研究项目类论文例文 和智库项目文件和数据的归档问题类论文写作参考范文

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智库项目文件和数据的归档问题

在过去25年里,笔者与十几家智库就各种管理问题进行了实质性的交流,但没有一家机构提及关于研究项目主要成果和背景资料的归档问题.对此,在笔者曾经工作过的3家智库中,团队领导或首席调查员提供给笔者唯一的指导,就是关于如何从已完结的项目中组织资料进行保存,但这一形式也不明确.尽管笔者从未对此发表言论,也从未看到相关政策声明,但笔者非常确定这种经历具有一定的代表性.

1智库研究项目归档的必要性

在智库运行发生严重错误之前,归档问题往往不会得到太多的关注.较为常见的是,在项目完成之后,该项目的主持人(PI)便会离开智库,并带走他(她)所指导项目的数字文件以及实物资料.大多数情况下,智库不会检查这些资料中是否携带重要文件的副本,而这一行为恰恰可能成为机构日后重大管理危机产生的根源所在.例如,项目最终未能产生可交付成果时,项目发起人(政府机构、基金会、国际援助机构或者其他类型的出资人)可能会在结项一两年后要求智库提供当初与项目相关的所有数据集,通过利用这些数据来解决其他政策问题.然而智库在研究项目结项后可能没有归档保存这些数据集,因此必须转向项目主持人来征集这些信息.但现实情况也许并不理想,项目主持人可能完全没有注意到要转移各种文件;也可能并不急于检索数据.最糟糕的情况就是,智库不得不对项目发起人承认无法提供数据集,这也从侧面反映出智库管理水平的不足.

我们应该不难想到,在研究项目结束之后这些数据集仍然有其他的利用需求.考虑到期刊审核和文章出版的等待时间较为漫长,有时文章在提交后的两年甚至更长的时间才得以发表,此时文中的定量分析内容又受到质疑,这种情况下,如果智库和作者不确定应该使用哪种数据集来验证已经发表的结果,那么他们可能陷入非常尴尬的处境.

从档案使用的角度来看,档案的利用率也远远超出人们的预期.本文采访的其中一个智库公布了机构研究人员对其归档行为的调查结果.在回答“多久会利用一次以前项目信息处理当前项目”的问题上,有一半的人说“有时候”,41%的人回答“非常频繁”.显而易见,有序的归档工作可以使之前的项目资料得到更高效的利用.

其实大多数智库都会单独设立一个总文件夹,囊括项目的各个方面,用于提交提案,方便挖掘信息,满足日后的使用.同样,为了开发新项目,往往需要付出很大的努力来收集调查数据和辅助数据,因此对这些数据资料进行归档显得非常必要.一家美国智库曾利用过一次大型家庭调查数据,这一调查距今20年之久,目的是了解这些受访家庭如何随着时间推移摆脱,受到平等的待遇.智库保存了当时的调查问卷,在最初的调查样本中,60%的受访家庭与智库研究成功地联系起来,从而构建了一个近乎理想的数据集合.

将实物资料(如书籍、客户的研究报告、会议横幅和其他会议材料)进行归档,对智库日后的传播交流和机构史的准确撰写具有重要意义.

2 如何做好智库研究项目归档

从笔者近期的网络搜索结果来看,有关项目资料归档的内容不是很多①.为了清楚地了解当前智库的归档行为,确定机构是否正在采取有力措施改善这一局面,笔者访问了4家智库,包括芝加哥大学全国民意调查中心、美国城市研究所、华盛顿发展绩效研究所以及俄罗斯城市经济研究院,与机构内的归档人员展开了重点讨论,还审查了相关的政策声明.这4家智库目前发展成熟,虽然其中一家成立至今只有10年,但工作人员已接近150人;其余3家运营时间至少达到23年.这4家机构全都可以进行定量分析,收集原始数据,开展更多的理论性研究.这些组织大多经历了从对归档工作漠不关心到形成完善的归档系统这一过程的转变.

下文主要对成熟的归档模式进行总结,这一模式既要充分体现出不可或缺的项目资料,同时在实施归档的过程中不能消耗过多资源.主要针对如下几个部分展开论述,首先是项目归档的实际时间,其次要明确考虑数字文件和实物资料的归档问题,最后还要注意档案的维护工作.

需要说明的是,第一,笔者假设所有的智库机构都为每一个项目分配唯一的编号,并且所有项目文件都用这个数字标记,包括合同文档、财务信息、数据集合、报告等其他项目成果以及项目分析文件等.但这并不意味着每份数字文件都标有数字,至少重要的项目文件(数字文件和实物资料)是这样标记的.第二,当笔者使用“数字”一词时,一般有两层含义,即原生数字文件和实物资料数字化.

2.1 确立归档时间

归档工作开始的最明显标志是什么?合理的回答是当最终研究成果被客户所接受.通常情况下,智库会收到一份项目验收通过的正式通知,这意味着研究项目的结束.随即智库就应该在结项待办事项清单上新增一条内容,即“通知IT部门和传播小组归档项目资料”(传播小组主要负责实物资料,参阅下文).到了合同规定的最后期限,当项目编号设置完成时,在没有外部项目赞助人的情况下,相关合同人员或者首席会计师可以向项目负责人或指定项目经理询问项目是否完成.

2.2 确定归档内容

关于研究项目资料归档,最好能保存两份与研究相关的数字档案:(1)项目相关的所有文件;(2)数据集合.与此同时,还应为其他部分项目增设一些单独的档案:所有提交的提案(不管是否有资助,有价值的部分内容都可以在将来的提议中使用)以及所有的合同文件和财务记录.除此之外,由首席调查员和其他人员维护的数字项目文件夹主要用来存放一些其他主题的信息,这些内容在项目执行期间对不同的工作人员有不同的用途,而完整的项目信息则存放在单独的文件夹中.同一项目编号可用于标识该项目所有档案中存储的全部信息.

2.2.1 数字文件(非数据集)

除非智库规模较小,所有现行项目信息都应该在项目生命周期内被保存在服务器上,并按项目编号有序组织起来.

对这些文件采取一些简单的维护措施有利于归档后的使用.首先,智库应规定在每个相关人员的项目总文件夹中,都应该包含一系列名称标准、主题重要的文件夹,甚至还可能包含一些子文件夹,涉及合同、子合同、咨询公司、、数据、分析表、报告、重大事件以及成果展示等研究项目的不同方面(明确这一组由大量高级研究员形成的文件夹内容对获得客户认可是非常可取的).项目人员主要维护各自文件夹中的项目资料,并将其进行编号标识②.此外,所有项目文件夹内的全部内容都将进行归档,这比试图检查每位相关人员的子文件夹有无关联性要更容易实践.

项目主持人通常会拥有最完整的文件夹集合.其他项目人员有包含同一项目标签的子文件夹,但通常只有少数文件夹内含有大量内容,且往往与数据集、分析表、文献评论等类似事物有关.在项目结束时,所有项目文件夹中的全部文件都将被归档.

2.2.2 数据集

数据集往往单独保存,这既是为了满足将来的研究项目(或提议)的使用需求和结果验证的方便,也更利于进行正确的标记和定位.由此可以得出结论,每个“数据集”都要包含适当的文档,以便没有数据处理经验的人员能快速上手.此外,如果数据存在多个版本,数据集使用并存储的版本应该在最终研究报道中呈现出来.

按照普遍认可的标准来描述项目调查情况、编写调查问卷、收集统计数据和相关的社会科学研究信息,这一做法极大地促进档案主要数据集和辅助数据集的创建.同时,包括世界银行数据文件倡议(DDI)③和Nesstar议定书④在内的这些协议允许分析人员新建数据并掌握数据的收集方式(如样本属性),检查原始数据,了解对原始数据进行的调整(如填补缺失值),并访问在报告、杂志、文章和书籍中分析使用的最终数据.

如前文所述,由于项目发起人频频要求数据集按照合同要求形成可交付成果,智库应将这一要求贯彻到项目工作计划中加以实施,并在预算中列入数据集的编制费用,以便存储和今后的使用,并向赞助商交付.

2.2.3 实物资料

虽然大多数有待保存的资料都是数字化的,但智库仍然需要保存实物资料,以备将来参考或展示.通过项目或基于对项目研究而产生的书籍副本就是一个例子;而具有特定项目封面的报告可能是另一种;当然还包括会议文件,例如无法准确数字化的会议讲义.如果一个项目在研究过程中涉及原始数据收集和纸质问卷调查这些环节,那么即使这些信息已经数字化,项目发起人还可能会要求智库长时间保留原始表格.至于保留期限,不同的智库有不同的选择和政策.

当然,还必须分配专人负责将这些资料集中到传播小组,以便于在参与组织活动和编写出版物的过程中加以利用.与结项的研究材料不同,为了避免遗失,这些实物资料应该在开发阶段就开始收集,一旦等到为期多年的项目结束之后才开始收集,很容易发生资料缺漏的现象.同时,仍需与资料收集小组的组长实施结项审查.审查应包括有关需要保留的实物记录等这些明确的问题.

这些实物资料(除了完成的调查表和类似的项目)最好保存至少两份副本,以便在日常工作中,满足工作人员在图书馆或类似场所的查阅需求,而真正的实物资料则应存储在一个安全的空间里.

2.3 项目档案的存储和访问

2.3.1 数字档案

采取任何一种形式归档文件的基本目的都是维护档案完整性.这对于那些可以轻松删除或改写的数字文件来说极富挑战性——可以考虑通过填补缺失值来更新数据集.为了保持完整性,必须对文件夹设置访问权限,即使在授予访问权限的情况下,也必须对文件处理的类型施加限制.例如,标准规则中规定,当没有增设新文件以及现存文件的替代文件时,不需要IT部门逐项给予操作权限,可直接将文件保存到项目的归档文件夹中.

档案应该保存在智库服务器内一个单独的、设有访问权限的驱动器上,或者是类似智库云账户的一个空间.其中,所有的文件都可设置为“只读”.但无论是查看文件还是下载文件都会受到访问限制,只有在IT部门允许的情况下,才可以访问那些由高级管理人员清除的文件.添加文件或修改文件的情况也必须由高级管理人员和项目主持人亲自操作,以证明文件更改的合理性.

这些实施程序对于小型智库或新兴企业来说,难免过于繁琐.在这种情况下,可以将档案放在指定的计算机或者类似的云存储中,仅限于获得高级管理人员许可的工作人员才能够访问特定的项目档案.

所有档案都应定期备份,既要确保新增内容的安全性,还要与档案原件保持一致.

2.3.2 实物档案

实物档案必须保存在安全的场所,注意库房的封闭性.归档的实物资料可以放在标准的档案盒里,并存放在装有搁架的标准档案柜中(可上锁的).通常一个中等大小的档案柜就能容纳数量可观的项目档案.而这些档案最终都需要异地存储,存放环境必须保证无虫害,并且要严格控制好温度.

如果该组织设有资料员,在传播小组把这些文件交给资料员之后,可让其负责文件的维护,并要注意不能把归档的资料与馆藏内的其他资料混合在一起.当借阅者需要查看某一项目档案时,资料员要能根据借阅需求找到相应资料,并让借阅者签署一个确切的短期借阅证明.一般情况下,借阅者从档案架或档案盒拿出已经归档保存的书、报告或其他资料,如若未按期归还,往往是借阅人自身的过失或者疏忽所致,此时,资料员要与其不断跟进档案下落.如果没有资料员一职,可以由行政人员,确保相关工作有条不紊地开展.

2.4 档案维护

档案维护的主要任务是删除某些档案,并妥善保管留存的项目档案.就数据集而言,某些合同规定对于数据集的保留不能超过规定期限,通常是三年,而其他合同对此规定的保留时间可能更长一些.在数据集归档时,所需记录的删除日期应保存在IT部门的数字日志中,并把“删除日期”标识在日历上.其他数据集可以无限期地保存:即使是大型的数字化数据集也不会花费太多的存储成本.另一方面,实物档案的容量也可随之建立起来.

为了营造适宜的存储环境,要注意好温度的控制,防止虫害以确保安全性.随着时间推移,文件数量不断增大,档案维护成本也随之增加.像专业印刷的年度报告和基于智库研究出版的图书等资料不应该受到审查,因此应该针对性地为智库内不同类型的文件制定相应的规则.此外,为了方便审查,还需将定期审查的文件在文件清单中标明.

3 政策和程序声明

智库在为研究项目的归档工作制定基本政策和程序声明的过程中,必须涵盖上述议题.一旦缺乏明确的指导,有关项目归档行为的负责人将难以执行好这些任务.尤为重要的是,政策和程序声明都是由首席研究员、IT部门、传播小组和资料员(负责组织文件并管理实际档案)共同研究形成的.因此,获得他们对机构归档系统实际运作的认同是必不可少的.在接受采访的4家智库中,有1家智库现在正严格按照这个过程来升级归档程序.当然,还可以考虑在年度绩效评估中单独列出一项内容,即考察关于各档案负责人一年内的执行情况.

其实,归档过程中一个重要的任务就是设立专职人员负责检查归档系统,确保系统的正常运转.当项目文件进行归档的时候,合同管理部门应该及时通知这些有检查任务的员工,以便他们可以在几天后了解任务进度,明确归档工作是已经完成还是仍处于进行中.这种“质量控制监督员”大多在年度业绩审查时由评级主管进行考评.

4 归档价值

读者可能会说智库研究项目的归档工作任务繁重,确实如此.但如果各归档人员能在各阶段及时完成相应的任务,那么工作负担就不会那么大了.可一旦归档工作不受重视,再进行弥补,任务就比较繁琐.因此,归档人员构建新的档案系统是有意义的,他们可以在档案资源得以利用之前,暂时或推迟为旧项目实施新的归档程序.

笔者认为,许多读者应有过类似的经历,比如项目档案的缺失或对归档工作重视程度不高,就像本文开头提出的例子那样.而这也将促使我们在档案系统缺失的情况下,考虑开发一个运作良好的档案系统.

注释

①有一篇文献涉及非营利性组织如何展开基本归档工作,这项工作的重点是满足处于保留期中各种财务记录和关键管理文件的法律要求,如《宪章》及其修订、董事会成员名单、强调所作出决定的董事会会议纪要以及其他方面的审计记录.国家非营利性组织理事会为美国NGO提供的指导为例.详细内容请参阅https:// www.councilofnonprofits.org/tools-resources/document -retention-policies-nonprofits.

②理想状态下,整个项目文件夹由特定人员维护,文件夹全名可以有一个类似“6198-健康-PI”的标题,其中,“6198”是项目实际编号,“健康”是执行工作的程序,“PI”是项目主持人或其他文件夹维护人员的角色缩写.其他像SR表示资深研究员,RA表示研究助理,STAT表示统计员等等.这种标记可以使那些查询项目档案的人员更为有效地将注意力集中在这些特定项目最有可能出现的位置上.

③参阅https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Documentation _Initiative.

④参阅http://www.nesstar.com/help/4.0/webview/getting -started/getting-to-know-nesstar-webview.html.

作者简介 Raymond J. Struyk,曾任美国联邦政府住房和城市发展部研究和评估事务副助理部长、美国芝加哥大学国家民意研究中心高级研究员,现任仰光经济和社会发展中心首席运营官.丁怡,南京大学信息管理学院硕士研究生;李刚,博士,南京大学中国智库研究与评价中心副主任、首席专家,南京大学信息管理学院教授、博士生导师.

收稿日期 2017-08-20

(责任编辑:吴卫娟;英文编辑:郑锦怀)

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