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基于信息化的社会组织能力建设
张 琪 鲁俊宏
（上海对外经贸大学,上海 201620）
摘 要：目前我国社会组织的内部管理水平不高,这直接影响了我国公益事业的健康快速发展.文章所述项目在对社会组织的业务流程进行调研的基础上为社会组织量身ERP系统,帮助社会组织提高内部管理水平和信息公开透明度.该项目以“牵手上海”为例,调研并分析慈善组织在信息化方面的需求,最终解决社会组织缺乏信息化管理的问题.
关键词：社会组织；能力建设；信息化；内部管理水平；公益事业 文献标识码：A
中图分类号：C916 文章编号：1009-2374（2016）20-0195-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.20.097
1 概述
社会组织一般是指非政府、以公益事业为首要追求目标而不是利润最大化的社会组织.社会组织的发展与发达也标志着一个文明的进步,是当今社会中一个非常重要的组成部分.随着我国社会组织数量的空前增长和投身公益的人的大幅增加,社会对社会组织的需求也越来越大.如今我国的社会组织还处在一个初期发展阶段,社会组织的内部管理水平欠缺,并普遍缺乏公信力,这直接影响了我国公益事业的健康发展.我们认为,要解决这一问题,可以从各类企业身上借鉴方法,因为从根本上说运营一家社会组织和一家公司除了终极目标不同外,其内部架构和运营模式还是大同小异的.当今各大企业几乎无一例外都采用ERP对企业各大模块进行整合、实现全面信息化,进而提高企业整体运行效率.而这样一套系统同样可以运用到社会组织中来解决其内部的管理问题,但对于不以利润最大化作为终极目标的社会组织来说,引进ERP系统无疑将耗费一笔其无法承受的巨资,所以我们只有寻求其他解决途径.好在如今网络上有像ODOO这样的开源软件,其本身是免费并且公开下载的,ODOO的研发初衷就是为了提供商业ERP的开源替代品,任何人都可以对ODOO进行自由使用并修改.这对于社会组织来说是再适合不过了,只要有相关的技术人员,就可以借用ODOO根据社会组织自身特性为其量身打造一套信息化管理系统.
2 社会组织现状
2.1 社会组织面临的问题
社会组织,在我国是指相对于政党、政府等传统组织形态之外的各类民间性的社会组织.通过实地调研发现,社会组织在信息化方面存在很多问题,最重要的是,由于社会组织的特殊性、信息的不透明将会直接导致善心人士对于捐助事宜无法建立信心,进而导致社会组织的日常事宜很难进行.在调研和相关采访中,总结出如下三种问题：第一,社会组织的财务信息透明度很难得到提高.社会组织基本上都建立了自己的网站,但是往往无法保证及时更新；第二,在较大型活动中,志愿者的管理会出现混乱情况.社会组织的志愿者人数较多,地域分布较广.常用的Excel已逐渐无法满足社会组织在志愿者管理上的需求.志愿者的管理一旦出现混乱,将会直接导致大众对该社会组织的专业度产生怀疑；第三,项目管理方面常出现不及时性.往往一项事宜在即,却出现各方面都没有准备到位的情况.
2.2 社会组织现有的需求
通过对社会组织所存在的问题进行分析,得出如下三个方面的需求：第一,提高募捐等财务信息透明度.对社会组织来说,募捐款项和物资信息的彻底公开是提升其公信力的有效方式；第二,合理管理志愿者的信息.志愿者从侧面反映出项目的专业化程度.有秩序的活动流程无疑会美化大众对社会组织的印象；第三,将项目管理进行流程化,有效率、专业地做好每一个项目,及时地更新项目动态.
2.3 牵手上海现状及问题
牵手上海是一个在上海成立于2004年的社会组织,并于2010年在上海正式注册为非盈利社会组织.牵手上海目前的公益项目主要分为三大类,分别是教育项目、儿童健康项目、老年关怀项目.牵手上海现已建设自己的中英网站,各类基本信息几乎都能体现.存在的问题主要出现在其内部的管理上.
牵手上海内部的管理基本上都是采用Excel来完成的,这对实现信息同步化带来诸多不便.在项目管理中,使用Excel进行管理就十分繁琐且容易造成混乱；在捐赠管理上未实现信息公开化,并且缺乏信息公开透明化的意识；在财务管理上,由于是采用Excel管理,历年的财务数据难以整合并服务于新项目；在人力资源管理上,包括志愿者的管理及培训以及数据的更新都非常的耗时耗力.
为了解决牵手上海社会组织以上的问题,我们选取了ODOO（前OpenERP）对其进行信息化的初步尝试,以帮助牵手上海内部管理上可以快速便捷的实现信息录入、数据实时更新和分享,从而实现全面信息化,进而有效整合并利用组织的资源、整体的提高组织的运作效率.
3 ODOO
3.1 ERP软件
3.1.1 ERP介绍.ERP（Enterprise Resource Planning）又称为企业资源计划系统,是指对企业资源进行有效共享与利用的系统.
3.1.2 开源ERP.随着时代的发展,ERP的使用率越来越高,企业基于市场竞争的压力,在IT方面有持续投入,但是以上这些投入需要极其高昂的费用支撑,这使得诸如社会组织这类的组织机构无法进行实施.开源ERP软件ODOO的出现很好地解决了这个问题.免费且开放,源代码的完全公开和网络上详尽的安装使用信息,都使其更加适合社会组织的属性.除此以外,ODOO的操作界面友好、可操作性强,对非IT人员来说一般只需稍作培训便可上手操作,所以ODOO对员工的时间成本及社会组织的资金成本要求不会苛刻.
3.2 ERP实施
3.2.1 需要注意的问题：
第一,选择适合社会组织的ERP产品.由于社会组织性质的特殊性,不是所有ERP产品都可以直接适用于社会组织.选择合适的ERP的产品,必要的前提是对组织的需求理解深刻.选择合适的ERP产品更有利于在具体实施过程中员工更易上手.因为ERP产品的每一项功能都和实际工作流程是吻合的,这对于员工合理的使用ERP产品都是非常有利的.
第二,确保能正确实施ERP的IT人员.有了合适的优秀的ERP产品并不是成功实施ERP的终极一步,帮助社会组织对ERP产品进行实施的IT人员也影响着最终实施的成败.好的实施顾问需有相关的实施经验.虽然书本中也有实施ERP的所有流程和相关的所有的知识点,但是书本里教的毕竟只是基本的知识,在现实世界中,在实施过程中的可能性很有可能是书本中无法预料到的.优秀的有经验的实施顾问在面对全新的不同领域公司的问题时,以往的经验会提供灵感,想出合适的解决策略或者能够更快地找到相关案例中的解决策略作为参考,这对于首次想要将ERP系统运用到社会组织中,也可以提高实施的成功率.
3.2.2 具体实施：
第一,项目管理.项目管理模块主要包括任务、计划和技术支持等.这几块分别细分为记录每个任务的时间表线,使用集成的协作记事本任务,允许任务委派；管理任务的估计时间,记录工作活动的任务；追踪问题和错误,提供时间表支撑项目的问题管理.将每一次社会组织举办的项目中的每一个流程都单独处理,除了确保每个流程的合理性之外,更容易发现细节问题,为项目的成功实施增加了一份把握.
第二,财务管理.财务管理模块在社会组织中是除了项目管理外最重要的模块.社会组织每年都会收到来自社会各方的捐助款项,除了社会组织内部的日常开销外,如何对各款项合理的分配使用,并保证财务透明,这一重责则通过财务管理模块进行管理.
第三,人力资源管理.人力资源管理模块主要包括人才管理、附加特性、考勤跟踪、合同列表等.这几项分别细分为管理招聘流程,组织员工定期评估；管理假期、请假和分配请求,管理员工的费用；管理计工单,允许管理人员核准工时单,出勤率；记录每个员工的合同,管理工资单.该模块可以应用到志愿者管理模块上,已在社会组织登记的长期志愿者和针对每一场活动的临时志愿者的详细信息都可以在这个模块中详细记录,并且可以通过软件定期给志愿者发布近期活动动态.
第四,社交通讯模块.社交通讯模块主要包括微会议、及时分享、文件共享等.微会议模块可提供一个线上人员沟通交流的平台,一些小型远程会议可通过此模块完成；及时分享即每个内部成员可及时上传志愿者活动的最新进展和活动总结,或者分享活动中有趣的故事和自己的感想,分享形式文字、图片和视频等形式不限；文件共享即内部成员之间可通过此模块共享文件.
3.2.3 实施后续跟进：
第一,对员工进行ERP培训.ERP作为新技术,高品质的培训活动才是ERP实施成功的最后一步.尤其是软件型产品,成功地安装调试好并上线远不是评价其是否成功的所有因素.若操作者不能正确地操作好ERP系统,那就只会是前功尽弃.故而对员工开展ERP的相关培训可以帮助员工认识ERP产品,并且帮助员工学习在实际工作中如何使用ERP产品完成自己的工作相当重要.在培训中,培训师有必要告诉员工操作中可能出现的问题,这样在未来的工作中即使遇到问题,员工也可以自己解决或是寻求专业帮助.
第二,持续改进ERP.社会在不断进步,社会组织也在不停成长.在不停变动的氛围中,要保持对ERP系统的实时更新,以吻合现实的发展步伐.顺应时展,及时调整自身,ERP系统的实施才算是真正的成功了.
参考文献
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[6] 马少珍．慈善社会组织信息公开化建设研究[D]．湖南师范大学,2013．
（责任编辑：周 琼）
社会组织论文范文结:
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