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信息化时代档案业务安全管理
摘 要：随着信息技术的不断发展,人类进入了信息化的时代,人们的生活和工作与信息技术的联系变得非常紧密,信息技术在各个行业的广泛应用推动了行业的变革.档案业务管理应用信息技术是行业发展的必然趋势,促使档案业务管理出现了较大的转变,开始向着数字化和网络化发展,档案管理更加快捷和方便.但信息化档案管理也存在着很大的缺陷,那就是档案的安全性无法得到有效保证,这是当前档案管理亟待解决的问题.本文主要对信息化时代档案业务安全管理对策进行分析和探讨,希望可以对档案管理起到借鉴作用.
关键词：信息化时代 档案业务 安全管理 对策
随着档案业务管理信息化程度越来越高,档案安全风险也在不断地增加,这就需要采取有效的档案业务安全管理措施,确保档案的安全性和完整性.信息技术为档案管理工作带来机遇的同时,也使其面临巨大的挑战,这就需要加强档案安全管理,确保档案信息安全.
一、信息化时代档案业务的优势
信息技术具有独特的优势,主要是信息存储量大、传播速度快.在档案业务中运用信息技术可以快速完成档案查询工作,还可以通过网络实现远程信息传送和资源共享.传统的人工档案查询需要花费大量的人力和时间,是对资源的一种浪费,而且人工查询难免会出现疏忽和纰漏,使档案的整理和归档变得异常繁琐,而且时间上得不到保证.而信息化档案业务更加快捷和方便,计算机可以分析和整理数字信息,让档案信息的收集、存储和归档变得更加智能化,后期的查询和统计也可以通过计算机操作来完成,减轻了档案业务人员的负担,把他们从繁重的查询业务中抽离出来,有利于工作人员档案管理能力的提高.另外,传统的档案都是纸质的,存储难度比较大,一旦受潮或者是淋雨都会遭到损坏,而电子档案的存储非常方便,受外界环境的干扰较少,保存时间相对于纸质档案来说会更长.
二、信息化时代档案管理面临的安全挑战
信息技术应用到档案管理中可以一分为二地看待,信息技术给档案管理带来了好处,使得档案管理变得快捷和高效,减轻了档案管理的负担,这是信息化时代档案管理的优势,但是信息技术的应用也给档案管理带来了巨大的安全隐患.信息化时代档案管理的安全问题主要表现在两个方面,一个是计算机本身的问题,另外一个是人为因素.网络是一个开放的平台,本身就存在着安全隐患,一旦出现的攻击会导致电子档案的损坏,计算机硬件经常会出现故障,也会导致电子档案的丢失；人为损坏主要表现在工作人员的计算机操作水平不高,不当的操作会造成电子档案的损毁,档案遭到窃取时如不能及时发现,将会造成严重的档案失窃事故.
三、信息化时代档案业务安全管理对策
（一）提高档案管理人员的专业技能和职业素养
档案管理不管如何智能化和自动化,信息系统的建立和维护还是需要人去完成,所以在信息化时代加强档案安全管理就要从档案工作人员入手,要提高他们的信息技术应用能力和安全意识,这样在出现恶意篡改档案信息事件的时候,工作人员就能及时发现和处理,确保档案的安全性.加大对档案管理人员的培训是提高档案安全性的有效手段,不但要培训其档案理论知识和计算机应用能力,还要提高档案管理人员的责任心,这样可以有效提高电子档案的安全性.
（二）提高计算机自身的安全性
计算机本身存在安全隐患会直接影响电子档案的安全性,想要提高档案信息的安全性还要从技术层面入手,采取有效的技术手段确保档案信息的安全.首先,要在计算机系统中设置身份准入权限,这样就能控制档案的访问权限,防止不相关人员窃取档案信息；其次是在存储档案的时候进行加密,把档案设置成只读模式,档案基本上不存在被修改的可能,可以有效保证档案的安全.最后,进行备份也是保障档案安全的重要手段之一,定期对档案备份非常关键,当计算机中存储的档案受到损坏时可以用备份文件,提高了电子档案的安全性.
（三）建立健全档案管理的制度
想要确保档案管理的成效,就要制订严格的档案管理制度,使档案管理更加科学规范,要明确档案管理人员的责任,每个人必须对自己管理的档案负责,一旦出现档案丢失或者损毁事件要追查原因,责任明确到人,这样可以提高档案管理人员的责任心,让他们在管理的时候更加谨慎,降低不安全事故的发生率.另外,档案的复查工作也要贯彻和落实,这样才能保证电子存储档案和原始档案的一致性.
四、结语
总之,信息化时代下的档案业务安全管理面临的挑战非常大,需要通过提高管理人员的专业技能和职业素养、加强技术层面的保障、建立健全档案管理的制度等措施,提高档案业务安全管理的质量,确保档案的真实性和安全性
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