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国有企业人事档案管理信息化趋向
文/青岛市黄岛区烟草专卖局（分公司） 孙培培
【摘 要】当前,随着信息技术的飞速发展,计算机的广泛应用,国有企业人事档案管理也应与时俱进,让人事档案管理信息网络化,使人事档案全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.人事档案信息化发展的趋向成为必然.
【关键词】国有企业；人事档案管理；信息化；趋向
国有企业人事档案管理手段是否先进,也间接反映一个企业的管理理念和管理文化、领导的管理思想是否与时俱进,人事档案在企业选拔人才、使用人才以及开发人力资源等方面发挥的作用越来越大,为了促进国有企业能够合理科学地开发人力资源,科学有效的管理人事档案,实现人事档案信息网络化已成必然.
一、目前国有企业人事档案管理现状分析
（一）管理手段滞后.企业的最终目标是追求经济效益最大化,企业领导对直接能给带来经济效益的环节,视作工作重点,不惜资金舍得投入,而人事档案不能直接给单位创造经济效益,部分企业领导错误地认为投入大量的人力物力在人事档案管理上是一种浪费,长期以往,人事档案管理在企业上形成表面重视,而实际处于次要位置的现象,造成人事档案硬件投入不足而导致管理手段滞后.
（二）管理水平有待提高.目前部分企业人事档案管理人员现代化计算机和网络水平较差而导致工作效率不高,由于不是专职人员,日常工作繁忙,统一培训机会少,自学积极性不高,接受现代化信息技术慢等,阻碍了人事档案管理水平的提高.
（三）档案内容有待规范.国有企业人事档案应为企业选人、用人提供依据,记载内容须真实、全面、既有干部职工的基本信息,也要记载其特长、业绩、诚信、品德、潜力等内容.而部分企业人事档案内容简单、贫乏,不能完整地反映其干部职工的真实情况,失去了人事档案在国有企业管理中的作用和价值.
（四）建章立制.没有规矩不成方圆,严格的规章制度会产生高的工作效率和管理水平,同样,不健全的管理制度导致了人事档案管理的漏洞百出.干部职工职务的升降、薪资、待遇随意性大,肆意篡改工龄,有人已经离职,但该人的人事档案仍然还在原单位存放,没有及时按照规定转递等等,所有这些漏洞都与人事档案管理不规范、规章制度不健全分不开的.
二、新形势下国有企业人事档案管理信息化发展的必然趋向
（一）领导重视.领导重视是做好国有企业人事档案管理工作的前提,人事档案管理是国有企业管理学中的很重要的一部分,管理者只有从思想上重视人事档案的管理,将人事档案管理工作提到议事日程上,存放档案的场所、先进的设施、人员配备、待遇等才能得以落实,为人事档案管理工作创造有利条件,才能提高人事档案管理者的工作积极性和工作效率.
（二）建全人事档案信息化管理的规章制度.没有规矩不成方圆,科学的规章制度是约束和保障各项工作顺利实施以及确保工作继续开展的前提和基础.人事档案的信息化管理也不例外,必须废除那些落后的、不适应新形势、新的管理理念、新要求的规章制度,同时制定科学的、合理的、规范的、先进的国有企业人事档案管理制度,以保障国有企业人事档案管理工作的制度化和规范化以及科学化.建章立制要全面,从资料的收集到档案的借阅,全面并可操作性,随着时间的进展,要不断地补充和完善相应的规章制度,充分体现以制度管人、管物、向制度要效益的管理理念,自觉地遵守严格的规章制度才能维护人事档案的真实性和严肃性,才能发挥其有效的作用,才能为国有企业的人事决策提供准确的参考依据,为国有企业又好又快地发展起到推进作用.
（三） 加大资金的投入.信息化、网络化先进的人事档案管理模式需要硬件设施的投入,为了保障信息化所需设备以及软件的更新、升级,单位每年应当对人事档案管理工作列出专项开支,保证管理系统正常运行；先进的人事档案管理模式,需要优秀的管理人员来操作,随着人事档案管理网络应用软件的不断更新、升级,管理人员也要不断进行“充电”,知识不断地更新,以确保工作的正常进行.
（四）培养一支高素质的人事档案管理人员队伍.国有企业人事档案管理在整个国有企业管理中占有一定的份量,因而,选拔一支政治素质过硬、文化素质较高、接受新生事物能力强综合素质高的人事档案管理队伍是至关重要的,一方面,采取送出去或请进来的办法培训相关的业务知识,使他们尽快熟练掌握及运用计算机进行人事档案的管理；这就要求单位领导首先从思想上要高度重视培养信息化水平较高的人事档案管理人才,为人事档案管理的信息化、规范化、科学化打下良好基础.另一方面,人事档案管理人员要加强自身的业务学习,学习人事档案管理理论及业务技能,通过学习具备扎实的人事档案管理理论知识的同时还要具备熟练运用计算机处理文件以及人事档案的相关技术,数据的规范采集、软件的升级、更新后的正确运用以及计算机网络知识的运用等知识.通过培训与自学,最终打造成一支人事档案信息化管理队伍,为国有企业的规范化管理贡献一份力量.
（五）加强人事档案管理工作的领导,确保人事档案信息化管理有效运行.人事档案管理信息化,虽然为我们管理人事档案提供便捷、高效的优势,但是,网络和一些别有用心的人为的威胁无处不在.加强对人事档案工作的管理,应采取六项有效措施,以积极的态度预防各种影响人事档案保密和安全的因素：1.人事档案管理人员要增强人事档案安全意识和保密意识；2.不在管理人事档案的专用电脑上与人聊天；3.不在管理人事档案的专用电脑上在线观看视频；4.不在管理人事档案的专用电脑上玩游戏；5.不在管理人事档案的专用电脑上没有经过上级的严格审查随意发布信息；6.及时清理电脑病毒,预防电脑对人事档案信息安全带来的威胁,防止泄密.
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6、医学教育管理杂志