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外文图书招标采购履约管理

摘 要 外文图书供应商在中标后存在不能按照应标承诺诚信履约的现象.外文图书采购人员依据合同进行履约管理,有利于提升外文图书采购工作水平,也可以使图书馆与优质外文图书供应商保持长期稳定的合作.文章根据外文图书采购工作实践,指出图书馆外文图书供应商在工作中易发生的偏差,提出通过签订详细的供货合同、制定严格的惩罚措施、建立合理的履标评价机制等措施,使履约管理制度化、正规化,实现图书馆与外文图书供应商的共赢.

关键词 外文图书招标采购 履约管理 履标评价

引用本文格式 刘亚芹. 外文图书招标采购履约管理[J]. 图书馆论坛,2016(10):90-95.

Performance Management of Foreign Language Book Acquisition by Public Bidding

LIU Ya-qin

Abstract It is beneficial to improve the acquisition of books in foreign languages and to maintain a stable long-term relationship between library and quality book suppliers,if acquisition librarians manage book suppliers’ performance on the contract basis. This paper indicates the shortages in library acquisition of books in foreign languages and proposes to institutionalize and formalize the performance management by concluding a detailed supply contract,making strict punishment provisions,and building a reasonable performance evaluation system,thus creating a win-win situation for library and foreign language books suppliers.

Keywords foreign language book acquisition;public bidding;performance management;performance evaluation

《中华人民共和国招标投标法》实施16年以来,通过招标方式采购外文图书逐渐成为图书馆外文图书购置的主要渠道.虽然围绕图书招标采购的研究很多,但对于外文图书采购招标之后的合同执行及履约研究寥寥.2016年1月,笔者用“履约”和“履标” 作为关键词,在中国知网(CNKI)期刊全文数据库中的图书情报与数字图书馆分库中进行检索,查找到0条结果.用“履约”作为主题检索,查找到10篇关于图书馆方面的文章,其中有4篇是关于期刊采购履约管理方面的研究,5篇是关于中文图书或教材招标采购方面的研究,1篇是关于人力资本管理方面的自我履约.用“履标”作为主题检索,查找到3篇论文,其中樊国萍的《中文图书供应商履标报告撰写及其分析研究》重点关注履标报告的撰写问题[1];李霜梅的《图书招标中的不完全信息动态博弈及有效控制》提出要从标书的撰写、评标和履标过程中准确地传递信息[2];笔者的《外文图书供应商评价标准探讨》提出通过履标评价验证所选外文图书供应商的准确性[3].

目前专家学者对外文图书供应商的评价研究大多集中在招标前和招标过程中利用各种方法进行评分上,因此图书馆并不缺乏完备的合同或招标文件,也制定了相关的评分标准[4].不过,图书馆外文图书采购人员急需根据外文图书供应商的实际履约情况,对其进行履标评价及履约管理.

1 对外文图书供应商实行履约管理的意义

图书馆外文图书采购具有订购批次多、到货周期长、书目不确定、外文图书不透明等特点,在招标时能确定的只有采购金额,大多数图书馆招的是“资格标”.为了获得供货资格,外文图书供应商在应标时对图书馆提出的技术需求普遍表示完全响应,但是在履约过程中发生偏差的情况屡见不鲜.图书馆对外文图书供应商进行履约管理的意义如下:

1.1 有利于提升外文图书采购工作水平

图书馆外文图书采购的目的是将符合馆藏书建设方针的外文图书及时采购到馆,满足读者需求.外文图书供应商为图书馆提供的服务包括:(1)根据图书馆提供的关键词制作专题书目;(2)为图书馆指定的读者群体举办现货书展;(3)根据图书馆的订单配送图书;(4)为到馆图书提供编目数据或图书编目外包服务;(5)账目结算;(6)提供等.外文图书供应商必须严格履行应标承诺才能保证图书馆外文图书采购工作质量.图书馆的履约管理力求科学合理、严谨细致,以公平公正为原则构建履约管理体系,通过建立评判外文图书供应商的履标评价表对外文图书供应商的履约情况进行监督与考核.图书馆外文图书采购人员只有随时跟踪监督到货情况、及时统计相关数据、定期评估,保证每个环节管理到位,才能发现不足,督促外文图书供应商及时整改,从而提高外文图书采购工作质量.

1.2 有利于图书馆与优质外文图书供应商保持稳定合作关系

国内具有外文图书进口资质的外文图书供应商数量有限.外文图书到货周期长,若频繁更换外文图书供应商,会出现订单已经执行无法撤消等问题.图书馆每年对外文图书供应商进行履标评价,逐步形成各外文图书供应商的信用记录,为下一轮招标建立理性依据.如果外文图书供应商在履标评价时能够达到“满意”的标准,图书馆与之续标,不但节约采购成本,而且可以保证图书馆与优质外文图书供应商保持长期稳定的合作.

2 外文图书供应商工作中易发生的偏差

2.1 工作失误

因外文图书供应商工作人员缺乏责任心或出差等未及时回复订单,导致图书漏订.因外文图书供应商忽视招标要求而导致标书被废;甚至因其忘记投标时间从而错过了一直有合作的图书馆的招标会等.以上种种失误会直接影响图书馆外文图书采购任务的顺利完成.

2.2 到货周期长

外文图书供应商收集到各图书馆的订单后向外文图书出版社或国外代理商发订,批量采购的图书往往要在国外集货,凑够一定数量后起运.进口图书还需要办理报关等手续,到国内仓库后还需经过验收,按批次配送到各个图书馆.每个环节都有可能延误到货时间,如遇到不可抗拒因素或法定节假日,到货周期还要顺延.

2.3 报价不准确

外文图书采购人员在验收时经常会发现图书的到货结算与预订不符,除去汇率变动的因素,表现在币制变动和浮动两方面.例如,有些图书用美元报价,到货时用英镑结算;有些图书发生出版社调价而外文图书供应商未及时告知.

2.4 专题书目制作质量不高

为了满足读者对外文图书的需求,图书馆采购人员会定期向重点读者询问其所需外文图书的关键词,要求外文图书供应商根据关键词制成电子版专题书目,经外文图书采购人员筛选、查重后交给读者选订.实际工作中,外文图书供应商提供的专题书目,有些制作粗糙、重复;有些虽然质量高但是制作周期过长.

3 图书馆履约管理措施

3.1 签订详细的供货合同

招标完成后,图书馆要在同外文图书供应商签订的外文图书采购合同中明确双方责、权、利,将招标技术需求书中要求的所有细节写入合同.针对外文图书供应商容易存在的问题,合同中应包含但不限于以下内容:

3.1.1 建立便捷畅通的沟通机制

图书馆外文图书采购人员在图书购置过程中需要随时与中标供应商的销售人员通过电话、电子邮件等方式联系沟通.外文图书供应商应指派专人负责处理、解答外文图书采购人员在订购过程中遇到的各种问题,并保持经常性沟通,了解和掌握图书馆外文图书采购需求.合同规定以下问题需要外文图书供应商及时响应:(1)订单上的数据如果与实际图书出现题名不符、国际标准书号变更、出版社不同等,需告知外文图书采购人员;(2)对于无库存或绝版等情况,需确认是否存在品相好的二手书并报价;(3)发现重复订购、特殊装订、特殊开本,应联系外文图书采购人员核实是否订购;(4)未装订图书如散页、试卷,以及开本过小(如64开)的图书直接退订,并告知图书馆外文图书采购人员及时更改采购数据.

3.1.2 对到货周期提出明确要求

合理的到货周期是保障外文图书加工、编目流程正常进行的关键.如果到货周期过短会导致外文图书积压在加工、编目环节;如果到货周期过长会导致加工、编目人员无书可做,还会使图书馆某段时间内无新书上架,影响图书馆的文献保障率;如果到货不均匀会影响图书加工、编目工作安排.目前外文图书订购的到货周期在3个月左右,图书馆外文图书采购人员在每月月底统计3个月之前订购外文图书的到货率,并及时发邮件催促90天未到图书.对超过180天尚未到的图书,图书馆有权续订或取消订单.外文图书采购人员取消订单后,要将书目信息及取消原因通知订购读者,并协助读者通过其他方式获取该图书内容.

3.1.3 严格监督图书

外文图书采购人员只有严格监督图书才能控制招标经费的使用额度.外文图书供应商在收到图书馆的订单时就需要核对订购,将涨价幅度超过10%以上的书目告知图书馆采购人员核实,超过20%以上的须经图书馆采购人员确认是否订购.外文图书采购人员如果发现有超过规定金额(如150美元)的图书,须经主管领导批准后才能订购;特别高的图书要与推荐者沟通,再决定是否订购;无力购买的图书建议读者通过馆际互借方式获取使用.

3.1.4 对专题书目的制作提出质量要求

图书馆要为重点读者提供外文图书预订个性化服务,需要外文图书供应商提供指定类别及关键词的电子版专题书目.书目中必须包含各学科专业重点出版社近两年的新书,要求以EXCEL形式提供采访信息.专题书目内容必须详细标明外文图书出版信息及载体形态,每种图书的采访信息在没有变动的情况下只发布一次,以节省读者宝贵时间,提高图书馆采购人员工作效率.

3.2 制定严格的惩罚措施

采购合同中必须明确外文图书供应商的违约责任,规定未达到采购标准的惩罚措施.

3.2.1 严重违约停止合作

供应商出现以下情况,图书馆有权给予相应惩罚且今后不再合作:(1)供应商提供盗版图书,必须无条件退换,并以图书码洋的10倍支付违约金;(2)供应商在合同期内被所属地区主管部门取消或暂停其出版物经营资格,可改由其他履约良好的中标供应商完成合同;(3)已出版图书的90天到货率低于75%时,图书馆将对供应商给予书面警告,低于70%时,可将供应商视为无供书能力,图书馆有权终止其未到货的所有订单,改由其他履约良好的中标供应商完成合同;(4)单批到馆图书的不合格率高于1%,或有3批及以上的图书不合格,可将供应商视为故意挟带其他图书或无供书能力,改由其他履约良好的中标供应商完成合同.

3.2.2 一般违约及补救措施

外文图书供应商出现以下影响图书馆服务质量或采购计划的情况时,应采取相应的补救办法:(1)供应商保证每册图书均按图书馆的要求加工,如图书加工不符合约定的要求,供应商必须于图书馆向其发出通知的7个工作日内来人进行加工或退回重新加工,所产生的一切费用由供应商承担;(2)图书馆验收时会查询出版社标价,对于外文图书的到货超过出版社标价的50%及以上者,外文图书供应商在图书馆预订时没有标明“特殊计价”,到货后也没有提供进货证明的,以出版社标价乘以供应商应标时的折扣结算.

3.3 建立合理的履标评价机制

定期对外文图书供应商的供货情况进行客观准确的评价,能够及时发现外文图书供应商工作中存在的问题,敦促其采取改进措施.

3.3.1 评价指标来源

图书馆的履标评价指标是由招标技术需求书中对外文图书供应商的要求转化而来.外文图书采购人员依据合同,对外文图书供应商进行监督管理,做到招标前后考察重点一致.

3.3.2 评价指标设立原则

设立外文图书供应商履标评价指标要遵照两条原则:一是实用性,针对外文图书采购人员在工作实践中遇到的各种问题而设立的评价指标,可以保证外文图书采购工作顺利进行.二是可操作性,图书馆要尊重外文图书进出口业务的普遍规律,现阶段不能对外文图书供应商的供货能力要求过高,评价指标的设置不可太死板.如果评价指标不具备实际操作性,将导致外文图书采购不能取得良好的执行效果,甚至使双方无法顺利合作.

3.3.3 评价指标要点

(1)监督及订单反馈.图书馆购书金额在招标时已经确定,认真处理好外文图书到货书价与订购书价不符的情况,有利于图书馆采购人员控制预算金额,更精准地完成招标采购任务;图书馆外文图书采购人员在验收时要严格监督外文图书结算,使图书馆外文图书采购资金发挥最大效益;图书馆要与外文图书供应商建立便捷畅通的沟通机制,推动外文图书采购工作顺利开展.

(2)专题书目制作.书目订购是外文图书供应商与图书馆合作的主要方式.在外文图书出版数量众多而图书馆购书经费有限的前提下,各个图书馆都追求保持自己的藏书特色,很少有图书馆需要“大而全”的书目信息,大多要求提供“精、准、快”的专题书目.专题书目制作质量高低将会影响图书馆藏书体系和服务质量.

(3)到货评价.订到率是指能够供货的图书占订购图书总数的百分比.图书馆向外文图书供应商发出的订单中,有些外文图书因绝版、无库存、尚未出版等原因无法供货;也有一些外文图书采购难度大或者供应商没有渠道采购;还有一些外文学术图书因利润低,导致外文图书供应商不愿供货.因此图书馆明确订到率可有效约束外文图书供应商片面追求利润而损害图书馆利益的行为.已出版图书到货率是指外文图书供应商到货图书的数量占能够供货图书数量的百分比.由于出版社的出版计划会根据订购情况变动,个别预告书目会延迟或者取消出版.专业性较强的学术图书的到货率关系到图书馆服务能否满足读者的需求,时效性较强的热门图书的到货率直接影响到读者满意度.外文图书一般是一年招标一次,要求当年完成采购和结款任务.图书馆下订单后,外文图书供应商必须尽早供货,否则如果下一个招标周期未中标,有可能出现图书结款的困局.外文图书采购人员加强对到书周期的监督,保证按时完成招标采购任务.

(4)服务外包.在当今图书管理自动化、标准化环境下,外文图书供应商需配备经验丰富的专职编目员,按合同要求及时准确地提供编目数据.多数图书馆将图书的加工、编目工作外包给外文图书供应商,包括加盖馆藏章、贴防盗磁条、贴条形码、编目、贴书标、覆膜、上架等,一般是上门服务.工作外包减少了图书馆采编部门的工作量,缩短了图书从订购到上架的周期.

(5)送货及退、换货.送货工作能够体现外文图书供应商的管理水平,更是图书馆做好文献保障工作的基础;保证每本图书的质量是保障馆藏整体质量的必要条件.外文图书出版状况比较复杂,如某套丛书有一个ISBN号和丛书名,丛书的每个分册又有各自不同的ISBN号和书名,读者在选书时难免会重复选订,但图书馆外文图书一般不订购复本,所以若出现两个复本时只能退货.另外,特殊装订、特殊开本的图书无法长期保存,发现后也须退货.如果出现残书等质量问题,外文图书供应商必须无条件配合换货,及时退换图书可以补救双方的工作失误.

(6)书展及增值服务.为了提高到货速度及读者满意度,一些图书馆联合外文图书供应商每年举办限定学科的现货书展.这样既可以吸引读者参与选书,又可以使外文图书采购人员迅速直观了解读者需求.另外,供应商的增值服务可使图书馆提高工作效率、为读者提供创新服务.

3.3.4 编制履标评价表

履标评价表既要体现外文图书供应商在合同履行过程中的服务质量,又要将图书馆对供应商的服务期望融入其中,让供应商了解未来努力的方向[5-6].本文考察的14项技术指标中,前9项相对重要,每项满分为8分;第10至13项每项满分为6分;最后一项增值服务共4分.总分为100分,其中满意80至100分,比较满意60至79分,一般40至59分,不满意0至39分.

下面以笔者所在的国际关系学院图书馆(以下简称“本馆”)外文图书供应商履标评价表为例,说明如何进行履标评价.本馆2014年底通过招标选择了两家外文图书供应商,2015年底外文图书采购人员根据两家外文图书供应商在上一年的供货表现填写履标评价表.评价结果为:一家达到满意标准(84分),另一家达到比较满意标准(65分).本文以履标评价结果稍差的一家外文图书供应商为例(见表1),说明履约管理的必要性.

笔者编制的履标评价表是在国际关系学院图书馆近3年的外文图书招标采购履标评价实践中不断修订完善而成.该表针对中标外文图书供应商工作中的薄弱环节加大分值,其他图书馆可结合工作实际确定考核重点,调整指标或指标分值,合理地对外文图书供应商进行履约管理.

3.3.5 履约管理

图书馆外文图书采购人员将履标评价结果及改进意见反馈给外文图书供应商.外文图书供应商的领导对此高度重视,开会讨论对应的整改措施,由主管图书的公司领导带队来图书馆与外文图书采购人员当面沟通.图书馆与外文图书供应商不断磨合,可以显著提升外文图书采购工作质量.

参考文献

[1] 樊国萍. 中文图书供应商履标报告撰写及其分析研究[J]. 图书馆论坛,2012(6):159-162,141.

[2] 李霜梅. 图书招标中的不完全信息动态博弈及有效控制[J]. 图书情报工作,2008(8):134-136.

[3] 刘亚芹. 外文图书供应商评价标准探讨——以国际关系学院图书馆外文图书招标采购为例[J]. 图书情报工作,2014,58(17):98-103.

[4] 唐琼,张泸月. 高校图书馆在政府采购模式下对供应商信用评价指标体系的构建——以四川师范大学中文纸质图书为例[J]. 四川图书馆学报,2015(3):15-18.

[5] 倪胜霞. 高校图书馆期刊采购招标的合同履约管理[J].图书馆论坛,2010(1):89-90,114.

[6] 倪胜霞. 图书馆期刊采购中的全过程合同管理[J].大学图书馆学报,2010(6):62-65.

作者简介 刘亚芹,女,硕士,馆员,国际关系学院图书馆外文图书采访员.

收稿日期 2016-02-24

(责任编辑:吴卫娟)

招标采购论文范文结:

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