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国土资源电子档案管理系统的设计和功能分析

一、国土资源电子档案管理系统的功能需求分析

对于国土资源电子档案管理系统而言,其功能需求是系统设计的前提和基础,一个相对完整的国土资源电子档案管理系统应当具备如下功能：其一,部门管理功能.该功能可由系统的管理人员来完成,主要负责对国土资源各部门的相关信息进行维护,这些信息是用户信息的重要组成部分.其二,用户管理功能.系统的管理人员按国土资源人事部门的要求,对本单位用户的基本信息进行维护,并依据上级管理部门的规定,对高级用户及各部门档案管理人员的相关信息进行维护.当用户的信息出现变化时,系统管理人员需要及时对现有的信息进行调整.其三,权限管理功能.档案管理人员需要按照单位制定的档案查阅规程和标准,对一般用户的查阅权限进行管理,举个简单的例子说明一下,本部门的人员,可对自己所在部门的文件进行查阅,不具备查阅其他部门文件的权限.其四,管理配置功能.该功能包括系统配置、文件类别、保管期限、档案编号结构、归档整理、查询利用、借阅管理、销毁管理等内容.

二、国土资源电子档案管理系统的功能设计

（一）系统总体架构.本文所设计的系统采用了当前较为流行的B/S架构体系,整个系统共分为以下几个层次：客户层、应用层、数据层.用户可以利用Web浏览器对系统进行访问；应用层选取了MVC设计模式,具体分为控制层、逻辑层和服务层,其中逻辑层是系统功能的体现；数据层分为访问和存储两个部分.

（二）系统功能模块.为满足系统的使用需要,在进行功能模块的设计环节,开发了以下模块：1.用户管理模块.该模块主要针对系统用户的使用权限进行设置,可划分为系统管理员、档案管理员、高级用户、普通用户四大类型用户.系统管理员是该模块操作的主要负责人,可根据人事部门提供的信息,对用户等级进行配置,完成所有用户的初始化工作.用户有权在首次登录系统后修改初始,由自己保管,系统数据库和系统管理人员均不知道该.为加强用户登录管理,系统可采用MD5加密算法,实施用户身份登录验证,避免未授权用户登录系统.若用户忘记,也可申请系统管理人员重置.2.文件管理模块.该模块主要用于录入和查询文件.在文件系统中,电子档案的存储形式为非结构化数据形式,并且存储信息为有关电子档案文件属性的信息,这些信息必须依靠存储规则进行编排.文件管理模块在录入电子档案文件时,既可以采取直接导入的方式,将邮件系统、办公自动化系统中的文件处理后导入档案管理系统,也可以采取上传的方式,由档案管理人员登录系统上传档案资料.直接导入方式需要系统技术人员配合工作,而上传导入方式则由档案管理人员独立完成即可.3.档案管理模块.该模块是电子档案管理系统的关键模块,其主要功能包括档案管理权限配置、资料归档、档案整理、档案销毁、档案目录打印.在档案管理权限配置中,可自定义档案管理系统,使其满足不同用户的使用需求,具体包括档号设置、保管期限设置、文件类别设置等方面.当某些档案到期之后,需要对其进行销毁,但由于受到一些因素的影响,会导致档案保管期限的划分不准确,为此,在销毁档案前,需要对其进行重新鉴定,确认到期,则可由档案管理人员删除该档案在数据库表中的相关信息.4.借阅管理模块.在档案查阅中,由档案管理人员对查阅规则进行设定,一旦用户无权限阅读电子档案时,需要向档案管理人员申请查阅权限.档案管理人员在收到查阅申请时,若有权进行审批,则决定是否临时授予用户查阅权限.若无权进行审批,则将查阅申请转移到上级主管部门,由上级主管部门决定是否授予权限.由此可以看出,借阅申请是自下而上的形式,授权审批是自上而下的形式.5.系统管理模块.在对该模块进行设计时,需要考虑系统数据库的备份和日志管理两个方面.在备份策略的设计上,每次操作都应当能够将整个电子档案系统中的所有数据进行备份.为实现这一目标,可以采取冷备份与热备份相结合的方法.同时,为使备份更加灵活,在设计时,加入了手动备份和自动备份两种途径,系统的管理人员可以根据实际情况进行选择,自动备份的时间和频率均具有可选性.系统的操作日志中记录着用户对系统的使用情况,档案的管理人员可以通过对日志的查看,了解用户都进行了哪些操作,在日志中,主要包括以下内容：登录、查询、搜索、销毁等.6.智能档案库房管理模块.库房管理可实现档案库房信息化,并搭建了虚拟档案库房管理平台,解决实体档案的物理位置与电子数据一一对应查找的问题.在对纸质档案整理时为每份档案编制条形码或二维码管理,条形码或二维码的内容涵盖该卷档案的年度、类别、标号等重要内容.此管理模式均对纸质档案管理的位置精确到了密集架的每一层,极大地提高了调阅纸质档案的效率,也使归还档案错误率大大降低.

三、结论

综上所述,在信息时代到来的今天,国土资源电子档案正逐步取代传统的纸质档案,为提升对此类档案的管理水平,本文设计了一款电子档案管理系统.目前,该系统已在某单位进行了试用,拟通过该系统的运用,使单位电子档案获得了有效的管理,档案的价值得到充分发挥,由此可见,该系统具有一定的推广使用价值.

电子档案论文范文结:

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