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多媒体在档案信息化建设中的应用

【摘要】我国一直以来高度重视档案管理工作,随着社会的快速发展,档案管理不断完善.进入信息化时代以来,档案管理与多媒体技术结合在一起,在档案管理工作中引入多媒体技术,已是时展的需求,将多媒体技术应用于档案管理,可以推动档案管理信息化发展,本文主要研究了多媒体技术在档案信息化建设中的作用.

【关键词】多媒体；档案；信息化；应用进入信息化时代以来,信息技术已经进入社会各个领域的应用当中.档案管理工作也不例外,引入信息技术可以有效提高档案管理工作质量.档案管理就是收集、整理、加工、查阅信息的过程.在过去较长时期内,档案管理工作主要依靠人工完成,档案材料丢失、损坏现象时有发生,不利于档案管理工作的顺利开展.随着在档案管理中引入多媒体技术,上述各种问题都迎刃而解,有效地提高了档案管理质量.

一、多媒体技术在档案管理中的表现

多媒体是多种媒体的总称,当代多媒体技术可以同时播放声音、视频、文字、图片、图像等各种文件,因此,人们习惯称之为多媒体.本文所提到的多媒体指的是,利用计算机的多媒体技术,其功能包括：保存、传输与共享,以及整理、加工各种资料的功能等.档案管理工作就是收集、加工、整理、保存各种信息的过程,多媒体技术的出现为档案管理工作带来了发展机会：第一,利用多媒体技术的集成性与多样性,可以完成各种档案信息的保存、加工与管理,不需要投入大量的人力物力.第二,利用多媒体技术可以随时查阅档案信息.第三,引入多媒体技术可以将文本材料转换为电子材料,同时可进行无限制传输,实现了档案材料的共享.引入多媒体技术,推动了档案管理的信息化发展,为更多用户提供个性化服务.二、利用多媒体技术推进档案信息化建设的主要策略要想利用档案管理工作为社会提供更高质量的服务,还需重视开展硬件与软件建设,完成档案文献的转换.

（一）引进基础设施建设,购置多媒体硬件.第一,进行档案管理首先要具备应有的多媒体硬件,在当前的档案管理工作中,已经引入了多媒体技术,一步到位为档案管理配置高质量硬件设备,就能有效提高档案管理效率.档案管理部门要为硬件购置拨付一定费用,多媒体硬件的投资必不可少.第二,档案管理人员还需及时掌握多媒体设备的操作技术,要想在档案管理中有效利用多媒体,则需加强自身学习,认真研究多媒体技术,敢于在实际操作中动手动脑.虽然掌握多媒体技术操作需要较长时间,有时还会非常困难.但硬件投资与管理,是提高档案管理水平的必备条件.档案管理人员只有熟练掌握计算机操作技术,才能有效应对出现的各种情况.利用计算机保存档案材料存在一定的安全风险,掌握多媒体硬件操作技术,可以有效应对这些风险.

（二）建设档案管理信息平台,引进档案管理软件.档案管理工作中还需借助大量软件,不同的单位需要创建不同的管理平台,需要即时传输与管理各种文献材料.首先,档案管理部门要及时做好软件的运行测试工作,从而确定与自身特点相一致、设计规范的软件平台.第二,在应用平台过程中,要及时记录使用过程中出现的问题,并及时向软件设计人员反馈,将档案管理需求通知设计人员,以实现软件的不断改进.第三,还需充分利用软件平台,软件设计完成则要投入使用,在实际操作过程中,有时一个软件系统的大量功能得不到合理应用,这些都是由于管理部门没有对此作出严格要求的结果,是对本职工作不负责、不认真.

（三）实现纸质档案与电子档案的融合.在过去较长时期内,我国档案管理工作一直利用纸质材料来保存,电子档案是当前一种新兴事物,要想利用电子档案完全代替纸质档案是不现实的,笔者认为纸质档案还将在一定时期内存在,其具有信息真实、完整的特点,这是电子档案不可比拟的.电子档案管理基于我国科学技术的快速发展,其主要特点是方便快捷,是当前普遍应用的新型档案管理技术,但信息安全性极易受到侵害,所以,还需重视做好纸质档案材料的保存.

（四）建设多媒体数据库,提供个性化服务.在档案文献管理中建立数据库平台,有效利用多媒体技术,实现信息的整合与加工,不但可以压缩多媒体文件,处于网络中的多媒体还可以实现信息的即时传输,信息需求人员可以提前保存已经收集到的信息,然后再次接收新信息,保证信息的完整性,这种接收与处理同时进行的模式有效利用了多媒体技术.

三、结语

总之,在档案管理中引入多媒体技术,可以推动档案管理工作的信息化发展,为广大用户提供多样化服务,应用多媒体技术过程中还需本着科学与规范的做法,以为用户提供方便快捷的服务为目标,需要做到引进高质量的基础设施、购置合理的多媒体硬件、建设档案管理平台、引进档案管理软件、实现纸质档案管理与电子档案管理的融合、建设多媒体数据库.

【参考文献】

[1]屈培红.多媒体在档案信息化建设中的应用[J].决策探索月刊,2008(11):22-23.

[2]胡素梅.大数据时代多媒体技术在医院档案信息化的应用[J].管理观察,2017(16):180-182.

[3]杜娟.浅析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].治黄科技信息,2016(4):26-28.

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