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把握关键环节档案数字化管理的利弊分析
【摘 要】信息技术的快速发展,为档案管理工作带来了诸多便捷,使得档案管理逐渐走向数字化时代.并且在新时代背景下,档案数字化管理面临广阔的发展空间.为做好档案数字化的管理工作,则需要把握关键环节,完成对于档案数字化管理的“利弊”分析,从而准确定位档案数字化管理的现状,探索档案数字化管理健康发展途径.
【关键词】档案工作；数字化管理；关键环节；利弊分析
档案工作作为时展中的关键一环,要有效把握关键环节,明确档案管理工作定位,从而为档案工作在现挥积极作用.但想要全面优化档案管理,还需要逐步探索档案数字化管理的发展方向,做好利弊分析.也只有通过这样的方式,才能够为档案数字化管理提供便捷条件.
一、档案数字化管理的“利”
（一）提高档案管理和使用便捷性.档案数字化管理,核心是充分利用网络、多媒体以及计算机等新技术开展档案管理工作.当前,档案工作在多领域得到高度关注,并且在新时代也逐步去探索档案数字化的建设方向.究其原因,档案数字化管理,能够全面提高档案管理和使用的便捷性.传统的纸质档案管理内容在使用的过程中较为困难,难以在海量的档案信息当中完成具体的筛选,需要挖掘和发挥出档案管理和使用的便捷性.这种档案管理模式已经无法适应现阶段对于信息获取快速性的要求,而档案数字化则能够达到这一目标.借助计算机的快速响应,通过档案管理系统平台查找即可,满足用户对于档案的使用需求,提高了档案管理和使用的便捷性.
（二）数字化管理不受时间、空间制约.传统档案管理工作当中,对于时间和空间层面有一定的要求.需要在特定的时间和地点去查阅所需档案资料,并且限制性因素较多.而档案数字化管理,则能够从一个全新的角度着手,突破传统时间、空间层面的制约.只需要借助档案管理平台即可实现和达成档案信息使用的目标,时间上与用户需求保持一致,空间层面用户只需处于有网络的地方即可.总的来说,数字化管理不受时间和空间方面的制约,使得档案使用效率全面提升,用户获得信息更加快捷,省时省力,突出档案数字化管理的内在价值.
（三）为档案信息开发提供条件.传统的档案信息管理,通常仅仅是根据档案的类型完成最基础的分类管理,信息的使用都是一对一的模式,档案信息的可拓展能力十分有限.而档案数字化管理的出现,使得档案信息开发更加便捷.总的来说,接触档案信息管理平台,可以对所想要获取的数据进行整理,并得到档案信息内容.并且随着现阶段高级检索功能的使用,在进行档案信息检索的过程中,与之相关的档案信息也会随之弹出,使得档案信息的开发以及使用可拓展性较强,为用户提供多元化的档案信息服务.
三、档案数字化管理的“弊”
（一）对档案管理人员有较高要求.虽然档案数字化为档案管理工作带来了诸多便捷,但同样对于档案管理人员也提出了较高的要求.从事档案管理工作的人员,受到传统管理模式的影响和制约,对于数字化管理方式的理解和应用还需要一个适应的时间.只有具备熟练的计算机操作和良好的档案管理相关知识的人员,才能够为档案数字化建设提供坚实保障.但从现阶段的档案数字化管理的发展来看,在管理人员方面还存在一定的不足之处,成为造成档案数字化管理进程推进缓慢的一个要素之一.档案数字化管理的推进,对于档案管理人员提出了较高的要求.
（二）数字化管理存在潜在安全隐患.档案数字化管理,依托的是网络的开放性环境,这就导致档案数字化建设存在潜在的安全隐患.由于网络环境本身的开放性,极容易受到安全风险的冲击.特别是在信息使用的过程中,会受到使用环节的影响,从而造成信息出现外流的问题.也会存在一定的不法分子,通过恶劣的手段来恶意破坏档案信息.由此可见,相较于实施载体而言,档案数字化管理更容易受到安全因素的冲击和影响.针对这种弊端,档案管理相关部门已经纷纷探索和建立安全管理体系,以此来做好对于档案工作的保护,使得档案信息的价值得到充分挖掘,真正为用户提供便捷的主要信息资源.
（三）数字化档案管理利用率不高.从档案数字化管理的发展现状着手,虽然为档案管理工作提供便捷空间,使得档案信息的横向和纵向拓展得到延伸,但从实际情况出发,档案数字化管理的利用率并不高,有很多档案管理机构依旧是沿用传统的管理方法.究其原因,从传统的档案管理工作向着档案数字化的方向过渡,需要大量的人力、物力以及财力方面的支持,使得档案管理信息实现数字化转化.但受到思想观念的影响,这种资源层面的倾斜并未得到重视和普及,对于档案数字化的片面认知也造成档案数字化建设受到影响.
四、总结
综上所述,档案数字化管理已经成为新时代档案管理发展的新思路和新方向,但在新时代档案管理方向的探索当中要把握关键环节,充分意识到档案数字化管理的“利弊”,并做好“利弊”分析,为档案信息的价值最大化提供保障.把握档案数字化发展的优势,针对其中存在的弊端提出解决方案,不断完善管理程序,总结经验,最终达到档案的高效管理目标和要求.
数字化管理论文范文结:
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