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高校二级管理模式下学院办公室工作效能提升

摘要：作为基层教辅机构,如何尽快与二级管理模式并拢,如何在简政放权、职能下移、工作量加重的新形势下理顺管理体系,优化管理制度,提升工作效能,是当前二级学院办公室的主要工作重点和目标.本文以笔者实际工作为依托,从二级学院办公室主要工作内容、工作水平提升对策以及工作体会等方面,阐述了对高校二级管理模式下学院办公室如何更好的服务师生,推动学校各项事业高效发展的几点思考.

关键词：二级管理模式办公室工作工作效能

进一步向地方和高校放权是2017年由教育部、编委等联合印发的《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》中明确提出的,旨在给高校松绑减负、简除烦苛,扩大高校的办学自主权.在新一轮的高等教育改革中,校级部门垂直领导、高度集中和二级学院水平领导、分权自治两套体系有效结合,使“校-院”二级管理模式稳步推进,助力学校全面发展.作为基层教辅机构,如何尽快与二级管理模式并拢,如何在简政放权、职能下移、工作量加重的新形势下理顺管理体系,优化管理制度,提升工作效能,是当前二级学院办公室的主要工作重点和目标.本文以笔者实际工作为依托,从二级学院办公室主要工作内容、工作水平提升对策以及工作体会等方面,阐述了对高校二级管理模式下学院办公室如何更好的服务师生,推动学校各项事业高效发展的几点思考.

一、二级学院办公室主要工作内容及工作要点分析

1.办公室日常事务,如采购、印章管理、上传下达、会议记录等.日常事务工作的特点就是琐碎繁杂,要将工作精细化,以经验为基础,以高质量完成为目标.

2.固定资产清查及统计.运用校级应用软件“资产管理系统”积极协助学校国有资产管理处,完成资产盘点统计,做到进出资产有记录,责任落实到位,避免资产丢失损坏.

3.材料归档.学院材料随时整理,不拖欠,不堆积,防止遗失遗漏,完备齐全.

4.来访接待.办公室人员是学校的门面,其言谈举止、精神风貌直接影响着学校的整体形象,来访接待工作务必礼貌热情、细致周到.

5.财务工作.财务报销要严格按照审批流程,各笔账目清晰规范,花费透明,登记到位,有据可查.

6.人事相关工作.人事相关工作包括上报用人计划、招聘、考勤、组织绩效考核等.要对二级学院各部门的用人需求及时掌握,按需上报；对招聘信息及时登记汇总,与校人事处及时沟通,配合学校完成招聘有关流程；严格考勤制度,公平公正、实事求是；绩效考核工作涉及教职工的工作成效并与工资挂钩,要做到组织有序、审核材料严格、制度公开透明.

7.设备报修.报修工作要做到专人负责,上报及时,反馈记录.

8.其他临时性工作.

二、提升二级学院办公室工作水平的对策

“转变工作作风,提高工作效率”是党的十八大提出的最新要求,高校二级学院办公室作为沟通“校-院”体系的桥梁,是协调上下、执行决策的关键枢纽,其工作水平和服务能力的高低直接影响了高校内涵式发展的进程.

1.规范管理、加强制度建设.“没有规矩不成方圆”,管理工作亦是如此,科学、规范、完整的管理制度是管理工作有序进行的依据.办公室日常工作比较繁杂琐碎,只有让繁杂的工作有据可循、有章可依才能减少工作中的小误差和不必要的疏失.（一）除规范一般性的办文办事流程外,还要注重完善岗位责任制和考核评价制度.分解实际工作任务,落实人头,明确岗位职责,做到专人专项,各尽其能,如此不仅能调动人员的工作积极性,还可避免责任不清而产生的工作推诿情况.以评促建、以评促改是现代管理模式中的关键环节,严格考评制度,坚持公正原则,做到优胜劣汰、奖惩分明,以物质及精神奖励调动人员情绪,增强危机感和竞争意识,变从为主,保质保量的完成工作.（二）有效的议事制度是保证各项决策高效、、科学的重要措施,建立和完善议事制度能够保障员工切身利益,提高工作热情.（三）强化执行力度是保证制度有效性的关键所在,让制度不仅是文字,更要具有广泛的约束力,使每个人员形成遵章办事的自觉意识,营造公平、公开、公正的高校工作环境.需要注意的是,制度严明与灵活办事在一些特殊情况下要做到相互结合,以增强高效、高质的办事效果.

2.组织培训,加强队伍建设.（一）提高政治素养.新时期深入学习党的各项政策方针是高校教育工作者的必备素质,二级学院办公室人员更需要提升政治敏锐性和党性修养,定期参加政治学习和生活会,结合实际工作,从全局出发、坚定立场、廉洁奉公,以清醒的政治头脑落实学院各项工作,积极应对各种局面,避免政策性失误.（二）更新知识结构.树立全体人员终身学习意识,不断丰富文化水平、提升知识修养,随时掌握高等教育教学方针政策的发展动向.在信息化迅猛发展的新时代,二级学院办公室人员应熟练掌握计算机应用及相关网络知识,紧跟时代步伐,以简便快捷的信息化管理推进绿色无纸办公和信息共享.同时,针对文秘技能、现代管理方法、沟通技巧等,高校也应定期开展培训,以提高办公室队伍整体能力素质.

三、做好二级学院办公室工作的几点体会

1.营造良好的工作氛围,增强团队凝聚力是基础.心理学研究显示,和谐平顺的环境能使人在工作中情绪稳定、积极乐观,对待工作也会更加投入.因此对员工给与适当的人文关怀,工作中予以员工更加自由的发展空间,在讲求原则的基础上坚持以人为本,真诚的关心关注每一个员工,营造良好的工作氛围,是二级学院办公室管理者在工作中应当讲究的管理方式.同时,办公室所涵盖的工作项目繁杂,是一项整体性的工作,单凭个人之力很难顺利完成,由良好工作氛围形成的团队凝聚力和合作意识对办公室整体工作质量的提升起到了关键的促进作用.

2.加强品德修养,提高服务意识是核心.端正态度、摆正位置、把服务作为全部工作的出发点和落脚点,以服务意识为核心,以为师生服务为宗旨,为“校-院”人才培养、科学研究发挥桥梁作用,办事热情周到、不拖沓、不推诿才是二级学院办公室工作人员的基本工作原则和目标.同时,作为学校的门面,二级学院办公室人员要时刻注意自己的精神风貌,加强品德修养,工作中做到实事求是,汇报情况应全面、准确、不偏颇、不带个人情感.面对繁重的日常事务性工作,要秉承吃苦奉献精神,认真细致,保质保量的完成每一个环节,以“重奉献、轻索取”的社会主义核心价值观要求,全面提升自身的思想境界,提升办公室整体工作效能.

参考文献

[1] 严华,李江. 当前高校二级学院办公室工作存在的问题与对策研究[J].科技世界,2014(11):154.

[2] 郭喜玲,万里萍.提高素质大胆创新加强高校办公室工作[J].塔里木大学学报,2005(1):47-49.

作者简介

侯健俣,男,（1987.06-）,汉,黑龙江齐齐哈尔市,齐齐哈尔医学院,硕士,研究实习员,研究方向：高校教育管理.通讯作者：张嵩,男,（1988.11-）,汉,黑龙江牡丹江市,齐齐哈尔医学院,硕士,研究实习员,研究方向：医学高等教育、高校教育管理.

办公室工作论文范文结:

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