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新时代背景下高校教务处业务流程优化
新时代背景下高校教务处业务流程优化研究
华玉瑶
（沈阳科技学院,辽宁 沈阳 110000）
【摘 要】随着经济社会的发展、信息技术的日新月异,我国高等教育正在不断进行教学模式的创新与改革,这对高校教学管理工作提出了新要求.教务处是高校实施教学管理的重要职能部门,在管理人员有限的现实情况下,要适应新时代的教学改革要求,保质保量地完成学校各项教学管理工作.笔者提出“服务与管理并重,效率与质量同行”的理念,借助信息技术,对教务处业务流程进行优化,建立一套基于质量运行高效的规范、合理、科学的业务流程体系,提升教务处教学教务管理水平和管理能力,提高工作效率,保证教育教学工作质量.
【关键词】教务处；流程；质量；高效
总书记在党的十九大报告中提出“优先发展教育事业”的总体要求,百年大计,教育为本,新时代赋予教育新的发展要求、发展内涵,教育改革也需有新定位、新使命、新特征.教务处是高校教学工作的行政管理机构,是推进学校教育教学改革、保证人才培养质量的重要管理部门,在各教学单位中发挥沟通协调的作用.在新时代高等教育改革推进背景下,教育教学新模式层出不穷,教务处一方面要履行学校赋予的管理职责,另一方面要服务教学,确保教学工作稳定有序开展,确保教学改革取得预期目标.
教务处一般的管理模式是设置各职能科室,各自负责相应的教学教务管理工作,如教务科、考务科、实践教学科等等,管理运行停留在职能化管理的层面,并没有形成流程化管理的模式.本文探索运用流程管理的思想和方法,通过识别和分析教务处业务流程运行中存在的问题,对低效的流程进行优化和改进,从而实现履行教务处管理职能的同时做好服务工作,确保教学工作的质量和效率,使教务处按“服务与管理并重,效率与质量同行”的理念展开组织实施教学工作.
1.教务处原有业务流程存在问题及因素分析
1.1教务处业务流程不清晰,整体管理缺乏系统性
高校历史沿革各不相同,管理体制的变更,会影响职能部门的管理模式不能保持稳定有序.教务处在实施教学管理,提供教学服务时,会出现“管理真空”或“多头管理”的情况,教学制度不完善是一方面原因,但根本在于教务处工作流程没有梳理清楚,部分工作有交叉,有重复工作的情况,在互相沟通与交流的过程中耽搁时间,整体运行管理上缺乏系统性与全局性意识,影响教学工作的开展效果与质量.
1.2教务处人员对工作深入研究不足,工作质量不高
教务处工作人员应该对本人所承担工作达到精（精通）、专（专业）、实（务实）的管理境界,教学工作的展开要规范,要符合科学规律.而由于工作人员不充足,事务性工作就已经疲于应付,对教育教学管理理论的深入学习与研究不足,对业务工作也没有深入的研究与分析.会出现处理问题表面化、片面化,表现得不专业,无法保证教学管理的严谨性.
1.3对新的教学模式需求反应不敏捷,缺乏创新意识
教务处工作人员习惯于听从命令与安排,对固有工作模式的创新意识不强,习惯于用传统思维实施教学教务管理工作,面对新时代背景下层出不穷的新型教学模式改革的需求,缺乏应对的敏捷性与改变原有业务流程的决心与执行力.
为适应新时代背景下教学改革的需求,教务处应该对原有业务流程进行优化,以增强教务处工作效率与管理能力,确保教学改革的实施.
2.教务处进行业务流程优化遵循的原则
流程是具有特定输入和输出的一组相关活动（任务）.组织运行于流程之中,高校教务处管理目标（任务）是通过一系列相关联的业务流程实现的,保证教务管理各项业务流程的畅通性和快捷性是提高教务管理绩效的关键所在.基于“服务与管理并重,效率与质量同行”的理念,结合业务流程管理的原则,在教务处进行业务流程优化时,可遵循以下三条原则.
2.1围绕教学工作,以师生需求为导向,尽可能缩短流程路线和时间
教务处面向服务与管理的对象是教学工作,教学工作的主体是教师和学生.教务处主要任务是提高工作效率、有效完成学校教学工作,把握住工作中心任务,尽可能减少业务流程的长度和时间,尽可能快速完成任务.在重新设计业务流程时,要时时站在教师（学生）的角度考虑问题,是否有利于教学工作的完成,方便于教师（学生）,建立面向教师（学生）的业务流程,实现从传统职能管理转变为流程管理.尽量将业务的审核与决策点下移,与业务的处理有机结合,建立扁平化的流程型组织结构, 缩短信息的传递渠道与运行时间,提高教务处对教学工作（教师、学生）的整体反应速度,从而提高工作效率.
2.2尽量减少不创造价值的活动（环节）
认真研究每项工作任务的所有流程环节,把握住工作中心,列出业务流程运行图,对不创造价值的流程可以果断去掉.教务处工作中,不创造价值的流程就是偏离教学工作中心,无助于教学任务目标实现的环节.产生多余流程环节的原因有很多,比如工作交接不清楚,接续工作的人员没有深入领会此项业务的根本目的与要求,就多做了要求,导致增加了自己或系部教学工作人员的工作量；或是科室之间工作有交叉,而信息没有共享,导致了重复工作,双方为了实现自己的工作目标,各自增加了很多不必要的流程环节.
2.3流程中适当设置质量监控环节,确保任务目标有效完成
流程运行中要设置必要的质量监控环节,掌控流程的整体运作,保证流程输出符合既定目标和标准要求.质量监控环节可以及时发现流程中出现的问题,对问题及早进行解决和控制,降低流程运转不通畅的风险,以及事后处理问题造成的成本再投入.
3.建立基于质量运行高效的业务流程体系
教务处在校长及主管教学副校长的直接领导下,行使学校教学行政管理、运行管理、教学质量管理、师资管理以及教（下转第83页）
（上接第81页）
研管理等职能,工作重点是不断深化教育教学改革,全面提高教育教学质量.教务处要适应新时代对高校教育教学管理的需求,做好学校教学管理工作,同时为教学工作（教师、学生）提供教学服务,在保证教学质量的基础上,要有一定工作效率,因此,教务处工作应遵循“服务与管理并重,效率与质量同行”的理念,建立基于质量运行高效的业务流程体系.
3.1加强教学教务管理队伍建设工作,强化质量效率理念
现代社会信息技术发展日新月异,包括幕课、精品资源课、智能手机APP在教学中的应用等,这些教学新模式的出现,使教务管理工作加深了难度与深度.教师在进行教学改革探索的同时,需要教务处对新的教学模式有迅速的反应能力,把握住工作目标,在保证教学质量的前提下,为教学工作提供服务并做好管理工作.
对教务处工作人员的培养培训要与时俱进,教务管理人员的工作贯穿在整个教学工作中,要保障教学工作的顺利有序开展,要用认真负责、耐心细心的工作态度,快捷的完成工作任务,积极发挥沟通和协调的作用.应创造学习机会,对教务处工作人员进行教育与管理理论学习培训,加强其责任感、职业认同感与服务意识的培训与提升,促进知识和业务水平、沟通和协调能力的提升.深刻领会“服务与管理并重 效率与质量同行”的理念,加强服务意识,发挥管理职能,在提高工作效率的前提下,确保教学工作的完成质量.
3.2梳理教务处岗位职责与任务目标,进行业务流程优化
教务处进行业务流程优化工作是提升部门工作能力的有效方法之一,通过流程优化,将教学管理制度与流程图进行结合,使教学教务管理过程、责任和管理权限等要素更加直观、明确、清晰.流程优化工作可以按以下几个阶段进行：
（1）梳理教务处岗位职责,建立流程框架
根据学校对教务处部门职责的要求,对教务处内部各科室、各岗位撰写岗位职责,整理出教务处业务流程框架,从一级流程框架（科室）向下分类分级细化,形成二级（业务）,（流程）直到完整的流程清单.
（2）绘制矩阵式流程图
由于教务处业务流程涉及的人员和部门较为复杂,建议使用矩阵式流程图绘制流程图.矩阵式流程图是利用标准的符号体系来描述流程活动的一种流程图形式.分为纵、横两个方向,横向方向列出一项业务流程涉及到的各个部门（人员）,纵向方向表示一项业务包括的一系列流程.绘制流程图时要表达出流程的六大要素：主推部门、协助部门、关键控制点、输入、输出、主要负责人和运行时间,在图中有可能因为篇幅的原因只体现几部分要素,但绘制人员一定要时刻考虑六要素的内容.
（3）进行流程梳理及诊断,流程优化过程
流程诊断由各流程负责人组织进行,本着“服务与管理并重 效率与质量同行”的理念,对流程进行模拟运作,在保证教学质量与效果的前提下,尽量减化流程,提高组织绩效.这个过程需要通过实践与研讨相结合的方式来进行,研讨过程要把握工作目标,进行流程改进与优化.
【参考文献】
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流程优化论文范文结:
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