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水利项目档案管理工作中存在的主要问题和建议

文/公主岭市廿十家子水库灌区管理所常文翠

【摘要】在水利工程项目管理中,档案管理工作也是一项十分重要的内容.所以为了更好地促进水利项目档案管理工作的开展,本文从这一工作存在的问题入手,提出了优化问题的几点建议.希望通过本文的探究,更好地促进水利项目档案管理水平的提升和优化.

【关键词】水利项目；档案管理；问题；对策

在水利工程中,档案工作的开展,主要是将水利工程项目中具有较高保存价值的各种文档资料、文字图表和声像视频等,采取多元化的方式将其记录下来,从而更好地利用其将整个水利工程项目的实施全程反映出来.通过档案管理,则能确保档案信息的安全,从而为今后的工程提供指导和借鉴.所以强化水利档案管理工作的开展具有十分重要的意义.但是就当前来看,目前在这一工作中还存在一定的不足,因而为了强化对其的处理,我们必须对其进行分析,并针对性地提高水利工程项目档案管理水平.

一、现存问题分析

在水利工程项目管理中,虽然已经意识到强化档案管理工作的重要性,但是在目前来看,尚存一定的问题,这些问题的存在,将极大地影响水利档案作用的发挥.其存在的问题主要体现在以下几个方面：

（一）领导重视度不足.水利工程项目的实施,一般需要经过三个阶段,也就是立项、施工以及验收.但是这些工作均需要不同的部门来完成,因而水利项目档案由这些阶段形成的文件资料而组成.但是就当前来看,目前部分企业的领导难以意识到项目档案管理的重要性,导致水利项目档案管理工作脱节,不同阶段的资料,分散在不同的地方,导致水利项目档案往往难以完整,而这就会导致项目档案的留存价值大打折扣,影响其作用的发挥.

（二）项目资料丢失.当前,有的水利企业在档案管理制度上还存在一定的不足,导致部分水利项目资料经常出现丢失的情况.而水利档案资料则从收集到整理以及立卷和归档均需要贯穿整个工程项目实施的全程,只有对每个阶段形成的水利资料进行及时地收集和整理,才能更好地促进项目档案资料的完善.而这就需要对水利项目档案管理方面的制度进行不断地改进和完善,而水利企业在档案管理制度方面的缺乏,就会导致水利档案资料的收集工作缺乏制度的支持,进而影响项目资料的收集,出现项目资料分散和丢失的问题.

（三）利用率较低.项目档案管理工作的开展,主要是为了促进水利档案资料的利用.但是很多时候是在档案工作结束后就忽视对其的利用.尤其是档案的信息化水平还有待进一步提升,在繁多的资料档案中要想找到属于自己的资料又存在较大的难度,导致其利用率进一步低下,进而影响其作用的发挥.

二、解决对策与建议

通过上述分析,我们已经对水利工程项目档案管理工作存在的不足有了一定的认识,所以为了更好地强化对其的处理,笔者提出以下几点对策和建议.

（一）高度重视.针对当前领导重视度不足的问题,笔者认为,要做好这方面的工作,首先,作为企业领导必须意识到强化水利工程项目管理的必要性,因为这一工作的开展,不仅能为水利事业发展提供服务,也能降低企业的成本.具体来说,由于档案管理是整个水利工程档案管理的主要内容之一,所以应从立项开始,到工程交付使用,均应切实注重这一工作的开展,只有在高度重视的前提下,才能更好地的促进这一工作的开展,其不仅能有效地将水利工程项目的实施过程体现出来,同时又是水利工程项目质量管理成果和经验的结晶.

（二）完善制度.这里的制度完善,主要是在明确责任的基础上,对项目档案管理制度进行进一步完善.这就需要企业领导必须切实强化档案组织领导工作的开展,尤其是应对档案管理工作责任制度进行明确和完善,将档案管理融入实施全程,并对档案管理工作中可能出现的问题进行分析和总结,针对性地建立相应的预案.同时还应安排专人负责档案收集和整理,不仅要做到有安排、有目标、有人员,还要有检查、有时限和有监督、有落实.尤其是应对水利工程做到同步进行,结合水利工程的实施进度,及时地做好相应的档案管理工作.

（三）强化利用.为了提高档案利用率,在当前的信息化时代,我们应从传统的纸质档案逐步转移到电子档案上来,切实加强信息技术的应用,才能更好地促进水利项目档案作用的发挥.这就需要切实加强档案管理信息化的建设和投入,转变思想观念,提高管理人员的能力,在档案管理全程注重信息化技术的应用,才能更好地促进档案的利用,利用档案管理系统及时地查找资料.但是必须在此基础上强化档案信息管理系统的维护,才能更好地促进其利用率的提升和优化.

三、结语

综上所述,加强水利工程项目档案管理具有十分重要的意义.所以为了更好地促进这一工作的开展,我们必须在水利项目档案管理中认真分析和总结现存的问题,针对领导重视度不足的问题,应充分转变理念,意识到强化档案管理的重要性,并针对制度缺失导致项目资料丢失的情况,切实强化对其管理制度的完善,尤其是在利用率低下的今天,应切实加强现代信息技术的应用,更好地提高档案的利用率,才能更好地适应未来发展的需要,切实提高工程质量.

【参考文献】

[1]何国贤.水利工程建设项目档案的管理及利用现状分析[J].城建档案,2016（04）：39-40.

[2]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济,2011（10）：133-135.

[3]陈乃莉.探讨如何有效加强水利项目档案管理工作[J].办公室业务,2014（15）：95+97.

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