时间管理类专升本毕业论文范文 跟办公室的工作和时间管理方面本科论文怎么写

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办公室的工作和时间管理

文/暨南大学文学院 董国保

【摘 要】办公室是一个部门的核心所在,起着承上启下的桥梁作用,大大小小的事情都会汇聚到办公室来上传下达.工作的繁多与职能的重要性,要求办公室人员能够对工作进行有效管理,提高工作效率,保质保量地完成各项工作.

【关键词】办公室;工作管理;秘书

“只有时间才是唯一最缺乏的资源,如果不管理好时间,则无法管理好其他的任何事物”.办公室是部门核心所在,是部门的桥梁,上承领导,下接其他人员,许许多多工作都要由办公室来上传下达.而且与领导近,领导随时都有可能布置新的工作;又有其他人员接触,随时可能有情况发生.因而,对于办公室工作人员来说,管理好工作,提高时间的利用率也就显得十分重要而且必要.

学会管理好自己的工作,不仅能合理安排自己的作息,提高效率,更能了解办公室的工作情况,从而早些适应办公室的工作环境.例如,笔者刚进入某市区政府一个部门办公室时,懵懵懂懂,基本上是“领导说啥我做啥”.一天下来,糊里糊涂;事情完成得也不是很好,往往是捡了西瓜丢了芝麻——手上一直做着某项工作,但领导临时吩咐几件事要赶紧做,于是做领导刚吩咐的事情;由于工作不熟练,用的时间比较长,待吩咐的工作完成,原先的工作却忘了,等到提醒要用的时候才想起来.工作一段时间后,也没有完全弄清楚办公室的工作和职能.

尽管一天的日程安排是很满,但工作安排合理,做事有条理,而且时间充裕,工作效率高.除了个人的能力之外,合理安排、管理好自己的日常工作也是很重要的方面.当然一下子达到同事刘姐那样游刃有余的程度比较难,但她让我们看到了管理好工作的效果——工作顺手,游刃有余,而且可以合理安排自己的时间.因此,我们应该向刘姐学习合理安排工作,管理好自己的时间.

一、制定工作列表

想要在工作岗位上干得出色,游刃有余,很大程度上是能为自己设定完整清晰的目标,有一个明确的规划.作为一个部门的办公室人员,应该制定一个明确的工作规划.而这个规划的制定,应该根据部门的工作来制定.

对于个人来说,每天的工作更为具体、直接.而每天的具体工作虽然围绕年度计划、季度计划、月度计划、周计划等开展,但变动较大,因此,制定更为详细、具体的“日工作列表”就显得十分有必要.对于办公室人员来说,应根据“周计划”安排每日的工作,并事先做好周密的计划.每天开始工作前,花10到20分钟的时间思考接下来的工作,然后制定具体、可行的“日工作安排表”.

二、工作秩序条理化

工作秩序条理化,就是先做什么后做什么,要有条有理,不能穷于应付.制定好日工作列表后,将一天的工作按照轻重缓急的程度标起顺序来,从紧急的、重要的事情做起,直到最不急、最不重要的事情,一件一件地完成.

工作无序,没有条理,必然影响整体工作的完成.在刚进入办公室实习的时候,做事常常是按照时间先后顺序,而不是考虑事情的轻重缓急.办公室领导、同事也常常指出:做工作要分清楚轻重缓急.这个价值2.5万美元的工作方法也正是启示人们:要按照重要性标准处理事项,有序完成工作.

三、归档整理

归档其实是对工作的整理分类,包括完成前归档和完成后归档.办公室人员每天和各类文书、档案打交道,如果将这些资料乱堆,长此以往,需要找资料的时候会花费太多的时间.因而,为了使工作有条不紊,首先必须整理好这些资料,按照重要性和紧急程度将资料分类,做到井井有条.工作前将资料“归档”,就是对资料的分类整理,以便后续工作的秩序条理化展开.完成后归档是指对所有完成工作的分类整理,按照属性、种类等分类归档.完成后归档,既是工作的需要,也为日后需要查找的时候提供便利.

四、总结

孟子曰:“五日三省吾身”.作为办公室工作人员,一天工作结束后,也应该有这种反省、总结的意识.

每天工作结束后,将回顾自己一天的工作进行整理,其实就是对一天的工作的总结:哪些工作完成了,哪些工作没有完成;哪些工作做得不好,哪些工作完成得好.对一天的工作进行总结,既可以掌握自己一天的工作情况,也可以为第二天的工作安排作好规划.

五、反馈

反馈就是将工作的完成信息及时反映给领导,让领导知道你的工作态度和工作情况,也可以让领导及时掌握工作动态并作出下一步安排.刚去办公室的时候,头脑中没有形成反馈意识,经常是事情做完就不管了,搞得领导不能及时掌握工作完成情况,向我问询.做事及时反馈上司,这种行为,不仅让上司了解自己,消除误会,也让自己上司及时了解工作情况.

当然,反馈信息是好的,但反馈工作信息也要注意:自己个人常态化的工作,可以在工作例会上作总结,不必去找领导专门反馈,除非领导专门询问;领导交代的工作,可以短期内完成的,应在完成后及时向领导反馈;领导交代的工作,短期内难以完成的,应分阶段汇报情况,以便领导掌握最新动态,比如在工作完成的中间反馈一次,完成后再汇报一次.

办公室工作事务繁多,加强工作管理,可以帮助工作人员提高效率,游刃有余地从容应对各项常态工作和临时工作,增强动作的自主性.但诚如所言,办公室工作多、繁杂,且临时事务多,所以在制定工作列表管理工作时,还应灵活操作,以便应对各种紧急情况.

【参考文献】

[ 1 ] 李光伟. 时间管理的艺术[ M ] . 兰州: 甘肃人民出版社,1987:12.

[2]高中华.“秘书”——真苦[J].办公室业务,1995(01):43.

[3]郭渊.论秘书的时间管理艺术[N].暨南大学,2013(06).

时间管理论文范文结:

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