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办公室文书档案收集和归档工作
【摘 要】文书档案记录了事业单位各项工作的开展情况,是办公室文档管理中的重要内容,其收集与归档工作有着很强的技术性、服务性等特点.为最大限度发挥出文书档案的社会服务功能,档案管理人员应认真开展档案收集与归档工作,保证各种资料的真实性与完整性.本文将简述办公室文书档案收集与归档工作的重要性,并提出了切实可行的策略.
【关键词】办公室文书档案；收集；归档
办公室文书档案可以如实反映出事业单位各项工作开展情况,有着极高的保存与利用价值,在促进事业单位发展上发挥着重要作用.对此我们要在思想上引起高度重视,尽快采取有效的方法,不断提升文书档案收集与归档工作水平,保证文件资料的真实性、完整性及连贯性.这样才能充分体现出文书档案的应有价值,确保事业单位日常管理与运用活动正常开展.
一、办公室文书档案收集与归档工作的重要性
办公室文书档案收集与归档是事业单位的一项基础性工作,能够为其他业务活动的进行提供可靠依据.在办公室文书档案中记载了事业单位在特定时间内某事件的情况,并详细记载了问题的形成、解决和结果.事业单位领导在制定决策的过程中,很多时候都会参考文书档案,包括会议记录、审批等资料,这样才能保证决策的准确性、科学性和有效性.由此可见,做好办公室文书档案收集与归档工作,不仅可以对事业单位战略发展产生促进作用,也有利于各项工作的顺利开展,具备重要的意义.
二、办公室文书档案收集与归档工作的策略
（一）加强宣传,创造良好的工作条件.为保证办公室文书档案收集与归档工作顺利进行,需要将宣传工作做到位.对此,档案管理人员在收集文书档案时,要将重点放在实用档案编研与简报编制形式上,这样能够扩大宣传范围.通过对文书档案收集人员的合理引导,促使其切实增强自身管理意识,认真、主动做好文书档案收集工作,也让其他工作人员了解文书档案收集的重要性,今后更加主动配合.同时还要将多媒体技术利用起来,在各个阶层做好宣传工作,不断提升文书档案归档人员的责任感,规范自己的工作行为,加大对文书档案的核查力度.这样档案管理人员才会树立起全心全意的服务意识,工作中认真尽责,有效防止出现的情况,保证办公室文书档案利用率得到提升.
（二）完善办公室文书档案管理制度.由于现行办公室文书档案管理制度存在很多缺陷,经常发生文件资料丢失、缺损的问题,因此需要尽快对办公室文书档案管理制度进行完善,才能保证档案收集与归档顺利进行.一是要以制度的形式明确办公室文书档案收集时间、保管期限、归档范围和相关注意事项等内容,并有效工作流程,提升文书档案的真实性与有效性.二是结合事业单位具体状况,根据相应的规章制度,将责任明确到具体的个人身上,让他们清楚自己的工作职责,确保文书档案归档范围更加科学、合理.三是确定文书档案归档期限,对办公室文书档案实行统一的保管,避免部分人员私用.采取这种方法以后,既能够从整体上提升文书档案的收集、归档效率,还能够为今后的利用提供便利,为事业单位其他业务活动的开展提供可靠、真实的依据.
（三）创新文书档案收集与归档工作方法.从以往办公室文书档案收集与归档工作情况来看,很多重要文件资料经常发生破损、残缺和流失的问题,为解决这些问题,需要不断创新文书档案收集与归档方法.档案管理人员要主动出击,及时加强与事业单位各部门之间的联系,定期做好文书档案的收集与归档工作,定时更新各项文件资料,提升文件资料的真实性与可靠性.针对办公室文书档案收集与归档中出现的问题,要认真分析并采取相应解决措施,避免对文书档案的完整性造成不利影响.在信息时代下,还要将先进信息技术应用到文书档案收集与归档工作中,减少人为误差,提升工作的效率与质量,真正体现出文书档案应有的价值与作用.此外,要对办公室文书档案实行数字化整理,减轻文书档案收集与归档的工作量,档案管理人员只需要做好收录数据库工作.这种方法成本降低,只需要设置几台服务器就可以实现.
（四）提升档案管理人员的综合素质.当前办公室文书档案收集与归档工作的重要性日益凸显,为进一步提升文书档案管理工作的效率与质量,需要从整体上提升档案管理人员的综合素质.一是要定期开展对档案管理人员的培训教育工作,既要增强他们的档案管理意识,还要丰富他们的知识技能,为更好地开展办公室文书档案收集与归档工作创造条件.二是积极引进高端的档案管理人才,不仅要懂得档案管理基础知识,还能熟练应用各种信息化设备与技术,保证文书档案收集与归档工作的效率.三是督促档案管理人员认真学习,跟上时代步伐,学习并掌握更多现代化办公技术,实行电子档案一体化,在开展文书档案收集与归档工作时,能够实现办公系统一体化,让电子档案妥善存档.这样才能做好本职工作,为事业单位的发展作出更大贡献.
三、结语
总之,办公室文书档案可以全面反映出事业单位各项活动情况,需要做好收集与归档工作,这样才能保证事业单位的快速发展.因此我们要深入分析当前办公室文书档案管理工作中存在的问题,不断改进方法,完善制度,并在人力、物力和资金上增加投入.这样才能保证办公室文书档案收集与归档工作顺利进行,并保证质量与效率稳步提升.
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