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新媒体视角下高校档案管理工作探究
【摘 要】科学技术的不断发展和互联网技术的进步促使新媒体快速发展,当前很多人主要通过新媒体平台来获取信息,新媒体也是现代社会的一种主要发展趋势.而高校的档案管理一直受到诸多因素的影响,在这种新媒体环境下,如何提高高校档案管理的工作效率,找到档案管理的新方法是值得我们探究的.
【关键词】新媒体视角；档案管理；档案工作
目前,大数据背景下,大数据得到了全社会的普遍关注,通过大数据对信息进行整理和分析,发挥数据的最大价值,而以互联网为载体的新媒体就负责传播和承载大数据,是目前大众传媒的重要表现形式,其在不断为档案所开发和利用.互联网平台将信息数字化的加工处理方式,不同于传统的档案管理模式,信息服务单一,其为档案管理工作提出了新的挑战.高校教育事业中档案管理工作是一项基础的工作,所以高校必须要在新媒体环境下改进档案管理模式.
一、新媒体视角下的档案管理工作
随着档案管理工作内容的不断丰富,管理手段的不断增加和载体形式的增加,档案管理工作越来越繁琐,但也在越来越多的领域上发挥着重要的作用,新媒体已经渗透到各个领域,在这种形势下,档案管理人员应该对新媒体进行深入的了解和研究.
新媒体也叫社交媒体,是指将数字技术以及网络技术应用到报刊、电视以及广播等媒体中去,形成一种新的媒体形式.目前微信、微博、博客、论坛、社交网站、手机媒体、数字电视等都是新媒体的表现形式,它可以向人们通过手机、计算机、数字电视机等终端提供一些讨论、分享、沟通,提供给人们娱乐服务和信息服务.传统的媒体平台不能在短时间内获取大量的信息需求,所以新媒体才能符合高校档案信息的整理和管理.高校档案资源的信息资源信息量非常大,可利用价值也很大,所以将新媒体作为契机,创新高校档案管理方式极具意义.
二、新媒体视角下高校档案管理的创新
（一）突破传统观念.将新媒体融入高校档案管理中去,首先要提高管理理念的科学性,在管理思想上进行创新.高校可以制定相关的规定和通过投入一定资金的方式去支持学校的档案管理工作.档案管理人员还要改变档案在被利用中的被动地位,对档案信息资源进行分类整理,推动档案利用向话题制造方向的发展转变；促使档案在传播受众上的针对性,改变档案信息的普及和传播方式,形成新的宣传方式,开设利用新媒体的宣传途径.
（二）利用网络技术.新媒体视角下,高校要学会利用现有的网络技术,各种软件与硬件设备开展档案管理工作.可以与计算机技术人员协同建立多媒体数据库,将档案信息进行采集和储存.利用计算机互联网技术将传统的档案资料通过计算机数字识别与电子格式转换,传入计算机进行数字化的处理.档案信息要进行公开和对外发布,同时也要资源共享.
（三）挖掘新媒体优势.新媒体相比于传统媒体具有公开的性质,具有主动性,但根据《档案法》的规定,高校在新媒体背景下建设档案管理工作要对外开放不具备保密价值的档案,新媒体的融入也有益于获得更多的档案资源,更方便地使用和管理.
三、利用新媒体进行档案管理的改进措施
（一）加强管理人员的能力和素质.素质建设就是指思想素质和心理素质,首先档案管理人员要具有高度的责任感,全心全意的服务意识和认真的工作态度,要努力在档案管理工作中,默默无闻的平凡中创造出不平凡的工作业绩,以效率求发展,以贡献求支持,提高自身的工作素质和综合素质.其次还要加强档案管理人员的工作能力,加强能力建设,档案管理人员不仅仅要熟悉掌握档案管理系统的规范性操作和电子文件的相应特征,还要掌握一些有关计算机的网络信息安全知识,做好档案信息资源的安全防护工作,确保信息资源和管理活动的完整性和安全性.这就要求档案管理人员要强化自我学习的意识,不断参与新媒体背景下档案管理的有关培训,及时了解专业知识,学校可以安排和邀请一些有关的档案学专家或者学者来进行专业讲解和培训,档案管理人员在日常的工作中还要重视整理、收集和保管等分类工作,与其他档案员进行有效的学习交流,取长补短,积极探讨工作经验,有效提高自身工作能力和工作效率.
（二）设备统一化.目前有很多学校和单位的信息化手段以及设备都不统一,就造成了档案管理中一些数据不兼容的问题,所以就要求配备专业化的、统一的档案管理系统和统一的数字化设备,档案管理过程能够利用这些新媒体设备进行字符识别和转化、自动编目和检索、自动储存上载、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化等过程,设备管理系统的统一化才能为档案管理的新媒体化提供可靠的保障.
（三）规范管理体制.将档案管理标准统一,就是在多个档案管理系统中进行管理标准统一,一些数据字段存在依存的关系,各种档案信息资源存在着一定的逻辑关系,运行程序之间也存在一定的关系,组成一个网络化的档案管理系统,将整个数据库都进行安全性和完整性的改进,必须要有规范的管理体制要求,这样可以为档案管理提供更方便的信息和方式.不然,不规范的管理体制和不统一的管理标准无法保障信息网络的畅通,更无法实现资源共享.
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