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文档一体化管理理论运用于实践工作中
文/云南省交通中心医院 杨蓓
【摘 要】本文阐述了实行文档一体化管理的意义,分析了目前文书与档案管理的现状,思考文档一体化管理实施的途径,真正做到将理论付诸实践.
【关键词】文档一体化管理；实践工作；思考
文档一体化管理理论在我国自20世纪80年代提出发展至今,已得到档案界的普遍认可,但在现行体制下却难以实施,基层医院的文件管理与档案管理目前还是按传统管理模式分属不同的体系,出现“重现行文件轻半现行文件”的现象,给目前的文档管理带来诸多的问题,随着国家医疗事业的不断发展,分而治之、发展不平稳的管理模式将会给基层医院文档管理造成无法弥补的损失,要将理论运用到实践仍然有很长的路要走.
一、文档一体化管理的基本内容
（一）文件与档案的关系.文件是人们处理当下事务的工具,档案是人们进行实践活动的历史记录,二者的管理对象一致,管理内容和形式相同,文件是档案的前身,档案是文件的最后归宿,它们的区别主要在使用价值上.文件转化为档案,是从前一个阶段进入后一个阶段,不存在根本的质的变化.以使用价值不同而将同一事物割裂开来进行管理,在实践活动中,势必造成重复、繁琐以及衔接上等诸多问题.我国的现行体制是文书管理与档案管理分属于不同的行政部门,在行政职能上缺乏一种自然、紧密的联系,二者执行的规范、标准不统一,完整的文件运行过程被人为分割在两个管理模式中,文书工作注重的是“目前能用”,只要能用,文件的定稿、编号,甚至办理程序都不会考虑后面的档案管理,而档案工作注重的是“现在存,将来用”,也无法从档案管理角度干预文书工作,你交什么,我就收什么,从现行文件到半现行文件之间人为因素太多,随意性强.
（二）文档一体化的含义.文档一体化指得是对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理,包括管理体制的统一设计、组织机构的统一规划、管理人员统一配备、管理制度统一规范等等.
（三）树立“大文件”的观念.长期以来,人们对文件的认识只局限于“红头”文件,其他的书面材料都被排除在外,随着我国社会经济的发展,基层单位处理的事务越来越多,仅以红头文件已不足反映单位社会活动的面貌.陈兆祦教授将文件定义为“文件就是组织和个人在社会活动中,为了互相联系,记载事务、处理事务、表达意志、交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料（用现代的话来说,文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定信息的物体）”.现代文件和历史档案都是大文件中不同阶段的两个部分.如果还以狭义的文件观开展工作,“前不顾后,后不管前”“分而治之”的管理模式,漏收、缺项、各行其是等等现象将依旧存在,对档案事业的发展非常不利.因此,文书和档案工作人员应树立“大文件观”,使文书与档案有机结合,无缝对接.
（四）文件生命周期理论.大文件观的理论基础是文件生命周期理论,文件生命周期理论将“历史档案”扩展为“现代文件”,将档案的研究方法从简单、静止的方法变成系统、动态的方法,它把从现代文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程.它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程.文件生命周期理论产生于20世纪30年代,为解决文件数量剧增问题,出现了对馆前文件进行管理的文件管理中心,并由此产生了文件生命周期理论.文件生命周期理论认为：文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的运动过程；由于文化价值形态的变化,这一完整过程可划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在的对应关系.文件的运动过程如同生命,文件从产生、到档案室保管、利用再到销毁或档案馆作永久保存,是一个完整的运动过程.因价值的不同,又分为现行、半现行、非现行三个阶段,单位文书部门和档案室主要管理前两个阶段的文件.现行阶段的特点是文件对机关的现行作用最为突出,机关需频繁利用.半现行阶段的特点是文件对机关的现行作用开始衰退,利用率也逐渐降低.以上两个阶段的服务对象以机关内部为主.非现行阶段的特点是文件对机关的作用基本丧失,其中大多数因没有历史价值而被销毁,少数具有长远价值的则需要保存,此时服务对象扩展到社会各界,保存场所也转移至档案馆[3].因此,文件从现行到半现行再到非现行,是一个前后紧密衔接的过程,文档一体化管理遵循的是文件从产生、变化、最终归宿的运动规律,有效体现了文件运行的全过程.
文件生命周期理论虽然产生于大量的纸质文件基础上,但它仍然适用于目前的电子文件,二者同样存在着产生、变化、最终归宿的运动过程,而电子文件的运动过程更加复杂.档案管理人员对电子文件的管理应延伸到管理系统的设计中,实行全程化管理.
二、实施文档一体化管理的意义
（一）有利于提高工作效率.将原来的各自独立的文书管理体系和档案管理体系纳入到一个系统中统一管理,科学协调,减少不必要的工作环节,避免不必要的重复劳动,节约人力、物力.大部分基层医院,在文秘与档案岗位人员安排上,一般是一人双岗,既是文秘工作人员,又是档案管理人员,文件移交与接交也是同一人,再坚持繁琐、重复的文书和档案管理两个体系间的转换已无实际意义.一人双岗,也为文档一体化的具体实施提供了现实的基础.
（二）促进文件和档案工作的整体发展.文件和档案工作是一个有机联系的整体,没有高质量的文件,就没有高质量的档案.充分利用信息建设的平台,将文件管理系统与档案管理系统合二为一,在文件产生之初,档案的归档立卷鉴定工作同步进行,两项工作互相促进、共同发展.
（三）便于建立统一的规范和标准.文件与档案是同一个事物,不同阶段的两个部分,执行的规范、标准不统一,影响了文件的运转.档案人员在接收文件时,要求文件规范、完整、不重复,由于执行的标准不一致,移交人与接交人意见分歧是常有的现象,面对残缺的文件,为尽量保存原始记录,档案工作人员不得不“委曲求全”地接收缺页、重号、甚至是复印的文件.只有统一了标准,并在一个框架中运行,才有利于文书工作和档案事业的健康发展.
三、当前基层医院文档工作的现状
（一）文书与档信息系统的发展不平衡,重文轻档.随着我国同际化的进程不断加深,为满足广大人民群众不断的健康需求,进一步规范医疗行为,国家卫计委开展了医疗行业标准化建设活动,其中最大的一项是按标准对医院进行等级评审,在636款标准中,有对文件管理的要求,却只字未提档案管理建设.“医改”以来,国家大幅减少投入,将医院推入市场,追求利益最大化成为各级医院运行的最高目标,等级医院评审标准是目前医院开展各项工作的指南,标准中未涉及且又不能产生直接经济效益的档案工作,要由各医院主动积极地开展现代化建设是难以做到的.目前各级医院的运转都在信息系统的支持下进行,从质量控制到窗口服务,无一不是通过网络运行.医院的文件由医疗文书和行政文书组成,在现代化建设进程中,纸质病历已被电子病历所代替；行政文书根据医院评审标准,建立了办公系统（OA系统）,OA系统中的归档部分仅仅是文书体系的归档,并不是严格意义上的档案管理,目前大部分基层医院的档案管理仍为传统手工纸质方式.
（二）文书管理系统与档案管理系统是分离的.基层医院的文书管理系统在现行阶段是电子形式,进入半现行阶段为纸质形式.由于电子文件的凭证作用目前仍未完全得到确立,《医疗事故处罚条例》中的“举证倒置”,先认定医务人员有罪,医务人员再通过各种证据来证明自己有罪或无罪,医疗文书的痕迹管理就成为各医院管理的重要内容,医务人员和患者双方签字的纸质病历是医疗文书不可缺的部分,医疗文书档案管理只能以纸质文件为主.目前文书管理软件与档案管理软件分属不同的系统,数据不对接,文件在现行阶段运行完后,归档前还需将电子文件打印成纸质,再移交档案室,档案工作人员又通过人工录入或扫描等方式再转为电子档案,繁琐、重复的劳动,使档案工作人员对档案信息系统建设热情度不高.
四、着力解决实际工作中的障碍,真正实现文档一体化管理
文档一体化管理的理论已建立多年,许多档案工作人员也在积极开展一体化管理的实践活动,特别是近年来信息技术的迅猛发展,为一体化管理建立提供了条件,但由于体制等多种原因,真正实现文档一体化,还有很长的路要走.
（一）自上而下,从组织结构上建立统一管理机构.文书与档案从产生之日起,就带有强烈的行政色彩,不从行政设置上解决文档一体化问题,文书与档案管理的脱节将会一直存在下去,文档一体化的理想只能停留在纸上.将分属于不同管理体系的文书管理与档案管理合二为一,在国家层面成立文档统一的行政管理机构,统一组织领导,统一人员管理、统一制度规范等等.
（二）统一标准,积极开展文档一体化的信息建设.目前文书管理与档案管理各自为政,标准混乱,一个文件,前端与末端执行的标准不一致,造成工作人员无所适从,最终只能以档案管理人员的“妥协”来完成文件移交任务,给档案事业的发展造成不利影响.要改变现状,应由国家出台文件管理的统一标准、规范.积极开展文档一体化的信息建设,规范电子文件的管理,解决公办信息系统与档案信息系统不配套等问题,使档案管理人员对文件的前端进行控制,文书管理人员对文件的终端负责,提高工作效率,降低工作成本.
（三）加大宣传力度,增强全民档案意识.在医疗行业,档案室被边缘化是普遍现象,除经济原因外,与人们的档案意识较为淡薄不无关系,从国家卫计委制定的医院评审标准中无档案管理建设的要求就充分体现了这一点.加大宣传力度,树立全民档案意识是一项艰巨的任务,只有上级部门重视,才有下级单位的执行.
（四）建立准入机制,提高职业技能.基层医院文书管理人员与档案管人员的职业素养参差不齐,通过建立文书与档案人员准入机制,提高职业技能,培养既懂文书又懂档案还能操作计算机的工作人员,为文档一体化管理提供强有力的人才保障.实行文档一体化是解决目前现行、半现行、非现行文件运行过程中矛盾的最佳途径,也适应高速发展的信息化建设的需要,文档一体化是档案管理工作的发展趋势,只要我们不断努力和探索,将理论和实践相结合,就一定能探索出适合我国国情的文档一体化管理模式.
【参考文献】
[1]潘连根.文件与档案研究,安徽大学出版社.
[2]陈兆祦.再论档案的定义—兼论文件的定义和运动周期问题,档案学通讯,1987（2）.
[3]冯惠玲,张辑哲.档案学概论（第二版）,中国人民大学出版社.
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6、医学教育管理杂志