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关于高职院校图书馆竞争性谈判
收稿日期：2016－02－05
作者简介：李鹏(1982—),山西工程职业技术学院图书馆馆员.
李鹏
(山西工程职业技术学院图书馆,山西太原030009)
关键词：采购；招标；竞争性谈判
摘 要：文章通过介绍竞争性谈判的定义,分析了竞争性谈判的优缺点,并对高职院校图书馆如何扬长避短、改进与完善竞争性谈判采购图书提出了一些建议.
中图分类号：G253.1文献标识码：A文章编号：1003-1588(2016)03-0007-03
近年来,随着社会经济的不断发展,图书出版发行行业的日益繁荣,呈现出了百花齐放、百家争鸣的局面,个体书商、民营书店、网络书店大量出现并且迅速发展,为我国高校图书馆增加了选择图书采购的渠道.图书招标采购在保证图书质量和提高效率方面起着重要作用.同时,国家相继出台了一些政策和法律法规,如：2000年1月1日起正式实施《招标投标法》,2003年8月《教育部政府采购管理暂行办法》开始施行,2006年6月教育部高等学校图书情报工作委员会、中国图书馆学会高等学校图书馆分会发布《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》[1],也为图书招标采购提供了法律依据和保障.
作为高等教育的重要组成部分,高职院校最近几年发展迅速,图书采购经费也有了稳步增长,高职院校图书馆也更多地采用了图书招标采购方式,特别是根据资金规模和采购数量选择了招标中的竞争性谈判.然而,竞争性谈判在保证图书馆丰富图书品种、提高经费使用率的同时,也存在一些问题,为此,图书馆需要认真分析竞争性谈判的优缺点,努力找出解决这些问题的方法和措施.
1竞争性谈判的定义
按照相关规定,图书招标采购主要有公开招投标和竞争性谈判两种方式.公开招投标是指采购人事先提出图书采购计划、采购金额、质量要求、图书种类、服务要求等条件后,经学院党委会研究决定后委托财政部门指定的招标单位,邀请众多图书供应商组织参与,在财政、纪检部门的监督下,经过招标、投标、开标与定标等程序,在公开、公平、公正、透明的原则下,最终从众多图书供应商中选择一家作为图书供应商的交易对象[2].相对而言,根据资金、规模、文献资源建设情况,高职院校图书馆一般采用竞争性谈判这一方式.所谓竞争性谈判,是由高职院校图书馆提出采购计划或图书采购项目,以发布招标公告的方式邀请特定的法人或组织参与本次图书采购计划,再经过多轮谈判,从众多参与本次图书采购项目竞争者中,选择一家最符合采购方采购要求的书商[2].
2竞争性谈判优缺点分析
2.1图书招标采购的共性优点
2.1.1保障了图书馆图书采购资金的使用效益.图书招标采购需要政府部门牵头,学校或者是图书馆具体操作,对于依靠预算拨款进行工作的图书馆来说,无疑是一件好事.这样有利于健全财务管理制度,保证预算资金确实能够到位而不会被挪用或借为他用,保障了购书资金的专款专用.长期以来,图书馆开展文献资源建设工作一直秉承少花钱、多买书、买好书的原则.引入竞争性谈判,为图书馆与各类书商之间搭建了相互选择的平台,同时也迫使书商之间相互竞争,这样图书馆可以选择更合理、服务更周到、图书质量更高、实际服务业绩高、社会信誉度更高的书商进行合作,从而降低了图书采购成本,提高了资金使用效益.
2.1.2从源头上遏制腐败行为.长期以来,所有涉及金钱的地方都很容易产生腐败,图书采购亦不例外,如：个别书商为了占领市场,采用一些非正常的手段与一些意志薄弱、丧失职业操守的人员进行不正当交易,损害了读者的正当权益.而在竞争性谈判的方式下,可以最大限度地减少个人在图书采购中的作用,真正地将图书采购置于纪检、财政部门、社会公众的监督下,阳光操作,公开透明,公平公正,在各方组织的参与下共同完成整个招投标过程,从而在源头上遏制了商业贿赂等腐败行为的发生[2].
2.1.3有利于图书馆自身的发展.参与竞标的书商为了获取订单,在保证图书质量的前提下,还会承诺做出更好的服务,如：盖馆藏章、粘贴防盗磁条、粘贴图书条形码、书标以及粘贴保护膜、配送采访和编目数据等多项配套加工服务,甚至能够为采购图书提供更多的渠道,提供更加完整和全面的书目信息,为现采提供更加周到细致的服务等,既能减轻图书馆尤其是采编人员的工作压力,又能采购到更多更优质的文献资源[3].
2.1.4有利于保护图书馆和中标书商的合法权益.图书招标采购的一切行为都是在国家法律法规的指导下进行的,有法可依,同时图书馆与中标书商通过签订采购合同进行合作,对双方来说都有法律约束,如果发生争执,将依据合同条款协商解决,有力地保证了图书馆和中标书商的合法权益[4].
2.2竞争性谈判独有的优点
2.2.1公告时限.公开招投标的公告时限一般在20日以上,而竞争性谈判的公告时间在5个工作日,很多地方时间更短,3个工作日即可.
2.2.2文件内容.按照国家招投标法的规定,公开招投标对投标文件的要求更为烦琐,制作更为复杂,而竞争性谈判制作的投标文件内容更少,节约了书商制作标书的时间.
2.2.3文件送达.公开招投标要求参与投标的图书供应商或组织在购买招标文件后,对图书采购相关要求做出实质性响应,并在招投标中心指定的提交文件时间之前将做好的投标文件送达指定地方,而竞争性谈判可以在规定时间当日,在谈判现场提交投标文件.
2.2.4招标程序.公开招投标是在政府采购部门发出采购公告,有意参与投标的图书供应商或组织购买招投标文件、制作好标书,在规定时间提交文件后,由政府采购部门在规定时间组织有关专家在纪检、财政等部门的监督下,进行招标、投标、开标、评标、定标等程序,一旦开始,无论结果如何都要进行下去.而竞争性谈判则程序简单,在发出公告截止日即可由政府组织财务、纪检、招投标双方进行投标、开标、谈判,最后定标等程序,中途可根据需要进行多轮谈判,最终选择一家或多家书商进行合作,节约了双方的时间,提高了工作效率.
2.2.5投标结果.公开招投标时有流标,而根据竞争性谈判的原则,谈判后一般会有结果,也就避免了流标现象的发生[5].
李鹏：关于高职院校图书馆竞争性谈判的思考
2.3竞争性谈判的缺点
2.3.1过多追求高折扣率,图书质量和服务水平下降.一般情况下,参与高职院校图书馆图书采购竞争性谈判的一些人员对于图书采购都比较陌生,对于书商的供货能力、图书质量、配套的服务水平并不了解,甚至是忽视这一重要细节,更多的是关心中标折扣率,其结果必然导致参与招投标的书商为了中标而降低报价,中标后为了平衡各类型图书之间的进出,更多地提供如畅销类等高利润图书或者特价书,而像专业类图书则找各种理由推诿.同时,个别书商实力不足,服务能力无法保证,最终受害的只能是图书馆.
2.3.2违约成本低,缺乏有效的惩罚机制,合同流于形式.虽然高职院校图书馆在竞争性谈判和购书合同中都会明确规定：书商一旦违约应该承担的责任,如：缴纳违约金、扣除保证金等.但在实际实施过程中却困难重重,对于图书订单的私自调整、书目数据的不准确等现象,书商总会借各种理由进行狡辩[6],严重损害了图书馆和读者的利益.
3改进与完善竞争性谈判的措施
3.1提高图书馆专业人员在评标小组中的比例
图书馆专业人员既了解图书馆工作的特点,又对图书市场和图书供应商或组织有一定的了解,因而应在评标小组中除保留纪检、财政部门的人员配备外,适当增加图书馆专业人员的比例.可以从本地区评标专家库中随机抽取两位,与参与招标的图书馆馆长或专业人员结合,共同对参与竞争谈判的图书供应商或组织从资质、响应程度、图书质量、加工服务质量、合理的折扣率等方面进行综合考虑.这样既结合了本馆的实际情况,又借鉴了其他单位的先进经验,有效地保证了竞争性谈判的公平性和合理性.
3.2细致考察书商,精心编制招标文件
在图书馆发出招标公告后,对于前来参加投标的书商应从资质、税务等各方面进行认真审查,对于符合要求的书商要从最近几年为高职院校图书馆服务的情况、公司规模、人员情况、提供的书目信息是否规范、完整等方面进行考察,甚至可以实地了解情况,做到心中有数[6].另外,高职院校图书馆一定要精心编制招标文件,对于书商的资质、提供的书目信息、图书质量、现采和订购图书的供货时间和到书率、MARC数据要求、所选图书的品种和复本、需要提供的配套加工服务、现采要求等各方面一定要尽可能详细地罗列出来,尽量做到细致无遗漏.
3.3合理分配经费,增加选择空间
高职院校图书馆在竞争性谈判中,可以适当地将经费分开,选择2～3家书商同时合作,一方面可以让书商之间开展竞争,降低,提高服务质量[7],有利于减少损失；另一方面,多家书商合作,可以扩大采访书目的覆盖面,增加图书种类,提高图书采访和图书馆文献资源建设质量,确保图书采访工作顺利完成.
3.4严格把控图书验收关
高职院校图书馆一定要严格按照竞争性谈判商务部分和购书合同中的要求,对采访和编目数据的准确程度、所供图书质量、到书率、到书周期及配套服务进行严格审查,对不符合要求的图书一定要坚决退回,对于未按时采到的图书一定要对书商严肃处理,减少订单金额或者扣除相应比例保证金.对于那些屡次不改者,终止合作,并记入黑名单,以此来加强合同执行力,保证图书馆权益不受损害.
3.5适当延长招标周期,保证图书采购的连续性
当前,我国大部分高职院校图书馆的图书招标周期都是一年,年年招标,图书馆文献资源建设的工作人员在每年的一段时间内都会无法集中精力研究业务,这也会对图书的结构、质量产生影响.另外,由于竞争性谈判招的是资质,也就是说是图书供应商或组织能否供应图书的资格,图书都是期货,从发布结果公告到签订合同再到图书到货,一般都需2～3个月的时间,加上图书出版具有一定的连续性以及考虑到图书出版的数量和对图书需求量之间的关系,必然产生图书馆在某段时间无书进馆、想要采购的图书已经采购不到等问题.因而,笔者建议将图书招标的周期由一年延长为两年,保证图书的连续性、系统性和完整性.
4结语
高职院校图书馆通过竞争性谈判选择书商已是大势所趋,如何在尽可能降低的同时保证图书馆文献资源建设质量,需要认真研究、严谨操作,不断规范流程、完善谈判和合同细节、规避过低折扣带来的风险,最大限度地发挥竞争性谈判的积极作用.
参考文献:
[1]高景昌,王树迎.对高校图书采购招标几个问题的思考[J].农业图书情报学刊,2014(12)：73-75.
[2]黄卫华.高校图书采购的公开招标与竞争谈判[J].重庆三峡学院学报,2009(5)：154-157.
[3]黄琦.浅谈图书招标采购[J].黑河学刊,2014(3)：117-118,144.
[4]胡敏.高校图书馆图书招标采购工作的思考[J].情报探索,2015(2)：98-100.
[5]王瑞玲.从图书招标谈图书供应商的选择[J].图书馆建设,2006(3)：57-59.
[6]邹迅.高校图书馆图书招标采购研究[J].情报探索,2013(4)：127-129.
[7]江秋菊.从图书招标谈书商的选择[J].大学图书情报学刊,2014(7)：54-57.
(编校:马怀云)
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