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基于规范化综合档案室的建设实现科研单位档案可持续
【摘 要】传统的分散档案保管模式影响了档案价值的开发与利用,因此通过规范化综合档案室的建设,才能够更加有效地提高档案的利用效率,实现科研单位档案的可持续发展.【关键词】规范化；综合档案；可持续发展
科研单位档案内容涉及范围广、数量大,基于传统管理模式下进行档案信息的查询使用,费时费力.因此,只有建立现代化、规范化的综合档案室,才能够满足科研单位的发展需求.一、在科研单位基于规范化建立综合档案室的必要性建立规范化的综合档案室,有助于为科研单位对档案信息资源的开发与使用奠定物质基础.同时,这种规范化综合档案管理模式,有效地优化了管理的方式、提高了管理的效果.其优势主要在于：一是有利于单位的建设和发展.二是有利于单位整体素质的提升.三是有利于与其他单位的交流和学习.四是是有利于维护档案的完整、安全.五是有利于对方案进行充分的开发与使用.六是有助于科研单位推行科学管理手段,实现自动化办公,为建立现代化档案管理模式打下了坚实基础.
二、基于规范化要求为科研单位建设规范化综合档案室（一）完善档案综合管理机构及制度建设.基于“统一领导,分级管理”的建设准则,完善档案管理现有体制,建立领导担任一把手,办公室主任及各研究部门配合管理,档案工作者具体操作,其他部门协调帮助,科研单位及各部门员工共同参与的分级明确的管理体系；同时,档案管理网络,可以根据人员的变更及时做出调整.另外,要完善不同种类档案归档及管理制度的构建,确定各员工具体的责任,做好档案的定期存档、检查、移交和管理工作.
（二）强化单位整体的档案意识.在单位内部通过张贴海报、电视讲话、开大会等方式为全体工作人员宣传档案法律法规知识,提高大家对档案的管理意识,通过强化科研单位工作者的档案参与、管理、监督意识等方式,帮助科研单位构建良好的档案管理氛围.（三）建立健全档案考核制度.要坚持目标设立的三项原则：一是形成共识,让单位的发展目标和规划对职工的行为产生牵引作用.二是细化目标,即进行目标的指标分解和时间分解.三是责任到人,把总目标分解为单位目标、部门目标和岗位目标,使任务分工到岗、责任落实到人.另外,要做好政策上保证措施的制定.在档案工作开展中,要加大档案工作手册的印发,要做到每人一本,让所有工作者都明确自身的工作职责与义务；在每年年终考核的时候,要对与专职档案管理人员进行年终考核,从而激发档案管理人员工作的积极性.比如在科研单位,就可以将各部门档案管理工作的实际效果,纳入到年终绩效管理指标体系考核当中,对于档案材料管理不完善、移交不及时的进行处罚,对于完成好的给予奖励,从而激发大家的工作动力.（四）做好档案整理工作.科研单位的科研成果都是数辈人经过努力后的智慧结晶,因此做好档案管理工作十分重要.由于早期工作忽视了档案管理的重要性,因此在后期要发动退休人员捐赠过往档案资料,通过查补缺项、及时补漏的方式,提高档案的完整性.
三、完善规范化综合档案室的建设,实现科研单位档 案可持续发展
（一）建立科学高效的数据库管理系统.科研单位应该基于单位发展的实际状况,建立符合自身发展的数据库管理系统,以使用便捷、管理严谨为原则,提高档案的保密程度,避免重要档案被窃取或者泄露,确保档案的安全可靠性,优化档案工作质量、提高管理效率,实现规范化管理的目的.另外,要根据“轻重缓急、急用常用优先”原则,有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工.通过依托数字化档案手段,打造文件级目录数据库,并将重要的、使用次数多的纸质类档案编制成全文数据库,并有针对性地打造音频、图片等多媒体数据管理平台.
（二）增加档案利用方法.为科研提供服务、打造和谐氛围的时候都可以利用到档案信息资源.因此,科研单位可以定期进行科研成果展览、专家点评等方式,为单位内部建立完善的档案文化.并通过这种方式为管理层的决策与相关制度措施的制定,提供有价值的、可靠的具体资料.
（三）完善档案的安全管理.首先要增强档案的实体安全管理.在档案管理中,可以在档案室安装防盗门窗、电子温度控制器等；同时也要做好档案室内的蛀虫、霉菌的灭杀；切实落实各项档案管理要求,使用无酸纸装具安放归档档案、使用档案收纳盒保管纸质档案等.其次强化数字档案的安全管理.在数字档案管理中要完善数字网络安全管理制度,积极引入先进的信息安全管理措施及模式,从而实现对外部攻击的有效抵御,进而强化自身信息安全保护能力与隐蔽性,提高数字档案信息管理的安全程度.另外,要做好风险的分析与估测,制定紧急应对方案.最后要推行异地备份科研单位档案制度.在异地进行科研档案的备份是保护档案的一种有效手段,但是在此期间必须提高档案管理工作者的风险预防意识,强化综合档案室的风险应对能力,保证科研单位档案的可持续发展.
四、结语
综上所述,完善规范化综合档案室的建设,将提高档案信息的利用效果及价值,实现科研单位档案建设的可持续发展.
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