理后才能成为文书档案.文书档案的归档整理工作是机关文书档案管理工作的重要组成部分.在归档文件整理过程中,要参照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围》,结合“机关单位文书档案分类方案”进行分类、组卷、编号、排架等工作.

一般来说,归档方法整理主要有两种,一种是单份文件整理,就是以“件”为基本整理单位,档案整理步骤包括分类、编制页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒排架、制作目录等;另一种是立卷法,主要将互为联系的若干文件组合成“案卷”的档案保管单位,主要包括分类、组卷两个部分.立卷法的关键是组卷,就是将分好类的文件经过组合、排列、编号、抄目、装订等程序,最后形成案卷.完成文书档案整理工作后,应将数据录入计算机实行办公自动化管理,提高文书档案管理现代化水平.

四、合理利用文书档案是提升文书档案服务水平的方法

文书档案利用与服务是文书档案管理工作重要的部分,做好文书档案利用与服务工作是档案部门和档案工作者的重要职责.在档案利用与服务中,要注意做到依法开放、简化便利、复制品替代原件、保守秘密等要求.机关单位要积极开展文书档案利用工作,加强档案资源建设,优化馆藏质量和数量,建立健全档案利用工作制度,建立完善档案检索体系,配备足够设备和工作人员.同时,要重视文书档案信息编研工作,按照机关单位的实际需求,编写档案参考资料、大事记、文献汇编,进一步发挥档案信息参考的作用.

文书档案论文范文结:

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