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如何进一步规范档案管理工作

摘　要：档案是人类文明发展的历史产物,我们可以通过档案搜寻历史发展的轨迹与规律,能够了解我国中华传统文化以及历史民族的辉煌业绩.但本身属于无形资产,也是一种宝贵的财富,对于企业经济发展有着极为重要的影响作用.企业做好档案管理工作能够便于企业管理人员及时有效的了解企业的整体发展状况,制定并调整工作策略,能够提供准确的参考依据,同时也促进经济社会的全面发展,能够为社会与人民作出应有的贡献.我们在此背景下前要分析如何进一步规范档案管理工作,并提出具体的管理策略,希冀促进档案管理工作有效延展现实,提高管理工作水平与效率,能够充分发挥档案管理工作应有的价值.

关键词：档案管理；信息化；企业发展

档案管理工作是企业日常管理工作中的重要环节,档案管理工作的规范化与标准化,能够促进企业良性发展.但是目前我国大部分企业档案管理工作存在较多的问题,严重制约着企业经济可持续发展.大多数企业对档案管理工作尚未重视,管理人员也并未对相关资料与数据进行及时的收集与整理,使得资料的完整性与安全性难以保障.在当前信息技术快速发展的时代下,信息技术已经广泛应用于各行各业,所以在进行档案管理工作,改革创新中也应当进一步运用信息技术,有效规范,能够切实提高管理工作效率.

一、企业档案管理工作发展现状及原因分析

自从我国改革开放来,经济水平快速提升,档案管理工作也取得了一定的进步,但是我国经济与发达国家经济相比,仍然存在着较多的问题,由于企业管理人员并未充分重视档案管理工作的重要性,也并未进行档案管理规章制度,使得标准化与制度化发展不足.再加之部分管理人员,虽然有标准化、规范化意识却缺乏有效的实施平台,使得文件重复或者是无序,严重阻碍着档案管理工作的进一步发展.档案管理人员的综合素质参差不齐,专业知识匮乏,再加之自身知识结构与职业道德素养亟待提高,企业并为加强信息技术资金投入,使得档案管理硬件设施较差,或者是仍然采用手工操作,却难以跟得上时展的步伐,无法对信息档案进行及时有效的修改和处理,严重降低档案的应用价值.

出现以上问题的主要原因在于,在信息化时代下,人们的日常生活与工作都与各类数据紧密相连,数据数量不断增加,传统的管理体系难以满足人们多元化的发展需求,传统的人工档案管理模式,只是将纸质档案进行收集与归档,操作速率与效率较低,也难以满足大数据时代的发展要求.主要表现在信息处理时效性较差,缺乏灵活性与准确性等信息,难以实现有效共享,也难以拓展档案管理工作的深度与广度,以及社会海量的信息需求.由于领导对该项工作责任意识的缺失,使得档案管理工作处于弱势地位,大部分管理人员是闲散人员文化水平,水平参差不齐,部分工作人员对自身的工作也并未进行充分重视,或者是敷衍了事从而影响着档案管理工作的进一步延展与创新.

二、规范档案管理工作的具体策略

(一)提高档案管理工作开放性

档案管理工作主要是服务于社会,是社会与历史的真实记录,能够为社会人民群众提供准确的档案信息资源,所以应当加强档案管理工作的开放性,树立以大众服务为主的服务意识,能够加强档案管理工作,与人民群众生活的紧密相连.同时,档案管理工作人员应当开放个人意识,采用灵活多样的管理方式,使档案信息资料能够与需求者的需求相贴合,并转移档案管理工作重心,加强信息资源的重组与创新应用上.能够将被动式低层次的档案管理工作,转化为积极主动的高层次配送服务,最大程度的发挥档案信息资源的价值与作用.

(二)创新档案管理模式与方法

随着我国信息技术的快速发展,在档案管理工作中也应当进行改革创新,结合时代的发展需求,积极应用信息科学技术,摆脱传统管理理念的束缚,能够加强管理方法的创新.积极应用各种高新设备以及办公自动化设施,能够有效提高档案管理工作效率.在当前市场经济发展背景下,企业档案管理工作的规范化与标准化发展,必须满足企业档案载体多样化,能够加强对管理对象的自动化服务,转变思维方式,能够将档案管理工作重心调整至资源利用上,充分发挥档案管理的价值意义.加强对档案管理工作的经济投入,使得档案电子文件真实可靠,加强对当前工作的反思与创新,能够探寻信息管理新道路,应用先进的科学知识,有效实现档案信息资源共享,加强工作重心的转移,将文件资料进行收集与备份,拜托档案管理体系的滞后性与弊端,能够对各类信息与文件进行有效生成备份,通过传递共享,加强对工作内容的全程监管,及时引入新型的管理方式.

(三)加快数字化管理发展

能够加强对数字化档案信息资料的收集与使用,能够在专业人员的技术指导下,对各类数字化档案信息资料进行归档与接收,运用计算机网络实现各部门的高效配合,同时档案管理人员完成本职工作后,将电子文件传递到档案管理人员的计算机中,能够有效的将文件进行集中存储.企业档案管理工作应当进一步重视电子文件与传统纸质档案管理,无论是哪种管理方式,都存在着自然灾害或者是突发事件的侵害,所以应当充分做好预防措施,保障数字化档案安全性将保管重心放置于信息安全性管理能够加强企业硬件与软件设施,能够聘用专业的安全软件与技术人员就职,切实提高档案管理工作,数字化管理发展.

三、结束语

综上所述我们能够看出,加强档案管理工作,规范化与标准化管理是信息化时代下的重要发展目标,也是提高企业市场竞争能力的重要方式.所以企业应当充分重视档案管理工作的重要性,根据档案管理工作发展现状,并根据存在的问题展开分析与研讨,切实采取有效的防范措施,能够有效加强管理工作创新改革,促进企业档案管理工作水平,更上一层楼.

参考文献：

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作者简介：王阁（1975—）,主要研究方向：档案管理.

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