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探析事业单位档案管理工作的优化策略

【摘要】随着我国经济、政治与文化的不断发展,事业单位也随之得到进一步的发展.档案管理工作是事业单位管理工作中的重要一部分,其通过必要的记录与整理工作,不仅可以将事业单位的各大事宜全面记载,还能促进事业单位的内部管理.然而,就目前大多数地区事业单位的档案管理工作发展状况来看,仍存在着一些问题与不足之处.因此,本文就在此背景下主要从优化事业单位档案管理工作的必要性与目前存在的问题入手,深入探究如何有效地优化并促进事业单位档案管理工作的发展.

【关键词】事业单位；档案管理；管理工作；优化策略

在事业单位中所积累并保存的档案全面且细致地记录并反映了事业单位的现实发展状况与一些数据资料,这是事业单位重要的信息来源,其对事业单位的持续、全面发展有着重要的作用.而笔者是街道办事处的一名工作人员,所接触的工作内容也与档案管理有关,对事业单位中的档案管理工作有着一定的感想.在此,笔者认为在信息化与多媒体技术不断发展的今天,对事业单位中的档案管理工作进行一定的优化与创新是很有必要的.

一、优化事业单位档案管理工作的必要性

（一）顺应信息化发展的要求.在当今信息化与多媒体技术不断发展的背景下,不管是企业还是事业单位都必须顺应时代的发展潮流,积极地就内部管理手段与技术进行全面的优化与创新,这样才能更好地提高生产力,促进企业或事业单位的持续发展.尤其是针对档案管理工作而言,其是属于人力资源管理工作大类中的一个部分,事业单位的档案管理工作水准的高低在一定程度上也是该单位人力资源管理与控制水平的体现.因此,积极优化事业单位档案管理工作是很有必要的.

（二）提高档案管理工作效率.在事业单位的档案管理工作中,其主要的工作内容在于对事业单位的历史发展资料、数据信息等进行全面的整理与归纳.同时,随着社会的发展,不少事业单位的业务量也达到了一定顶峰,这时所需整理的历史发展资料与业务数据等也是较多的.若运用传统的管理方法进行整理与归纳,势必会影响管理效果.而进一步优化档案管理工作方法与手段,借助新兴的信息化技术与设备实施管理,可以很好地提高档案管理的工作效率.

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度与体系不完善.在我国大多数地区的事业单位中,不少档案管理部门的管理制度与体系较不完善.在不完善的管理制度影响下,不少管理人员难以按照正确流程工作,这会对档案管理的工作质量带来一定的影响.最常见的问题是对一些档案资料进行归档时,不少工作人员会“跳步骤”或“按照自己的想法”来操作,这明显不符合归档的流程规范.同时,在档案资料的分类与保存方面,不少工作人员也没有按照规定的管理规章与制度进行操作,这会使档案的日常管理工作杂乱无章.

（二）档案管理工作人员工作技能与专业素养不足.档案管理工作人员的工作技能与专业素养不足会对该单位档案管理工作的效率与质量带来一定的不利影响.现如今,在大多数事业单位中,不少档案部门的管理人员不具备专业的管理技能,也没有受过系统、全面的工作培训,在档案的整理、分类、保存与归档方面常会出错,且也没有全面协调好各个工作流程之间的关系,只会流于形式,忽略了档案管理工作的重要性.

三、优化事业单位档案管理工作的科学策略

（一）加强对档案管理制度与体系的监督与完善.在加强

档案管理制度与体系的完善方面,笔者认为首先要从根本上要求工作人员树立起正确的档案管理意识,并认识到档案管理工作对事业单位发展的重要性.其次,就单位领导而言,也应积极加强对档案管理部门的重视与监督,要根据单位内部档案资料的实际状况设置相应的专业人员进行管理,并根据单位内部档案资源的使用需求来清楚地明确档案管理工作的各类规范与制度.同时,在面对不同种类的档案数据与资料时,也应根据不同种类的资料制定不同的管理方案与计划,进一步明确档案管理工作的各项要求与规范.

（二）加强对档案管理人员的培训与教育.除了需加强对档案管理制度与体系的监督与完善之外,还应加强对档案管理人员的培训与教育,使其掌握科学的档案管理技能与方法,并能全身心地投入事业单位的档案管理工作中.在此,笔者认为事业单位在招录档案管理人员的时候,应提高应职门槛,选取专业型的档案管理人才,并着重挑选有管理经验、具备较强管理能力的人员.同时,还应积极地定期对档案管理人员进行教育与培训,可以通过开设讲座、视频教学与参加竞赛等方式来提高管理人员的工作技能与专业素养.

（三）利用信息化技术加强对档案管理手段与方法的创新.现如今,社会大力发展信息化与多媒体技术,这些新兴的科学技术在事业单位的发展过程中发挥了重要作用.因此,笔者认为,要想更好地优化事业单位的档案管理工作,应积极地运用信息化技术加强对档案管理手段与方法的创新.将信息化的管理技术融入事业单位日常的档案管理工作中,不仅可以提高档案管理工作的效率,还能实现档案资料的全面监督与管理,也便于事业单位获取相应的资料与数据.

四、结语

总结而言,要想进一步优化并促进事业单位档案管理工作的发展,首先就必须要从事业单位的实际发展状况入手,如笔者所任职的街道办事处,则可以就档案管理工作流程与所产生的问题进行全面的收集,并作一定的分析,哪些问题已经得到解决并有所总结,哪些问题还会遇到需做好进一步的防范等.其次,要在日常的档案管理工作中大胆地引进并运用当前新兴的信息化技术,满足事业单位的进一步发展需求,提高档案管理工作效率.

【参考文献】

[1]高金宝.事业单位档案管理工作优化途径探析[J].办公室业务,2016(09).

[2]徐秀英.新形势下事业单位财务档案管理途径探析[J].科技创新导报,2016(13).

[3]王子烨.事业单位会计档案管理发展趋势探析[J].经济管理:文摘版,2016(09).

[4]方润烨.机关事业单位档案管理信息化路径探析[J].办公室业务,2016(30.

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