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学籍档案电子化管理系统的优劣性
文/南京外国语学校仙林分校 张曙丽
【摘 要】学籍档案是记录学生在校期间学习、生活及社会实践等多方面客观、真实的记录,反映了每一个学生不同阶段的具体情况,是学生成长历程的见证资料.随着计算机和互联网技术在学籍管理中的广泛应用,学籍档案资料及管理工作逐步走向了电子化,合理、正确地运用学籍档案电子化管理系统进行管理和应用学籍电子档案,是学籍档案管理工作发展的新趋势.
【关键词】学籍档案；电子化；管理系统；优劣性
学籍电子档案管理系统是基于传统文本学籍管理经验,融合计算机技术和互联网技术,贯穿建立电子档案、档案更新、合理管理到充分利用,信息共享全流程的电子化管理.它帮助实现学籍档案管理从传统的纸质管理转向计算机网络化管理,管理效率显著提高.
一、学籍档案电子化管理的必要性
当代世界的竞争归根结底是人才的竞争,而学校是人才培养的摇篮,学籍档案是学校招生、教学、管理、学位授予以及就业企业选择人才的依据,完整的学生学籍档案、优秀的内容表现,是学生今后就业,国家各级组织选拔、任用、考核的一项重要凭证,有着不可替代的作用.
随着计算机技术和互联网技术的飞速进步,“互联网+”成为了新的发展动力,在学籍档案管理工作上也不例外,从文件到教育部牵头落实,再到各地高校的执行,学籍档案电子化革新的大浪潮已经来临.教育部提供网络平台和相关系统的管理运营费用,要求学校在指定的网络平台或学籍管理系统上,完成每一个学生的电子学籍注册和管理,这样可使学籍电子信息后期查询更加便捷,管理和分类更为科学化,信息能通过网络针对特定需要进行公开化、透明化.
二、学籍档案电子化管理的优点
（一）减小了学籍管理人员的工作量,管理更为高效.档案系统研发和组建时期比较费心费神,学籍电子化管理系统应用后,可快速实现学籍电子文本的编辑、保存和更新,管理人员从分类、查找、增添等方面的档案管理工作量大大减少,管理更加科学、高效.
（二）易于保存,便于查询.档案会跟随一个人一辈子,传统的纸质档案会因为年数太久,引起纸张的泛黄、字迹模糊甚至因为一些外力因素,如虫子的撕咬、人为的管理不当等造成档案损伤.电子学籍档案则不需要面临以上问题,改变了信息的承载介质,可保存在网络空间内或选定的光盘、硬盘中,且可快速多次备份,提高了资料保存的安全性,同时更加易于保存,且可以通过搜索或索引功能快速查询所需资料.学籍档案保存实现了网络存储和通用性很强的光盘存储,存储费用低、容量大,档案保存、维护成本低,寿命长,读取速度快.用户或管理者可根据需要,灵活进行下载或权限修改,使利用达到更高层次.
（三）容易完成学籍信息转递工作,转递档案方便、安全.一个学生从小学、初中到高中到大学甚至走入社会,他必定会进行多次升学转校,在学生进入新学校、新阶段学习生活时,他的学籍档案也必须跟着一起转入新学校.由于学生各个阶段的毕业或转学的时间短且集中,传统纸质学籍档案的转递工作量大,涉及学校广、参与人员多.学籍档案电子化管理系统的应用,实现了学生学籍信息的全程电子化管理,可轻松实现档案快速、安全的转递,能有效保证档案完整性和传递精准性,防止档案遗失或损坏.
（四）档案信息得到有效利用,节约档案占用空间,实现资源共享.档案管理人员或档案查阅人员通过学籍电子档案管理系统终端可以直接查询档案信息,而且在档案的隐私和涉密管理上,以权限来区分非涉密和涉密的档案,可有效保护档案的隐私性和秘密性.
三、学籍档案电子化管理的缺点
（一）依赖性强,对计算机和储存设备的安全运行要求高.所有的电子文件对载体都有很强的依赖性,电子学籍档案也是如此,虽然计算机和其他储存媒介的存储容量很大,但计算机运行速度、电子化管理系统的运行流畅度,都与存储量成反比,在目前各学校计算机系统和电子化管理系统不统一的情况下,时常会出现一些系统软件与电子文件之间不兼容的现象.
（二）学籍电子档案形成过于冗长.电子学籍档案内容涵盖学生入校报到注册学籍,学生成绩表、每学期每年度学生的学习生活情况,不论学生在校学习时间长短,均需要以单个学生为单位建立学籍档案,形成过程冗长,档案可按照实际情况每季度或每学期必须进行一次大的整理归档.
（三）学籍电子档案的保存与维护的风险.学籍电子档案相对纸质档案简单,但是同样具有复杂性和风险性,需要依据其特性进行保存与维护,在保存与维护上对专业技术的要求更加严格.
（四）网络安全问题.电子学籍的保存和传输以及日常所用的计算机大部分是连接在互联网上,电子文件的数据受到人为远程因素的攻击和病毒感染,这对电子文件的安全性造成巨大的威胁,网络安全问题一直是电子文件和网络全球化的一大难题.
四、结语
学生档案的建立与管理应紧跟科技和时代的需求,坚持推进学籍档案电子化,研发和使用专业的学籍档案电子化管理系统,建立内容丰富、真实具体的学生档案,切实提升学籍档案管理水平,充分发挥学生档案的重要作用,为对学生引导教育提供依据,可努力提升我国的教育管理水平,为我国企事业单位选人用人提供最有力的依据.
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