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ERP环境下中小企业内部控制

随着互联网技术的发展,ERP 系统被越来越多的中小企业采用是大势所趋.中小企业由于受自身条件所限,运用ERP 系统过程中将面临各种各样的新问题,如果没有相应的内部控制制度,ERP 系统的作用将大打折扣,不能发挥应有的作用.在ERP 环境下,探讨中小企业内部控制问题,对促进中小企业的发展壮大意义深远.

一、ERP 环境下中小企业内部控制的重要性

1.ERP 系统简述

ERP 系统主要是运用计算机技术、网络技术和数据库技术,把企业的销售、生产、财务等各个部门通过数据有效的联系,最大程度地进行资源优化配置,达到效益的最大化.ERP 系统是一套管理系统,具体用起来就是各个部门都应用ERP 系统来进行操作,通过一个系统来运作一个公司的业务,把各个部门间相互连接起来.

2. 实施ERP 系统对中小企业的影响

中小企业由于受管理基础和管理水平的影响,本身在内部控制建设方面比较薄弱.ERP 系统给企业带来了全新的理念,提高企业内部控制管理效率,但ERP 的实施也给企业带来了新的内控风险.在ERP 环境下,实施过程中会出现各种各样的新问题,内部控制环境、运用控制的方式、业务运作流程等都将发生重大变化,ERP 系统的开放性、信息的分散性、数据的共享性、网络工具的应用都将带来新的内部控制风险点和控制盲区.

3. 中小企业内部控制建设的重要性

由于中小企业在人力、财力、物力方面可能投入不足,如果没有一套行之有效的内部控制制度,ERP 系统将会成为一种摆设,未能为企业实现战略目标服务,反而会冲击原有的内部控制制度,产生新的管理风险.在ERP 环境下,加强内控制度建设,行之有效的内控制度,会使企业各部门之间沟通合作顺畅、各种信息的传递及时,将提升企业内部运转的效率,极大降低企业的风险系数.因此,建立和规范内部控制制度,对ERP 系统的有效实施,提高企业经营效率和效果,促进企业实现发展战略目标具有重要意义.

二、ERP 环境下,中小企业内部控制存在的问题

1. 数据安全问题未能有效防范

中小企业由于人力、财力、物力等方面原因,ERP 系统一般采取外购形式,较少自行开发.一旦ERP 系统运行不正常,依靠企业自身力量,往往不能解决,只能求助供应商,系统的所有数据维护人员都能接触或改动,企业对此方面缺少内部控制制度,或虽然有内部控制制度,但对维护人员的约束力不强,如果维护人员进行不当操作,给企业带来的损害是无法估计的；对内部人员方面,由于运用ERP 系统,企业内部如采购、销售、仓库、车间、物料、财务等部门都要接触ERP 系统,如果有部分环节数据输入错误,都要会导致最终结果偏离实际,如果权限任意开放,有的会造成企业运转的短期瘫痪,有的可能会泄露企业机密信息,削弱企业的核心竟争力.

2. 内部控制体系未能及时更新,过分依赖ERP 系统

ERP 环境下,运用计算机技术极大提高了各方面能力,信息质量得到了改善,ERP 系统由各个部门共同操作,对原有的管理模式提出挑战,原有内控措施已不能满足ERP 环境下的新的管理方式.中小企业运用ERP 系统前,未有充分的准备,未进行充分的调研,没有较好的内控措施对数据进行监控和核对,过分依赖ERP 系统.不可否认,运用ERP 借助计算机系统,计算机系统在处理数据及传输方面比手工操作简便和及时,但企业对其的监督控制及其ERP 本身的稳定性却较薄弱,非法入侵和简单的恶意程序,就会导致系统数据被盗或正确度改变,如果认为计算机输出的结果都是正确的,不认真核对,不能及时发现进行修改,就会使决策层得到错误的信息,影响决策结果.

3. 系统后续升级更新问题

在采购、库存、生产、销售、财务环节运用ERP 的企业,由于外部环境的动态变化,企业的供应商和客户也不断变化,供应模式和销售模式也千差万别,信息技术的发展也日新月异,在运用ERP 的过程中,系统会面临应用程序的维护和修理.中小企业如果没有合理安排,受成本等方面的制约,可能会对后续投入不足,企业内部控制、应对措施不到位,ERP 系统的使用效果就会大打折扣,不能发挥应有的作用.

4. 对ERP 认知不够,管理层风险意识薄弱

随着市场经济的不断发展,企业间竞争也不断加强,中小企业的管理水平也越来越强.但由于中小企业本身的局限性,治理结构、组织结构等并不健全,流于形式,很多制度都是简单参照《公司法》,没有从企业实际出发,对企业运营指导意义不强,企业的实际风险未能得到较好的识别和防范,运用ERP 系统,使企业由人对信息的流转控制转向计算机对信息的流转和控制.由于管理层或员工对ERP 认知不够,自身管理素质未得到提升,对内控措施不及时调整,管理层仍沿用传统的管理模式,会使管理混乱,员工无所适从,影响企业的发展.

三、ERP 环境下中小企业内部控制的建议

1. 加强对员工的培训

业务技能方面：ERP 是科学管理流程的数字化表达.但许多员工对系统的认知还停留在简单输入、输出数据上面,系统中很多统计分析功能及监控机制,并未被充分发掘运用.因此,当企业在推行 ERP 系统上线前,应注重对有关员工的培训工作,并且应建立员工培训长效机制,促进员工的知识、技能持续更新,不断提高员工的服务效能,发挥ERP 系统的作用.

职业道德方面：中小企业应加强人力资源方面管理,加强全体员工的职业道德培训,招聘员工应遵循德才兼备、以德为先原则.在运用ERP 过程中,对于企业涉及关键技术、知识产权、商业秘密的岗位,应当与该岗位员工签订有关保密协议,明确保密义务.

2. 加强系统安全管理

（1）中小企业应当加强ERP 系统维护流程的管理,严格按照维护工作外包制度、工作流程和相关要求,组织开展业务外包,并与承包方签订外包合同,确保承包方严格履行业务外包合同,注重保密协议的签订,明确保密的内容和范围及义务,最大限度减少机密信息泄露的风险.

（2）中小企业应当根据业务性质、重要性程度、保密要求等情况确定信息系统的安全等级,对不同等级信息的授权使用制度,严格按授权等级进行操作,重视对重要业务系统的访问权限管理,建立安全保密和泄密责任的追究制度.

（3）中小企业应当建立系统数据定期备份制度,明确备份内容、备份时点、备份责任人,定期检查备份情况；建立关键信息设备的管理,指定专门部门管理信息设备存放地点的环境,指定专人检查,责任落实到人.

3. 加强对内部控制系统更新,提升ERP 系统与其他管理系统的融合

ERP 系统不是独立的系统,中小企业应当加强对现有内部控制系统的更新,与时俱进,把ERP 系统与其他管理系统融合,逐步将内控系统嵌入ERP 系统.内部控制管理从财务控制入手,确保业务执行各环节在ERP 系统中得到反应,提升内部控制的时效性,拓展预警功能,对业务流程各环节可能存在的风险提出预警,对提出的预警确定专门人员核查汇报,制定汇报时限和越级汇报制度,使管理层能够有充分的时间做好风险应对措施.改变中小企业传统的事后控制模式,加强事中控制,提升事前分析和预测,减少企业运营风险.

4. 加强ERP 系统的更新

ERP 环境下的内部控制工作是一项长期工程,要建立长远有效的制度,以使内部控制制度能合理保证企业战略目标的实现.ERP 系统的开发和变更、业务处理流程的变化及新业务的增加等都会改变企业风险问题,只有不断对控制流程和控制措施进行修正,才能完善内控制度的规范,保证制度规范的健全性.企业应建立ERP 系统定期更新制度,加强对ERP 系统的维护,建立健全长效机制,常抓不懈,避免出现前清后乱、工作重复的情况.

5. 加强管理层风险意识

管理层的风险理念影响企业对风险的控制程度及采取的措施.管理层应通过学习加强对ERP 系统的认识,增强对ERP 系统的了解,提高风险敏感度,充分认识ERP 风险的特性.只有全面识别风险事项,树立风险意识,合理评估风险,才能制定恰当的内部控制措施,使风险降到中小企业可承受范围之内.

运用信息技术、网络技术进行企业管理已成为主流,ERP 系统在中小企业里运用更是比比皆是,讨论ERP 环境下中小企业内部控制的问题及应对措施,是顺应时事的.运用ERP 系统内部控制将产生新的问题,但更应看到给企业带来的好处.在市场竞争日趋激烈的今天,内部控制更是中小企业发展壮大、实现战略目标的合理保证,中小企业应顺应时代潮流,努力寻找适合本企业发展的内部控制体系,走在时代的前面,发展壮大企业.

参考文献：

[1] 李文婧. ERP 系统下企业会计内部控制优化工业[J] 会计信息化 2017.07.14 期.

[2] 李勍. ERP 环境下的企业内部控制研究 [J] 经营管理 2016 年27 期.

[3] 曹磊. 基于ERP 的企业内部控制研究[J] 投资理财 2016.

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