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事业单位档案管理中存在的问题与分析
文/长沙血液中心 丁晓芳
【摘 要】提升档案管理工作效率与质量,能够为相关工作的开展提供有力依据.然而受各种因素影响,事业单位档案管理工作仍存在诸多不足之处,阻碍了事业单位工作的有序进行,给事业单位的稳定发展带来不利影响.
【关键词】事业单位；档案管理；存在问题；应对对策
档案管理工作涉及内容广泛,主要包括单位人才的选拨、考核、资金利用和其他活动的有序开展,通过有效的档案管理工作,可查询到所需数据信息,对工作的顺利完成具有重要意义.但是在我国当前事业单位的档案管理工作中,仍存在诸多不足之处,影响到事业单位的有关工作有序开展.因此为了提升档案管理工作效率与利用率,事业单位必须积极面对存在的问题,对档案管理工作模式进行创新,采取相应的解决措施予以处理,才能确保事业单位各项工作有序开展.
一、事业单位档案管理中存在的问题分析
（一）档案管理信息化水平低.信息技术在档案管理中的应用能快速、准确提取档案信息,方便档案管理工作人员的日常管理,减少工作量,提升档案管理工作的质量与效率.然而在实际档案管理工作中,受客观条件的影响,部分事业单位的信息设备没有得到及时更新与升级,管理基础设备设施守旧,仍沿用传统的手工检索方式对其进行管理,导致档案信息管理出错,给档案数字化管理带来影响.
（二）管理人员缺少主动服务意识.事业单位的稳定发展需要全体人员的参与,共同努力,才能协同发展.然而在进行人事档案管理过程中,由于部分管理人员的综合业务素质较低,管理水平不高,降低了档案信息管理的总体水平.同时,从事档案管理工作的职工思想觉悟较低,认为人事档案管理工作对事业单位发展可有可无,缺乏主动服务意识,工作态度不积极、不认真,甚至是玩忽职守,使得档案管理工作效率下降,从而影响到事业单位整体管理水平.
（三）事业单位档案管理制度不健全.事业单位的档案管理工作模式相对滞后,导致档案管理工作缺少科学性与技术性.加上部分事业单位过于重视自身效益,忽略了档案管理部门的管理；未建立完善的档案管理制度；管理人员缺少有关的管理依据,工作自由散漫,随意性较大.此外,档案管理内容涵盖范围,没有将档案信息归档的范围、要求、手续和实践及时归入制定规章制度中,档案管理监督力度与执行力不足,降低了事业单位档案管理工作效率.
二、事业单位档案管理中的应对对策
（一）加快档案管理信息化建设.计算机网络技术的发展与利用,让事业单位档案管理模式发生了明显变化,为档案信息管理的完善提供了新的发展机遇,是事业单位档案管理工作发展的必然趋势,这就要求事业单位有关人员加强档案管理信息化建设,积极参与到事业单位信息化建设中,贡献一份力量.例如在进行档案管理的过程中,事业单位需增加对信息化设备的成本,购买适合自身档案信息管理的先进办公设备,以适应档案管理工作需求；加强管理人员的计算机培训力度,通过组织开展交流会,掌握有关处理方法,为日后管理工作奠定基础.此外,还需加强网上档案管理建设,将云技术引入档案管理工作中,通过信息网络平台,减少传统手工对档案信息摘抄、分析、统计以及查阅的时间,实现信息资源的共享,从而提升资源的利用率与档案部门的管理水平.
（二）提高管理人员的主动服务意识.在应聘管理人员的过程中,选择具备专业技能与综合业务素质较强的人来管理档案信息,以提升档案管理工作质量与效率.此外,管理人员还需树立正确的档案管理服务理念,紧紧围绕事业单位档案管理工作需求,延伸档案管理服务领域,更好地为事业单位稳定发展作出贡献.并树立以利用为中心的业务指导思想,注重研究如何提升档案信息为事业单位建设和发展的服务效益,争取拓宽利用档案信息的新路径,从而提高自身管理的主动服务意识.例如档案管理部门应利用档案信息,借助统计分析方法对档案信息进行编制并加以分类,做好档案信息存档,为领导、相关部门和人员利用提供有力参考依据,对医院经济建设与科技发展起到推动与借鉴作用.同时,为了激发管理人员的工作热情,让他们积极参与到档案管理工作中.此外,事业单位负责人还需在人才培养的基础上,制定相关激励与奖惩制度,对优秀管理人员给予表扬与奖励,帮助他们树立管理效率观念,真正做到人尽其才,物尽其用,从而为事业单位创造经济效益,促进事业单位档案管理工作的有序开展.
（三）建立完善的事业单位档案管理制度.档案管理工作是一项复杂、庞大的项目,管理工作内容机械化,除了需要部门之间的积极配合外,还应建立完善事业单位档案管理制度,提升档案管理的科技含量,保证档案管理制度切实可行.例如档案管理部门应立足实际,从档案管理人员入手,完善单位目标管理考核的各项指标,做好就职人员、新聘人员以及离职、退休人员的档案记录工作,对于转调管理人员的档案,需要根据提档程序进行档案转接,并及时进行编号归类,避免档案信息丢失.此外还需制定与档案管理日常有关的归档、管理、销毁与调阅制定,实施专人专管,保证人事单位的档案完整性,并制定符合本单位管理有关的规章制度,实现档案信息管理的有条不紊.
三、结束语
综上所述,事业单位档案管理中存在的问题,给事业单位工作的开展带来不利影响,只有解决存在的问题,才能提升事业单位整体工作效率与质量.这就要求事业单位有关管理人员认识到档案管理工作对事业单位稳定运行的重要性,给予足够重视,并加快档案管理信息化建设,建立完善事业单位档案管理制度,充分发挥档案管理的作用,从而保证档案管理工作有序开展,促进事业单位稳定发展.
【参考文献】
[1]陈静.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].环球市场信息导报,2016(30):89.
[2]金洁,关钰千.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].企业改革与管理,2015(22):228.
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志