毕业论文网
这是一篇与大数据时代论文范文相关的免费优秀学术论文范文资料,为你的论文写作提供参考。
大数据时代下高校电子档案管理优化
摘 要 高校档案信息化的发展也面临着诸多挑战,如何进行信息管理和信息存储成为了当下高校的首要问题.文章主要根据现阶段电子档案的发展现状,对其优劣势进行分析比较,提出当前电子档案管理的不足,并结合高校的发展状况,提出相应的建议.
关键词 大数据；电子档案；优化管理
中图分类号:G647.24文献标识码:C文章编号:2095-1205(2018)10-122-02
高校档案信息化管理打破了传统纸质档案管理的局限,节约了整理时间,有效提高了档案管理人员的工作效率.另外,电子档案的管理对于存储的载体也有很大要求,除了有海量存储空间外,还应具备快速转换信息、影像图片的集成等功能,使档案能够可视可读,增强档案的高效性和开放性发展,促进高校教育工作的有效实施.
1电子档案管理发展现状
1.1电子管理已成必然
各高校也逐渐引进电子档案的管理技术,采用网络对数据信息进行录入分类,配备专业人才进行管理监督工作,有效保证信息的安全性和隐秘性,减少了使用传统纸质档案管理的繁复性,提高了工作效率.同时,政府也在积极鼓励高校打破传统局限,进行创新教育发展,电子档案的管理已成必然.
1.2管理体系需要改进
这表现在校内档案管理专员的意识不强和监管防护措施的不完善.专档员对于信息的搜集整理和分类没有明确的定义,不能够合理地安排和归纳,只负责看管,同时也不具备专业的管理知识,导致工作效益的下降.校园对于档案信息的存储安全也缺乏有力的监管,导致校园内部信息的流失泄露,危害了学生发展,对校园也造成不好的影响.
2电子档案应用的优势点
2.1提升工作效率
在校园里,档案的信息化发展有效地节省了专档员的整理时间,不再像传统纸质档案管理一样,先寻找实体存储库,然后搬运资料进行人工分类整理,对比新型的电子档案,专档员的工作困难和压力巨大,很大程度上影响了工作效率,造成效率低下的局面.而电子档案的应用,使得学校不再进行库房的建设或寻找,只需要购买电子载体,在虚拟空间内进行存档分类,削弱了专档员的工作压力,有效提升了工作效率.
2.2缩小存储空间
在校园里,每个人都具备一份学籍档案,大约10页左右,而校园少则几千人,多则上万,档案的保存使得库房的占地面积较大,对学校造成了不小的财政负担.而电子档案的实行,使得库房问题得以解决,学校不再开设专门的库房进行存放和整理.在现代化信息发展下,我们只需要一台计算机就可以搞定所有校园信息的归存问题,有效地解决了存储空间过大的问题.由此可见,电子档案信息系统的建立,有效地缩小了存储空间,使得档案信息的存储更加便利.
2.3方便信息共享
在校园里,电子档案信息的建立可以方便学生进行信息查询和修改,联系了教师与学生之间的交流,对于信息能够共同进行讨论和分析,达到资源共享的状态.专档员也不再局限于某一方面,而是可以通过系统对各档案信息进行快速查询和了解,便于与其他专档员或管理人员进行有效交流.校园内其他组织高管也可进行信息查询,掌握当前学生信息或教育信息,并与其他高管进行分享交流,制定有效的管理措施和教育计划,实行合理的计划安排,达到教育目标.
3电子档案管理的问题点
3.1管理意识不够深入
在电子档案信息管理的适应阶段,由于各高校未能及时注重相关管理制度的实施,对于信息管理的重要性认识不足.负责相关电子档案管理的工作人员也没有很强的管理意识,对于档案的变动,迁出和维护等工作责任的落实不够具体,没有具体的实施要求,使得专档员不具备管理意识,轻松的工作内容也变成了负担.由此可见,高校应加强对于员工管理意识的培养,制定相应的管理措施,定期进行绩效考核,评优除差,激励员工进行自我提升,自我培养管理意识,有效的管理电子档案.
3.2存储安全难以保证
电子档案的存储载体一般为磁盘,硬盘之类的机械固体,非专业人员都不了解该如何科学的维护保养以及有效的规避风险,资料的存储安全性对于专档员来说难以保证.若是不幸遇到高科技人才对硬盘进行修改,便可快速校园的内部信息,造成不可挽回的损失.由此可见,加强内部监管系统,招聘专业技术人员进行预防检测,培养校内后备人员,开设相关技术指导课程,同时加强对专档员的技术指导,使其掌握一定防御技能,保证资料的安全性.
3.3管理体系不够完善
在电子档案信息管理技术进行应用的时候,学校未能建立规范完整的管理制度,缺乏相应的处置条例,并在执行过程中,不能够严格把控,缺乏规范性,造成专档员懒散的工作状态,对于各项资料的搜集,筛选以及归档不够及时,或者由于个人原因保管不当,造成数据丢失或毁坏,对学校造成极大的损失.由此可见,建立健全完整的管理条例,规范工作行为,加强工作监督力度,严格把控各项管理环节,减少错误行为的发生.
3.4存储时效性难控制
由于电子档案存储于硬盘之类的机械固体,对于如何维护保养此类物件,大多数人都不了解,且科技人员的不断研究,修善原有技术,使得新计算机对于硬盘的融合和读取发生了一些改变,若不能及时修复更新,便会对校园工作造成很大的影响.由此可见,电子载体随着时代的发展具有一定的时效性,各客户端应随时进行更新维护,保证资料的有效使用.
4电子档案管理优化建议
4.1增强管理意识
针对电子档案管理的优化,首先要做的就是增强校园内部的管理意识,制定完整的管理规章,宣传电子档案的重要性,达到了解和关注的目的；设立专立部门进行宣传小手册的分发或者电子保存每日一提,深入日常生活中.同时,校园也可改革创新适应自己的电子档案管理系统,能够使人们较为快捷方便地获取信息,提炼有价值的内容.并且学校也应积极关爱专档员,有力进行辅导和帮助,调动其积极性,确保电子档案管理工作的正常运行.
4.2加强监管力度
在电子档案管理系统中,学校应加强监管力度,针对于资料,也针对于人.为防止资料被盗窃或者被有意利用,对学校造成影响,可在学生和老师中各筛选出一组成员创立监管部门,工作主要内容便是参与档案整理分类,评价并监督专档员的工作效率以及成员间的工作实质,各教师和学生之间权利相互制约,责任相互监督,达到防止"内奸"出现的作用.同时,学校也应加强对硬盘资料的监督管理,加上防护软件,设立备份数据,防止资料的丢失.
4.3提升安全防护
在电子档案管理系统中,容易发生一些不可避免或预防的错误,例如木马入侵,磁盘损坏,中毒等现象,造成信息丢失.为了防止此类现象的发生,学校应加强校园安全防火墙的设置,定期进行杀毒,排查与更新,必要情况下,寻求外界帮助,安装防御较强的软件进行预防提醒,有效减少损失.学校也可设立相关计算机课程,定期培养学生进行训练实践,为后期培养人才,设立定向发展.同时,学校也应进行权限设置,对资料进行分类和保护,及时进行文档备份,防止文件丢失与损坏.
4.4方便信息查阅
在学校电子档案信息管理体系中,主要联系人是学生和教师.为了方便学生和教师能够快速有效地查找所需信息,学校应定期进行资料分档与检查工作,确保资料的完整性和有序性；专档员也应熟练掌握计算机技能,保证网络的稳定性,为学生和教师查询提供优秀的网络环境.同时,专档员也应确保资料的准确性,切勿出现链接失效,内容失效以及字体模糊,有错别字等现象,需提前进行校对,或定期检查校对,确保无误.
参考文献
[1]罗建东.大数据下的医院电子档案管理研究[J].科技经济导刊,2017(36).
大数据时代论文范文结:
关于对写作大数据时代论文范文与课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文大数据时代论文开题报告范文和相关文献综述及职称论文参考文献资料下载有帮助。
1、大数据时代论文
2、关于大数据的论文
3、大数据杂志
4、有关大数据的论文
5、健康大视野杂志