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高校办公室文秘和档案管理的紧密联系
【摘 要】办公室文秘工作与档案管理工作是不可分割的,只有将办公室文秘工作与档案管理工作进行有效的结合,才能够提升二者的工作效率.本文主要对高校办公室文秘与档案管理工作的联系性进行分析,进而提升文秘工作以及档案管理工作的效率.
【关键词】高校办公室文秘；档案管理；紧密型
高校的档案管理工作与文秘工作本身就是一个具有紧密联系性的整体,档案管理工作是文秘工作的基础,通过文秘工作的整理能够实现对档案资源的收集.同时档案管理工作是文秘工作的延伸和拓展,是对文秘工作资料的再次整理和成果展示,为文秘工作提供了有效的保障,通过这两个工作有效的结合,能够提升文秘的工作效率和档案资料管理的有效性.
一、档案管理工作是文秘工作的延伸
高校办公室工作是学校教学、教研和管理的主要部门,同时也是学校信息的收集、整理和利用中心,学校各方面的信息都需要在办公室内进行汇集,而档案管理就是对这些信息进行搜集、分类、管理、归档,为以后信息的利用奠定基础.由此可见,档案管理工作是对文秘工作的延伸.高校的科研、发展以及教学等都会有很多的信息记录,而这些记录都需要形成档案进行保存,这也是档案管理的重要组成部分.办公室文秘档案管理中需要对一些文件资料进行鉴定、整理和编目.所以可以将档案管理工作视为文秘工作的延伸,而二者都是为社会和学校提供信息服务的.
二、文秘工作是档案管理质量的保障
高校办公室主要负责对高校各部门进行服务和协调,同时高校办公室也具有服务领导以及管理学校公章的职责,以学校或者学校领导的名义发出的一些公文都需要经过办公室的审核和签章.同时对于上下级部门文件的下发、传递等也都需要经过办公室的登记和管理.而且高校领导在活动中的文件、声像材料等也需要交由办公室管理.由此可见,高校办公室是一个重要的档案管理部门.高校办公室中大量的文件处理成为了高校档案管理的主体,这些文件需要文秘人员来进行整理、归类、立卷和归档,进而形成档案.所以文秘人员对这些文件的性质、职能等都非常清楚.因此文秘工作的质量直接影响着文书档案的质量.办公室文秘人员必须要具有较强的档案管理意识,并具有较高的档案管理技能.这样才能够使档案管理的质量得到有效的保障.
三、文秘工作为档案管理提供高质量文书档案
通过办公室的文秘工作能够为档案管理的立卷和归档提供一些高质量的文书档案,同时办公室文秘工作还需要为高校的重大发展和决策起草文件,为学校制度的完善提供一定的辅助作用,而这些工作都需要去查阅和利用相应的档案.从档案管理的角度来看,需要结合办公室文秘等对档案利用率较高人群的意见,这样才能够把握档案管理的发展方向,更好地满足档案需求者的要求,体现出档案管理的特色.档案管理人员需要为档案利用人员提供一些高价值、高深度的优质化信息服务,将具有较大科技、文化以及经济的信息资源作为重点的利用和管理对象.同时对于自身信息服务来说,在形式和服务的方式上也需要具备先进的因素,利用计算机网络来为信息的利用者提供更加先进的服务体现.而这些服务都需要以文秘工作中对信息资源的搜集、分析和整理为依据,所以文秘工作为档案管理质量的提升提供了重要的作用.
四、注重文档一体化管理
随着科技的发展,高校办公自动化也逐渐普及,文档一体化管理主要是利用办公自动化、网络化等形成的档案管理系统,同时利用计算机网络系统与高校各部门的文件档案管理形成一个整体.这需要办公室文秘与档案管理人员进行有效的配合,这样才能够保证文档一体化工作的开展.现代的档案管理中,需要建立数字档案馆以及局域网,通过局域网以及校园网的连接,使一些档案信息在网上得以公布,有利于信息使用者利用.学校的OA系统要想稳健运行,必须要经过办公室文秘以及档案管理人员的干扰,同时对于这些文件还需要进行全过程的跟踪,通过对信息的收集以及归档形成文件.
五、融通工作制度
从文秘工作与档案管理工作的紧密型可知,其在工作中必须要在组织制度中进行有效的融合,实现对文档的科学化和合理化管理.秘书部门与档案管理部门在很多高校中都属于同一个部门的两个独立运行个体,在工作上由于沟通不到位或者理解存在偏差等,会使档案的质量难以得到保证,数量也存在缺失,进而使档案管理面临一定的困难,或者由于档案管理的问题使得文秘工作的查阅不便.因此需要将文秘工作与档案管理工作进行有效的结合,建立一个综合性的工作制度,以我国相关的法律条例为基础,制定严格的签发、审核等手续,进而保证公文的质量.同时根据学校管理的实际情况,建立严密的档案收集以及整理人员网络,使各部门的档案管理人员做到各个岗位、各个层次都有人负责,形成一个互相配合、左右协调的管理体系,进而推动文秘工作与档案管理工作的共同发展.
六、结语
综上所述,档案工作是办公室文秘工作的基础工作,也是对文秘工作的延伸,能够为文秘工作提供有效的信息资源.但是由于文秘工作与档案管理工作间本身具有紧密的联系性,任何一个工作出现失误都会对另一个工作造成影响,所以还需要二者都要提升档案管理意识,提升自身的使命感和责任感,在工作中进行更好的配合,实现文档工作的一体化,进而使高校办公室工作得到更好的落实.
【参考文献】
[1]张慧玉.高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨[J].办公室业务,2014(14):47.
[2]姜玲玲.高校办公室文秘与档案管理的紧密型探析[J].办公室业务,2016(1):110.
档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志