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对优化事业单位档案管理工作
【摘 要】本文从档案管理对事业单位发展现阶段的重要性出发,总结了主要需要解决的问题,并且就档案管理意识、人力保障以及基础支撑等方面提出了改进事业单位该项工作的措施.
【关键词】事业单位；档案管理；优化
事业单位是从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会组织,汇集了专业人员开展专业服务活动,是社会经济顺利运转的重要力量.而档案管理工作立足于档案信息的收录和整理,在事业单位日常管理和全面发展中占据着重要地位,既要为社会提供专业服务信息,也要为单位人员的遴选、录取和提拔等管理活动提供决策支持,因此,在事业单位的运行和发展中发挥着不可替代的重要作用.目前,事业单位分类已基本完成,新的事业单位管理体制和运行机制即将形成,这对档案管理工作提出了新的挑战.如果停留在过去的模式和水平上没有及时适应新环境和新要求,档案管理就难以解决信息整理、转化和运用等工作中的新问题,也就无法跟上事业单位健康有序发展的步伐.所以,为保证新形势和新需求下事业单位能更好地发挥专业技术优势,服务经济社会发展,改进档案工作,提升档案管理规范会水平已迫在眉睫.
一、优化事业单位档案管理面临的主要问题及其后果
（一）档案管理受关注度较低.事业单位经费来源较复杂,有财政全额拨款、差额拨款也有单位自收自支.无论是哪一种经费来源,与行政机关相比,事业单位行政经费都是相对紧张的,因此给予档案经费支持较弱.与此同时,档案工作在事业单位中普遍受关注度相对较低,在管理运用上也更简单.
以人事档案为例,由于工作人员受专业技术限制,流动性较小,一般在新进人员建档后,除了升职等较少的场合需要一些档案变动之外,基本上都处于档案保存的静止状态.因此,主要的精力都放在专业职能的落实上的事业单位在对待档案管理时表现出可有可无的态度较为普遍.由于档案管理没有得到应有的重视,一是该项管理工作被轻视的后果还会造成档案信息的不完整,例如,有的事业单位不按照正常周期完成档案更新任务,甚至只要上级不检查就不开展档案完善工作,造成了相关资料不但杂乱而且缺少重要的信息,一旦面对档案查询或调用等工作要求时,手忙脚乱或不能给予充分满足的情况就常常发生.二是会削弱档案工作人员的管理意识和工作积极性,不但会降低档案工作的日常效率,而且会在面对事业单位的机制变革时,因为缺少创新意识和创新能力而难以适应新的环境,对事业单位的健康成长带来不利影响.
（二）档案管理专业力量较弱.目前,除了如人才中心等少数设置专门档案室的事业单位外,多数的事业单位的档案工作由档案员完成.这种现象较为普遍.档案员身兼数职,在档案工作中投入的时间和精力都严重不足,档案收集的完整程度和齐全程度得不到保障,档案丢失,应归未归的现象时有发生.此外,多数档案员仅接受了简易的任职培训,业务能力弱,以致多数事业单位档案规范化水平低.特别是与行政机关单位不同,事业单位除文书档案、人事档案、会计档案外,还有科技档案和专业档案.科技档案和专业档案是反映专门领域活动的档案,对档案员的业务能力要求更高.档案员专业技术水平较弱,流动性强,已成为了事业单位提升档案管理水平的直接制约因素.
(三)基础设施设备建设不完善.档案工作在需要升级发展的今天,尤其需要在更加先进的基础设施支持下才能达到更高的高度.例如,要使得档案管理脱离“信息孤岛”的困境,实现信息的广泛共享和交流来加大档案信息的价值体现,就需要在硬件设施设备上升级,增加计算机硬软件等提供必要的处理能力和信息流通渠道.而当前的状况显示,事业单位在这一领域的工作中对设施、设备的配备都不是很好.其中,在设施上,事业单位将旧有的办公室直接用作档案管理室的情况很常见,基本的防火安全工作要求都难以保证；在设备上,最多会配备一两部电脑作为基本的录入保存工具,而防止一些纸质材料变异的除潮除湿装备等非常少见.另外,在面对信息化时展环境时,事业单位在档案工作上也逐渐开始进行了一定的信息化改造,但主要是进行了计算机数据储存和联网信息传递,很少采用专业档案管理软件来替代原有的人工管理,因此,难以提升管理效率,在档案服务上落后于当前事业单位发展的需要.
二、优化事业单位档案管理工作的重点措施
（一）营造重视档案管理的氛围.事业单位要更好地服务社会经济的发展,加强档案管理等基础性工作是基本前提.为了将档案工作放在应有的位置上,需要事业单位的各级领导率先深化对这项工作的认识,只有清楚地认识到其中存在的重要价值,利用行政组织的力量直接推动对档案管理的重视就会顺理成章,容易实现成效.同时,要在工作安排和工作计划中,明确档案管理的内容,并对该项工作制定可行的考核和业务指标,将该项工作纳入健康发展的轨道.在上述基础上,逐步形成专门适用于事业单位的档案管理制度,并且制定相应的落实保障措施,从而利用制度化建设来保证档案管理工作在事业单位发展中占据合适的位置,使得档案管理走上持续升级进步的优化道路.
（二）努力强化专业管理力量.档案工作的改善,最终还要落实在工作人员的身上.只有管理力量的强化和升级,档案管理的各项创新改进活动才能得到及时的开展,管理规定也才能一一落实到位.因此,为了强化档案管理力量,首先要配备专门的档案员,以专职人员来保证专业管理,进而通过对专业工作人员的职业道德和专业素质培训上加大工作力度,通过专业工作素质提升来推动日常档案管理工作效率的提升,通过专业创新意识的培育来打开档案工作的新格局.
在当前,为了达到档案管理专业力量强化的目的,事业单位不但要重视管理人员的档案管理专业素养的更新换代,而且要重视对他们的现代信息技术和处理能力的培养,促使事业单位能够真正地将现代信息工具应用到日常档案管理里,为档案的规范化管理和精细化管理提供良好的技术和智力支持,从而借助于先进技术力量来增添档案管理的处理能力和工作质量,更好地满足事业单位转型升级等发展要求.
（三）逐步完善档案管理基础.在提高档案管理意识,摆正管理位置的前提下,事业单位应当按照上级部门要求,逐步提高对这一工作的经费投入,在设施和设备上加大支持和保障力度,有计划、有层次地逐步构建完成专门的档案储存空间.首先应当努力争取为档案提供一个专门的房间作为储藏地,同时,从安全、保密等角度逐一考虑需要配备的设备,将密集架、去湿机等逐步投入使用,并且根据现代档案管理发展的需要,增添网络联通和网络安全设备,在提升档案管理的信息利用率的同时,严格落实安全管理条例,使得档案管理不只是满足当前工作的需要,也具备进一步提升的基础平台,为事业单位的档案管理的规范化、科学化发展增强基础支撑,为档案的信息化综合利用提供更加充分条件.此外,事业单位应当在档案管理实践中提炼出更多的要求,启发相关软件设计的思路,为形成专门符合事业单位特点的档案管理信息化工具做好反馈工作,为整体的管理水平提升提供动力.在落实上述重点措施的基础上,事业单位在档案管理中应当积极总结成熟的经验,提炼出档案管理对本单位发展的重要价值,在服务决策、指导基层、推动经济等方面呈现出新的面貌,为档案管理优化工作形成良性循环提供动力.
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