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完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平

摘要：档案信息化建设是时展的必然,可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利,具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题,保证电子档案较高的真实性和可靠性,并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控,规避档案丢失和随意更改等情况,从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升.

关键词：电子档案归档；存在问题；提高效率；加快速度

中图分类号：G270 文献标识码：A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2018.22.080

1 电子档案归档存在的主要问题

1.1 电子档案独立性较差

当前多数企业的电子档案均由纸质档案生成,独立性较差,并且多数企业对电子档案管理工作的重视程度不够,随意更改和丢失等情况时有发生,导致电子档案的真实性和完整性明显降低.

1.2 电子档案归档流程不正确

电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断,之后对其进行拷贝,进而实现长期存储的目标,但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行,例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理,这种情况导致归档工作杂乱无章,工作效率和效果较差.

1.3 档案管理人员专业水平有限

电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求,但是当前工作人员的专业水平有待提升,在实际工作过程中会出现一些人为失误,导致电子档案归档工作无法取得预期效果.

2 提高电子档案归档水平的措施

2.1 构建合理的电子档案归档管理体系

为了提升电子档案归档的合理性,档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建,主要包括如下内容：所有待归档的文件不能分散保存,需要及时进行归档；制定科学、统一的整理方法,在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作,此工作由文件形成部门负责；对电子文件载体质量,格式以及规格等进行明确规定,让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；制定责任制度,保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人,保证每项工作可以落实到实处,从而使电子档案归档工作保质保量的完成.

2.2 严格检查电子档案的真实性和完整性

在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查,检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断,进而为其真实性提供更多保障.为了实现上述目标,工作人员可以从如下几点着手：在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留,如果后期需要修改,必须在保留原本的情况下进行,此种做法可以保留多种不同版本的电子档案,可以为后期真实性检查工作提供便利条件；对一些新型设备和软件进行合理应用,使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验,在发现问题后可以及时进行调整,从而提高其准确性.

2.3 对电子档案归档方法进行合理选择

现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种,下面分别进行说明：物理归档.物理归档方法又分为介质归档和网络归档,前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门,后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上；逻辑归档.逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门,使其在网络上对电子档案进行管控,此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置,并且不能随意进行更改,电子档案完整性较好；双套制归档.双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用,并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档,此种方法能够规避电子档案丢失后造成的影响,可以根据纸质版再次生成电子文件.在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择,从而保证归档工作的质量和效果.

3 加快档案信息化建设的措施

3.1 构建电子档案管理记录系统

为了更好的保证电子档案的真实性和完整性,档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视,能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能,同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持,加快档案信息化建设速度.档案管理部门还要建立专门的电子档案数据库,在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存,为后期工作人员研究提供更多的便利条件.

3.2 提升档案信息化技术水平

通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础,档案管理部门可以从如下几方面进行：一是加大基础设施投入力度,为电子档案归档及后期管理提供更多的便利；二是在电子档案数字信息录入工作产生更多重视,使用双套制的方法进行归档,在保证归档效果的同时最大程度的减少工作量；三是档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定,在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类,从而保证电子档案的安全性,减少丢失或者篡改等现象出现的可能.

3.3 对电子档案工作人员进行培训

通过培训让工作人员对电子档案管理工作产生更多的了解和认识,并且能够丰富自身知识和技术,为后期实际工作奠定基础.与此同时,在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训,让其掌握设备和技术的使用技巧,能够将其正确的应用于工作中,从而推动档案信息化建设步伐.

作者简介：刘百玲,本科学历,助理馆员,研究方向：档案管理.

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