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办会中的这些雷,要提防!

办 会是机关秘书的一项重要工作,看似简单,实则千变万化、学问很深,需要时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱.近期,有媒体搜集了一些机关秘书分享的办会故事,本刊从中选编部分,这些亲身经历,既是他们的经验教训,也为读者提供了一份工作指南.

太长的会标

初入职场赶上一次县委召开会议,我负责会标的制作.综合会议的主题和议程,我将会标定为:“两学一做”学习教育动员部署会暨“讲政治守纪律做表率”专项主题活动动员会.核对后我自己还挺满意,就向科长做了汇报.科长看了之后说:“小王,你数数这有多少字,咱们开会的地方挂得下吗?”科长一下子把我问住了.

后来,向同事请教才知道,开会的主席台比较窄,如果将这么多字放在会标上,字间距会非常小,不美观不说,还看不清楚.于是,我征求各方面的意见,最终将会标定为:“两学一做”学习教育动员会.我也从中学到,会标的制作一定要突出主题、简洁明了.

“简单”的会场布置

去年,我负责某次讨论会的会场布置.布置好会场后,我请主任来检查.

初步检查后,主任问:“座位是按什么原则安排的?”我信心满满地回答道:“根据之前会议要求,按‘先定中间,再定左右’的顺序,市级领导和讨论组组长排在主桌中间,其他代表按选区和职务一左一右依次排列.”

“这样不行.”主任说,“会场布置不能简单凭经验,要看会议内容和目的.就说座位排列,第一,这次讨论会和一般会议不同,与会人员都是党代表,身份是一样的,不存在职务的高低.第二,讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策.想讨论得好,至少要确保主桌上各类代表分布均衡,涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠.你再想想,重新调整下.”我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑.再看会场,主桌上明显缺少农业、教育、卫生等行业代表,分布确实不合理,而且会场中仅主桌有话筒,未在主桌就座的代表发言很不方便.

回到办公室,我将座次重新排列.第一,主桌上优先安排身份重叠的代表,如既是女性又是教育卫生系统的代表,确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布.第二,涉及重点工作、重要行业的代表,如无法安排在主桌,尽量安排在后排靠中间位置.第三,准备四个无线话筒,分置在后排座位两端,保障未在主桌就座代表的发言.最后,我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表,标明代表姓名,与代表基本信息表一同打印出来,放在与会市级领导座位前,以便领导对参会人员信息一目了然.

精心布置后,会议取得良好效果.由此可见,会场布置绝非简单机械的重复性工作,做到因需而变、因事而变,方能让会场布置“活”起来,为会议的顺利进行打好基础,提供保障.

什么是正装?

前些年,市里面举办全市大会,涉及各个单位各个行业的代表近千人.我负责下发会议通知,大概发了快十个单位的时候,接到一个电话,电话那头问:“你好,我们接到通知,让穿正装.请问我可以穿自己的民族服装吗?”我回答说:“大会规定要穿正装,估计您不能……”正说到这儿,旁边的主任赶紧打断了我,让我先不要回答.我急忙告诉对方,稍后再答复.

放下电话后,主任说:“我们在通知里,只是简单地说让大家穿正装.而少数民族的同志认为出席正式庄重的场合,应该穿体现民族特色的民族服装.而且这次大会,各行各业的代表都会出席,如果真的全部穿西装来,效果就一定好吗?”我这才恍然大悟.主任召集会务组的同志们碰了个头,大家经过讨论,一致觉得,如果不同行业的同志,穿着代表各自身份的服装出席,效果应该更好.我们把这次讨论的结果汇报了领导,领导肯定了我们的想法.我马上修改了会议通知,之前已经通知过的单位,也一一打电话更正.

到了开会当天,代表们就座完毕,我们看到会场里,军人穿着庄严的军装,工人穿着自己的工服,穿着笔挺的警服,还有少数民族代表身着鲜艳的民族服装.每个人都展现出各自的风采,现场气氛喜庆而隆重.

我事后“复盘”,办会固然有一定的模式,但更需要我们从实际情况出发,从会议效果出发灵活应变,有时候一个小小的变化,就会带来大大的不同.

没有预留的座位

从事会务工作多年,有两次失误让我印象深刻.

一次是我事先没有询问与会人员的特殊情况,结果将一位坐轮椅的代表安排在了会场中间的座位.会议当天,看着已经就座的代表个个起身搬开座椅让位,坐在轮椅上的同志非常过意不去,连连致歉.下午的会议前,大家临时决定每个人依次往里挪一个座位,把最边上的位置留给残疾人代表.

还有一次是一位年迈的老领导参加会议,并有陪护人员随行.老领导是在主席台就座,但我事先没有给陪护人员在前排预留座位,因此他只能坐在会场最后一排.会议进行到一半时,老领导感到身体不适,向陪护人员示意,但由于距离太远,陪护人员没有看清.老领导又坚持了许久,直到旁边的同志发现他捂着胸口脸色苍白.虽然经过一番救护,老领导并无大碍,但也让在场的所有人都捏了一把汗.

这两次失误提醒我,一些会议有残疾人、老年人等特殊人员出席时,会前一定要充分了解情况,并在会议过程中给予重点关注,尽可能为他们提供更加周到细致的服务.

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