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文字秘书要建好四库
干过文字秘书工作的朋友都清楚, 写材料, 特别写是较大的综合性文字材料真是件劳心费神的苦活儿, 可谓“两眼一睁, 忙到熄灯”.所以有人形容干文字秘书是“喝墨水,费脑水, 流汗水, 吐苦水, 没油水” 的“傻差”.笔者在一家大型国有企业干了十多年秘书工作, 深知个中滋味.
但凡事都有它自身的规律和技巧, 文字秘书工作也不例外.笔者结合自己多年来的工作实践, 觉得文字秘书要脱离“苦海”, 除了要从内心真正热爱它之外, 还要注意建好自己的“四库”.
一、建好“政策资料库”,让文章有“高度”
写文字材料的人经常会遇到这样的情况, 自己熬了一个通宵写出来的文章, 拿给领导审阅, 领导一句“材料高度不够”, 便给打回来让重写.
什么叫高度不够？ 说白了就是写出来的文字材料缺乏灵魂和思想性.所谓好诗要有诗眼, 好文要有文魄, 文魄就是思想性, 也就是材料所表现出的政策水平和思想境界要高,特别是要体现当前政策和上级要求.
要让写出的材料有高度,文字秘书平时就要注意三个方面的学习： 一是注重国家大政方针政策, 特别是与本单位业务相关的国家政策的学习.二是要加强上级部门出台的重要文件、决策部署精神的学习.三是注重各类重要会议、重要领导讲话精神的学习.只有让这些指导单位工作的政策精神和要求真正融入自己的大脑, 在写材料时才能真正站得高、看得远、写得透.因此, 文字秘书建立一个属于自己的“政策资料库” 十分重要, 它是文字材料写作的“灵魂之库”.
这么多年来, 笔者坚持每年按照“国家政策” “各级文件” “上级领导讲话” “重要会议部署” “报刊摘录” 等类别, 建立属于自己的政策理论资料库, 定期对相关内容进行整理, 及时增加搜集到的新政策、新文件、新资料, 删除过时的内容.有时间就打开资料库学习研究.为强化理解记忆, 还做了专门的“政策研读笔记”, 随时将自己的理解和想法记录在上面.
由于有这些政策资料的日常学习和积累, 自己不但成了单位的“政策通”, 在写材料时对上级政策精神的把握和运用也显得得心应手.
二、建好“单位史料库”,让文章有“厚度”
每个单位的工作, 每个领导的决策思路, 都有一定的延续性.文字秘书必须对本单位的发展历程、规划计划、目标走向, 特别是一些有延续性的重点业务工作的推进, 有全面的了解和把握, 否则写出的材料会缺乏“厚度”, 显得轻飘虚浮, 有时还会闹出笑话.
笔者所在的中国石油西南油气田矿区管理单位, 是一个从油气田主业剥离出来专门保障油气田生产和员工生活的服务企业, 2008年组建之初, 有员工9000 多人, 管理着18 个员工生活基地, 207 个员工生活居住区, 基层单位分布于四川、重庆的120 个市、县、镇（乡）, 是中国石油天然气集团有限公司比较大的后勤服务单位.
由于“体型” 过于庞大,因此, 从2012 年开始, 中国石油西南油气田实施矿区业务改革, 压减管理机构和冗员,推进业务重组和社会化业务移交, 目的是“瘦身健体”, 提升管理运行效率.
对这样一个持续多年的企业进行重大改革, 如果单位的文秘人员不对历年来的改革历程、改革目标和重点, 包括整体推进思路、推进举措等有一个全面了解, 要写一篇改革方面的文字材料, 必定漏洞百出.因此, 一个合格的文字秘书, 一定要建立所在单位的历史资料库.
笔者这几年建立的单位史料库, 内容包括以下几个方面： 一是本单位历年综合性工作总结, 二是重点工作推进情况资料, 三是重要文件资料,四是重要领导讲话, 五是历年大事记, 六是重要历史图片资料等.
单位史料库的建立, 会极大地方便材料写作过程中对历史资料的查阅回顾, 并增加材料写作的纵深感、厚重感.
三、建好“同行经验库”,让文章有“宽度”
一些秘书在写材料, 特别是在写经验交流材料时, 经常会在后面写上“我们一定会借鉴兄弟单位的宝贵经验, 推进××工作更上新台阶” 这样的客套话.单位和单位之间, 同行和同行之间工作经验的相互学习和借鉴, 的确是有效推进工作的重要方式.
文字秘书在写各种材料特别是工作安排部署类材料时,也要多借鉴同行的经验或方法.这种借鉴包括两个方面：一是材料本身的写作方法上的学习和借鉴.二是材料内容（工作经验） 方面的学习和借鉴.
因此, 对文字秘书而言,建立“同行经验库” 不但很有必要, 而且十分重要.它的内容应包括两个方面：
一是写作经验库的建立.虽然说文无定法, 但材料写作有它的规律性和可借鉴性.这些规律或经验往往掩藏在一些“老秘” 撰写的文字材料当中.笔者经常利用参加各种经验交流会、工作汇报会以及外出学习调研等机会, 广泛收集各种类型有价值的文字材料, 将它们扫描成电子文档, 按照“工作报告” “总结汇报” “经验材料” “领导讲话” 等归类,形成“材料写作经验库”, 随时学习和借鉴.
二是同行工作经验库.每个行业、每个单位的工作都有可借鉴之处.在材料写作, 特别是工作报告的草拟、工作部署类材料的写作中, 要注意吸取其他单位的好做法、好经验.笔者经常利用随单位领导到外油田、外单位学习调研,或参加各类工作汇报会的机会, 收集各单位工作汇报、经验介绍等文字资料, 将其整理成“同行经验库”, 并仔细研究, 找到与本单位工作的相似、相通之处, 结合单位工作实际, 适时将别人的经验融汇到工作报告、工作部署类材料的写作中, 形成新的工作推进举措和方法, 指导本单位的工作实践.
如2016 年笔者和相关人员在草拟本单位医疗业务社会化改革方面的材料时, 就有意识地借鉴了华北油田等矿区单位医疗业务改革经验, 促进了西南油气田医疗改革工作的推进.
四、建好“单位信息库”,让文章有“深度”
这里所说的深度, 不是文理深浅之“深”, 而是文字材料与单位实际工作联系之“深”, 即文章是否接“地气”.
一篇“筋道” 的文字材料, 不但内容要体现宏观政策精神, 而且要深植于实际工作的厚土, 紧密联系本单位实际情况, 否则就会落入空洞抽象的说辞.因此, 一个优秀的文字秘书, 既要把握上级政策和决策, 更要把握本单位各方面的情况, 特别是上级工作部署在基层的贯彻落实情况, 取得了什么成绩和经验, 遇到了什么困难和问题, 员工群众有何反应等等.
要全面掌握本单位情况,就要建好本单位的“信息资料库”.这个信息库应包括两个层次： 一是本级单位信息资料库.包括单位基本情况、重点工作安排部署及完成情况、各阶段工作部署及完成情况、各阶段取得的成效及荣誉、各级领导到访及重要讲话资料等.二是下级单位信息资料库.包括各个单位基本情况、重点工作进展动态、各单位工作特色及典型做法、各单位面临的主要困难和问题等.
笔者在收集单位各类信息资料时, 主要有以下几个渠道： 一是整理各部门和单位日常工作汇报材料.二是参加各部门、各单位重点工作专题汇报会.三是利用陪同领导到各单位检查调研的机会.四是关注内参资料和内部网页上发布的本单位日常工作动态信息.
文字秘书有了这些信息库作支撑, 写出来的材料一定会肢体丰满、有血有肉, 既有政策理论的高度, 又有贴近工作实际的深度.
（作者单位： 西南油气田公司矿区管理部）
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