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如何加强新形势下档案管理工作的规范化
摘 要：对企事业单位的长远发展而言,管理的规范化具有极其重要的意义,尤其是生活水平提高后,人们对档案管理工作的要求也相应提高.当下档案管理工作中有较多的误区,诸多管理人员未提高重视,甚至不了解档案管理的重要作用.现通过分析影响档案管理规范化的问题,并提出相应的对策.
关键词：管理方案；规范化；新形势；措施
新形势下,档案管理存在的问题较多,例如工作人员未提高对档案管理的重视力度、日常管理过程中缺乏责任心；不了解档案管理的意义等.若想使当下档案管理工作更加规范化,不仅需要遵照与时俱进的基本要求,还应当及时明确档案管理的作用,通过合理科学的方式将管理工作计划制定出,及时更新管理理念,提高管理者工作热情与责任心,最终使档案管理工作更为规范化及科学化.
一、档案管理工作中的问题
1．缺乏时效性
在新形势下,构建档案管理工作时并未将其与实际工作状况有效融合.对部分单位来说,管理者未对工作规范的意义形成清楚的认识,造成信息收集不完善,进而影响了档案信息管理；另外,管理职责不明确,某些工作者未及时归档,进而导致档案信息管理处于不健全的状态.时效性的缺乏降低了各单位整体工作效率,还使其信息资源的更新受到制约.
2．不完善的系统
档案信息管理系统结构比较复杂,单纯依赖人为因素无法做好管理档案信息的工作,为顺应新形势的发展要求,对档案进行管理时应建立在电子文档管理的前提下,但是构建此种管理模式时,规范化内容有较多的差异性,存在某些限制性因素,例如不齐全的硬件设施,无法满足管理机制,同时档案管理系统程序不具有科学性,造成信息查询时无法及时获得完整详细的档案内容.
3．管理者素质不高
尽管企事业单位管理工作融入了档案管理规范化的理念,但因管理者综合素质不高,进而使其管理工作的规范化受到影响.多数企事业运行时,管理者未对档案管理工作的作用形成统一认识,进而阻碍了规范档案管理工作的进程.同时,受现代化技术的限制,设计档案管理工作时,无法深入应用各类信息化技术,相当一部分管理者无法对专业化的计算机档案管理体系有效掌握,最终影响到信息的收集.
二、加强档案管理工作规范化的措施
1．完善制度规章
客观上来说,档案管理的形式并非千篇一律,在日常管理工作中,需结合单位的具体情况,及时变更管理内容.首先,要尽快建立管理约束制度,尤其是新档案,需与时俱进；管理者应全面分析管理实际情况,确定项目条款,约束管理者.其次,档案管理和收集资料时需及时转变管理方式,掌握档案类型,确定工作项目；最后,由单位运行的角度考虑,领导者应当在知晓档案管理工作的前提下,稳定落实工作内容,通过分析档案条件、保密制度和销毁原则,多角度设计管理工作,进而为完善档案管理工作提供可靠的支持.
2．更新管理技术
更新档案管理技术主要指的是及时引入电子信息技术,转变传统的管理档案的方式,建立电子化信息管理平台,进而使档案管理更加规范化.管理技术的更新要求相关单位及时革新档案信息管理技术,可以通过参考或者借鉴国外发达国家予以完善,在管理档案信息系统的前提下,结合自身单位的管理特色,构建出达到实际要求的电子化管理平台,同时还要做好此平台安全维护以及严密保护的工作,使档案信息应用的全面性与便利性得到提高,进而在新形势下,达到高效化与规范化管理档案信息的要求.
3．提高管理者素质
管理档案者是档案管理工作的主要实施者,管理者具备的专业化岗位技术和职业道德素养在档案管理工作的规范中作用重大.一方面,需要开展各项学习活动,使管理者职业道德素养得到提高,进而保障管理的安全性,并做好保密工作；另一方面还要加强培训管理者岗位技术,使其在掌握传统优秀岗位技术的同时还能够掌握新型岗位技术的要领；加强管理者档案收集、整理以及分类信息资料等能力,尽快掌握计算机技术,从而给档案管理的规范化提供专业化与高素质的人才支持.
4．科学分类管理工作
一般情况下,设计档案管理工作时,需科学划分管理的内容.首先,应当明确标注案卷,将齐全的档案规划为同一种类,同时在计算机中遵照对应目录排版；标识不同的资料,以达到科学化管理档案的目的.其次,对于部分比较特殊的档案资料,管理者需耐心仔细区分,结合档案的类别,实施编号、姓名等形式的筛选,以达到设计档案工作的需要,从而给构建档案管理工作提供稳固牢靠的支持.
三、结束语
在构建档案管理工作时,为使工作执行过程更加规范化,相关单位管理人员需要在新形势下通过分析单位的现状,设计档案管理工作,通过设计明确项目规定,健全档案设计主要标准,以达到加强档案管理工作规范化的要求；另外,在档案信息管理中,管理人员也要不断提升自身的专业与职业素养,加强信息收集、管理的合理性,更新管理体系,确保在规范化管理信息档案的基础上进一步提升其经济运行能力.
参考文献
[1]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业（中旬刊）,2015,23(2):173-174.
[2]杨巍巍.试论如何促进新形势下档案管理工作的规范化[J].中国校外教育（下旬刊）,2015,20(7):33.
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