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提高办公室档案管理工作效率实践
摘 要：办公室档案和办公室的工作密切相关,办公室档案的管理效率涉及到单位各项工作能否顺利开展.21世纪是信息技术时代,过去传统的办公室档案管理工作越来越不能满足单位发展的需求,为此,我们急需在办公室档案管理中应用网络信息技术,以促进其管理效率的提高.本论文主要论述了当前办公室档案管理工作的重要性,基于此而提出了促进办公室档案管理工作效率提高的方法.
关键词：档案管理 问题 效率 措施
随着社会的发展和人类的进步,网络技术不断发展,信息时代也相继到来,网络信息化技术作为一项时代的特征,得到社会各领域更广泛的应用.充分发挥电子信息化管理的优势,把网络信息化应用在档案管理中,是顺应经济社会迅速发展的需要.而要想做好档案管理,为业务工作的开展铺路,就必须在这个新时期内,积极调整策略,优化创新服务体系,完善各项工作的运行.办公室档案管理的工作主要是保持档案的完整性,便于检索,从而实现档案的最大利用价值.努力做好档案保密的管理工作,更好的保证档案的使用过程,是对办公室档案管理工作人员的首要要求.随着信息时代的到来,电子信息化逐渐普及,计算机管理软件被逐渐应用到各个领域当中,电子档案的出现为社会生活带来了前所未有的便捷,因此,档案的电子化管理成为现阶段办公室档案管理关注的一个新课题,尤其是以电子信息技术为主要管理方式的电子化档案管理,以其传播方式的便捷,管理模式的系统等优点逐渐被社会各界广泛运用.
计算机互联网技术的快速发展使其广泛应用于社会生产和人们生活的方方面面,有效推动了社会经济的发展进步,这一背景环境下,应用计算机互联网技术来提高办公室档案管理工作效率,实现办公室档案的电子化管理变得非常有必要.
一、加强办公室档案管理的必要性
办公室档案的内容与性质有一定差异,这决定了档案的重要程度也不一样,部分属于内部秘密文件的档案与单位能否顺利开展业务息息相关.因此,对于档案管理工作人员来说,做好档案的保密工作极其重要.档案管理过程当中,不仅需要管理好机密级别高的档案,还需要管理好机密级别比较低的办公室人事档案文件,以免档案资料出现泄露或是丢失现象,导致工作被动,使得正常的工作开展受到不利影响.比如：在办公室人事档案中的内容大都是由员工生平所在单位给予的明,是记录一个人在各个时期的所有经历,所以个人档案的有效管理对于一个人在将来各个工作岗位的发展和将来的各种手续的办理来说是非常重要的.为此,单位应该制定相关规定,在档案管理范畴内纳入档案的保密工作,又比如对单位业务工作具有指导及指令性文件,这些文件涉及到业务部门的工作方法与工作思路,对业务工作具有指导性作用,因此需要做好其保密工作.做好办公室档案作为重要的档案资料管理,提高管理工作效率,另外,在办公室档案管理工作当中还应该充分运用到网络电子信息化技术,以便于今后快速、准确的查阅相关档案资料,比如需要查找项目计划资料或是以前的员工资料的时候,就能够借助现代化的高级检索等功能,帮助使用者快速准确的查找到所需资料.另外,网络电子信息化技术的应用还具有其他强大的功能,比如异地查询资料等.由于信息网络时代的资料信息很容易出现泄露或是被等现象,为此,我们需要设置使用权限来对办公室档案进行分级管理,以记录调用与查阅档案资料的实际情况,并有效保护办公室档案资料.
二、提高办公室档案管理工作效率的措施
(一)建立完善的办公室档案管理制度
要想做好办公室档案的管理工作,单位主要领导人员应该给予高度重视,积极推动完善档案管理机制的工作,建立健全的办公室档案管理制度.单独建立存放档案的资料室,将办公室档案合理有序地按照不同类别进行存放,并写明标签,便于日后查找.在存放档案时,尽量不要将档案存放在容易丢失档案的较低楼层,而应该将档案存放在办公室二楼以上,并且对一楼的门窗进行加固围栏处理,以保障档案的存放安全.对于一些单位内部重要文件,应该进行单独的档案存放,并及时跟进档案保密期限.根据档案的机密程度和时间的推移,对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理.对于一些失去保密必要的文件应该及时整理出来,重新存放并做好标记和记录.在进行这些管理程序的过程中,应该全程都有两个以上的工作人员共同完成,以实现互相监督的目的,在档案所在的楼层,应该安装全方位的监控装置,以便日后进行相关调查.
(二)提高办公室档案管理人员的专业水平
单位领导应意识到档案管理工作的重要性,积极采取有效措施来促进办公室档案管理工作人员专业水平的提升.首先,单位须结合社会发展及自身单位的实际需求,对档案管理工作人员进行相关培训,培训内容不仅包含专业知识与技能方面的,还要包含相关的法制教育等内容,以此来促进档案管理人员对档案的管理及保密意识、法律意识的提高,促进其办公室档案管理水平的提升.其次,单位的其他成员应意识到档案管理工作的重要性、复杂性及艰难性,从而主动配合档案管理人员做好档案管理及保密工作.具体培训过程当中还应强化对管理人员的专业性培养,使参加培训的每一位管理人员都能够独立掌握档案管理工作的核心思想和主要档案管理操作技能.
（三）应用网络电子信息化进行办公室档案管理
网络电子信息化技术的应用让办公室档案管理从过去集中立卷发展转变成了平时的新闻档案文件处理.如此一来,档案管理人员就能够根据类别划分对单位内部的各种档案资料实现分类管理,有效整理复杂的档案资料,及时补漏各种办公室档案资料,避免过去办公室资料长时间堆积得不到及时处理现象的发生,这不但有助于档案管理效率的提升,同时单位档案文件的及时归类整理还便于资料检索及使用,此外,档案管理工作人员还能够快速便捷的在原有文件当中插入新文件.和纸质文件档案管理方式相比,网络电子信息化在办公室档案管理工作中的应用有着非常显著的优势,大大提高了档案管理的工作效率及其便捷性,档案管理工作编排整理的准确性也得到了有效提升.
(四)加强办公室档案管理的责任意识
办公室档案保密管理工作的落实需要单位全体员工的支持,更需要落实到具体的个人身上.为此,单位领导及相关管理人员应及时关注档案管理工作,全面落实岗位责任制,促进保密工作人员责任意识的增强,让每一位员工都需要对自身负责的具体内容的保密性进行负责.制定科学合理的奖惩制度并落实到日常的档案保密工作过程当中,由于自身工作失误而带来严重影响的工作人员及其直接领导须对该事件负主要责任,针对档案保密工作中表现优秀的工作人员也应及时予以物质奖励,借助这些手段来促进档案保密管理人员工作积极性的提升,将员工的潜能充分发挥出来,推动办公室档案管理工作的顺利开展.
三、总结
伴随着我国社会经济的迅猛发展,单位内部的运行管理体系越来越趋于完善,作为内部管理的一个重要环节,办公室档案管理的工作效率直接关系到单位业务能否顺利开展.所以,积极采取有效手段来促进档案管理责任意识的增强,应用网络电子信息化来进行档案管理,通过新式管理模式来开展办公室档案管理工作,能够有效促进办公室档案管理工作效率的提高,从而确保单位内部各项工作的顺利开展.
参考文献
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作者简介
史俊,出生于1971.6.19,藉贯,盐都,学历:大专,研究方向:行政事务,工作岗位:机关行政事务岗位.
档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志