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财务管理信息化系统建设
浅谈财务管理信息化系统建设
熊 哲 长沙理工大学中国航空发动机研究院
摘 要：随着互联网技术和数据分析技术的快速发展,大数据带来的信息风暴正深刻地改变着人们的生产、生活与思维方式.在大数据时代,管理职能中信息化程度不断加深,现行的财务管理手段面临着严峻的挑战.如何将信息化手段应用到财务管理过程中,提高其运作效率,切实推动财务管理系统的健康稳定快速发展,?成为财务管理人员最为值得深入思考的问题.
关键词：财务管理信息化；建设
中图分类号：F275?文献识别码：A?文章编号：1001-828X(2018)006-0-03
管理信息化是指以计算机等智能化工具为主要媒介来发展信息化生产力,在融合先进的管理理念的基础上,转变企业的业务流程、经营方式等传统管理手段,重新将企业的战略规划、管理手段整合,为达到企业目标而进行的过程.目前财务管理信息化经历了三个阶段：会计电算化、企业财务管理网络化、集团财务管理信息化.会计电算化主要是指将会计知识与信息技术手段相结合,将日常会计处理的各种信息作为管理信息资源,运用计算机、网络通信为主的信息技术手段对财务相关信息进行获取、加工和传输.会计电算化可解决手工记账带来的记账差错、数据汇总时间长、会计人员制表精力耗费多等问题,显著提升了财务管理效率及数据共享的速度及效率.但是会计电算化并没有财务管理的职能,人为因素对财务管理的影响较大.比如以提供有效信息为目的,管理会计不得不耗费大量精力来对各种数据进行加工与深层次分析,而加工过程中大量的基础工作大大的分散了管理会计主要的精力.目前国有企业建立的财务信息化系统,大部分仍处于企业财务管理网络化的阶段,即进行会计核算信息化系统建设,与其他业务信息进行端口对接来保证财务信息的质量,没有整合相关的业务模块形成数据共享与控制共享,未形成管理合力.国内民营企业,包括海尔、华为、中兴通讯等在内的一大批世界百强企业都已经开始运用财务数据共享中心来解决财务数据与企业战略不同步的问题,进入了集团财务管理信息化的阶段.集团财务管理信息化很大程度提升了财务数据的处理效率与效果,实现财务管理、数据处理自动化、智能化.如今管理层已经逐渐注意到业务流程与财务信息化是密不可分的.企业应当将财务信息化与业务流程整合,以企业战略管理以及目标导向管理为目的,通过决策流、资金流、信息流、业务流和物流的“五流合一”,实现以核心业务为轴心的资源完全共享.
一、目前财务信息化系统缺陷
1.财务管理信息化系统建设目的与企业发展战略不匹配,企业重视程度不高
大部分企业在建立财务信息化的时候,局限在以完善和方便财务核算为目的的狭窄视野中,未明确建设财务信息化系统的目的.由于缺乏对财务管理信息化重要性的认识,企业管理者对其支持与投入不够充分,企业财务管理信息化系统的建设过程中难免会出现种种问题.
例如,在人员培养上,对财务人员的培训局限在财务业务知识培训,导致财务人员的技能知识学习受限,无法系统的学习信息化相关知识；随着企业规模的加大,财务人员更注重本岗位的业务知识,没有接触过财务管理以外的企业其他的具体业务工作,无法为建设财务信息化系统做深入长远的考虑.在岗位设置上,大多数企业为了使得岗位设置与人员设置完全匹配以达到人员利用率最大化,通常是一个或者多个财务岗位匹配一名财务人员,财务岗位的设置依然按照传统的做法,设置总账会计、科目主管会计、稽核会计、审核会计及出纳,没有设立专门的财务信息化建设岗位并配备专门的信息化管理财务人员,导致财务人员有限的精力无法完全投入到财务信息化的建设工作中.在部门协作上,缺少管理者的沟通和协调,财务管理信息化系统成为了财务部门孤军奋战的领地,不能通盘考虑财务管理信息化建设的意义和目标,建设的信息化系统难以上升到企业战略层面,提供的信息不能全面反映企业的经济事项运行情况.
2.形成内外部信息系统孤岛
在建设财务信息化系统的过程中,往往大多数企业都是财务部门提出需求、设计框架以及跟踪实施,鲜少有业务部门参与设计、讨论以及建设实施,导致建设出来的财务信息化管理系统不能适应企业的各种数据共享及流程管控,做出来的各种内控流程与手段也是无法尽如人意.
对内,财务系统与其他业务系统通常不兼容,或者功能不全面,造成各个系统的应用只能满足部门需求,不能实现信息有效共享,缺乏联动机制.由于信息化系统初始设置的时候就需要设定各个财务核算、业务流程的功能,后期考虑的业务流程就无法再加入到财务信息化管理系统中,使得财务信息化系统不能够全面覆盖业务流程,造成企业内部信息孤岛,可能导致企业管理层在信息不对等的情境下做出错误决策,严重危害企业发展.
对外,各个政府机构之间、政府与企业之间没有形成信息共享机制,其最具体的表现为不同的政府机构要了解企业的信息会制作各种不同的表格要求企业填报,而往往这些表格或多或少有相同的内容,造成大量重复性劳动,导致管理人员精力分散浪费.
3.财务管理信息化系统后续发展及维护难度大
从财务信息化发展的历程上看,会计电算化、企业财务管理网络化及集团财务管理信息化都是基于局域网或者是互联网来进行数据处理的.众所周知,不论是局域网还是互联网,各个用户计算机以物理方式相互连接,最后以LAN的方式接入.为了实现财务数据的共享及数据通信的需求,必须让各个计算机之间建立互信关系,这就导致每一台连接的计算机都成为了通信网的一个安全隐患点,变成网络的跳板.
从财务信息化系统的操作和研发平台上看,财务信息化系统主要依赖于SQLSERVER、ORACLE等数据库软件进行开发及维护,且通常是基于网络来搭建的,这容易造成财务数据被窃取、财务信息化系统被攻击等各类问题,数据泄露风险较大,信息的可靠性也大打折扣.如果遭受了泄密或者破坏,对企业都将造成不可估量的损害.
从财务信息化系统本身来看,由于不可能在建设初期就预计到企业未来的发展情况,财务信息化系统需要根据企业的战略发展及企业定位而不断地改进完善.这是一个持续发展的过程,而不是一蹴而就的.而往往由于传统的企业都没有设置财务信息化岗位,并且没有对财务人员进行信息化知识培训,使得财务人员工作侧重点偏重于财务会计而轻管理会计,影响财务信息化系统的持续发展,导致安全维护工作难以开展.
二、财务管理信息化系统基本框架
财务管理职能包含财务预测、财务决策、财务计划、财务控制和财务分析等.在企业战略管理中,企业适应环境、全程管理、整体最优、反馈修正等都离不开财务管理职能的作用发挥.财务管理职能发挥的效果和作用,很大程度上决定了企业的发展,已经成为企业发展道路上的指明灯.
创建完全符合企业战略发展的财务信息化体系是大数据时代财务管理手段建设的重中之重.随着会计信息准确填报的要求越来越高、会计信息填报维度越来越广,会计基础数据的及时性和可靠性越来越受到信息使用者的关注.在互联网信息非常发达的当今,如何让财务人员走出去办公、业财融合,越来越受到管理层的重视.为了实现即时办公、业务协同、远程处理、在线管理等目标,财务信息化软件需要支持移动办公的功能,使得财务管理人员能线上处理会计核算、电子票据、网页数据等,实现互联网办公.
1.明确财务管理信息化系统构建目的
财务管理信息化是结合先进的管理思想,将会计电算化与业务流程进行有机融合.财务管理信息化是财务信息化的第三阶段,这是因为不同于前两个阶段,其整合了会计电算化、企业财务管理网络化的优点,实现了业财融合,解决了内外部信息孤岛问题.财务信息化建设应该通过对企业全员进行全面、全过程价值和资金的管理,以提高资金使用效率、实现利润最大化为目标导向,进行会计信息与各个业务流程的整合优化,将企业先进的管理理念融入到财务管理信息化的建设中,增强财务控制职能与资源配置功能、提升分析效率及风险防范能力.
企业进行财务管理信息化系统构建之前,应进行财务信息化管理系统的建设规划,并进行企业内部及外部环境的广泛调研,根据企业的具体性质及情况确定财务管理信息化体系的建设内容.明确财务管理信息化系统的构建目的,能明确建设方向以及建设要点.财务信息化建设是一项全面并且具体的工作,随着企业职能定位、组织结构、人力资源、业务流程等更新,为使其达到可延续性,财务信息化系统也应该进行全方位的转变以适应企业战略发展和环境变化.随着大数据时代的推进和演变,财务管理系统越来越向财务共享的大数据中心靠拢.
2.整合、重塑业务流程
财务信息化建设的过程会涉及到业务流程整合、再造、重组等活动.这些活动不可能由仅仅由财务部门来进行规划,所以就需要企业的业务、采购、人事等部门通力合作,以设计出更适合企业未来发展战略以及未来业务工作的流程.
为了达到财务管理信息化的持续性和有效性,企业在进行财务管理信息化建设之前,首先应对企业的业务流程进行再造.业务流程自成一个系统,其组织状态分为结构和运行两个层次.在结构层次中,需要明确业务流程的子系统有哪些,以及岗位职责设定.这样做主要是在固化业务流程管理规范,理顺业务流程,这有利于信息化体系测试环节的正常开展,且在后期排除问题的时候可以首先排除掉非信息化体系自身的问题.在流程再造的过程中,应首先审视企业原先的业务流程是否都是有效的环节,在进行流程再造之前应该删减无效流程,并且将分散在各个业务部门之间的流程进行整合,达到内控管理高效精简的目的.流程再造本身是一个管理手段的提升过程,而财务管理信息化建设的目的就是将先进的管理手段与信息化技术的结合.业务流程重塑的效果体现了企业管理层对于财务管理信息化建设的决心与支持程度,在重塑流程时,需要打破业务部门之间的壁垒,站在整个集团的角度来进行流程重塑,将会遇到很多新的挑战.
3.完善全面预算管理体系
全面预算管理体系具有全面控制的能力,其包含业务预算、资本预算、薪酬预算、财务预算等.全面预算以表格化的形式,明确各单位权利和责任区间；以预算控制为最低控制限度,将企业重要的业务活动涵盖其中.在财务管理信息化中,全面预算不单单是指财务预算和财务控制,而是指具有战略功能的综合性、全面性体系,企业应当结合自身战略安排来制定组织的年度目标.组织的年度目标不仅包括财务指标,也应当同时包含业务指标,企业应根据自身全面预算管理体系的构建情况,完成全面预算管理体系的闭环工作.
4.统一规划财务信息资源,建设财务共享中心
财务信息资源是财务资源中的一部分,具有规范性、真实性、安全性等特点.财务管理信息系统应该科学、合理地利用财务信息资源,充分发挥财务信息资源的巨大潜能,服务于社会和经济建设.
财务共享中心的建设主要目的在于通过一种集成的手段来形成一种解决财务职能重复投入和效率低下等问题的机制,服务的企业通常具有信息化程度高、集团规模大等特点.但是对于制造企业以及流动性不大的企业,财务共享中心基本没有发挥其集中处理的优势和作用.所以企业应当根据自身形态来选择是否进行财务共享中心的建立.财务共享建设的目的是将财务信息数据以及业务信息数据在全集团内共享,提升数据传递及处理效率,包含流程整合、共享环节目录制定、共享组织架构建立、服务器及数据迁移的各种实施工作、后期维护工作.建立共享中心的效果很大程度上依赖于企业管理层的思维方式以及建设决心.
明确财务管理信息化建设目的、进行全面预算完善建设工作、流程重塑再造等过程都是建设财务共享中心前进行的准备和铺垫.对于财务共享中心来说,其最主要的环节应该是各个业务流程、预算系统、核算系统的集成工作以及财务预警(利用信息化系统对财务数据及经济活动进行实时跟踪监控、随时报警).建设财务共享中心,就意味着要将财务会计与管理会计进行分离,实现业务与数据的整合,将财务数据业务化、模块化、共享化,相对于企业财务管理网络化,财务共享中心的建设使得财务活动更加的专业、统一和具有规模效应,使财务数据更能支撑管理层决策.
三、财务管理信息化系统建设效果
1.财务控制职能提升
会计控制是指通过会计工作,使用制度、预算管理、资金控制、流程管控等手段来达到对经济活动进行监控、调整的职能.通过建设财务管理信息化体系达到消除信息孤岛的效果,建立财务管理信息化体系可以更加全面、及时地反映企业的经济活动运行情况.通过各个系统之间的互联互通以及全面预算管理系统的建设,各项数据可以实现实时查询；通过全面预算系统与各个系统之间的互动,财务控制资金流相较于企业管理网络化更加有效.通过财务管理信息化系统的建设,流程控制固化使得内部控制过程中人为因素的影响减小,优化了成本核算方法和维度,真实反映了每个单位的成本费用以及经济效益,达到了优化成本控制效果的目的.财务管理信息化体系使业务信息与财务信息都得到充分的共享,将预算控制从单一财务预算控制向全面预算控制转变,为业务活动实际完成情况与预计完成情况的对比分析提供了方便的技术手段,使精确对比分析成为可能.
2.风险防范能力提升
企业财务管理过程中,需要面对市场风险、法律风险、经营风险等等一系列来自内外部的风险因素.财务管理信息化系统运用信息化的手段,能快速调取、记录客户及供应商的相关信息,对于市场的各项数据信息能做出快速的反映；能准确记录各项合同条款及收付款事项,将各项记录的调取从过去的手工汇总转变为系统自动调取,直观反映合同条款履约情况；能完全整合企业各个业务系统的各项数据,使得供、产、销流程能得到实时监控及信息共享,同时进行安全库存计算、资金流计算等更为精确,能有效防范企业经营风险.
3.资源配置功能提升
企业资源配置职能是指在企业战略思路的指导下,对企业物资资料、设备、资本、劳动力等生产要素的合理分配.财务资源配置职能表现在对企业资金的控制以及资金利润率等经济指标考核中,所以此处指的资源配置功能应当是企业整体的资源配置职能.通过对各个业务信息岛的整合,将企业、供应商以及客户作为一个完整并紧密的供应链,企业获取的各项生产经营相关的信息更加完整和全面,能更加科学、合理地进行资源配置.
4.决策支持作用提升
财务决策支撑作用是指通过财务数据以及财务分析报告、提供有用的信息给财务信息使用者,从而做出有效的决策的过程.财务管理信息化系统可以将财务历史数据与企业当期财务数据进行快速比对分析并得到各经营指标情况,通过调取各个业务信息模块的经营活动数据来对企业的财务情况、经营情况、经营趋势等进行综合分析,为企业管理者提供全面有效的信息,以便管理者能对企业的现状和未来发展变化能有一定的了解,对企业的重大事项、经营方案等做出符合企业战略发展的决策.
四、结语
从20世纪会计记账进入电算化会计信息系统模式以来,信息化革命对于财务会计的影响越来越深远.当今年代,会计再也不是仅仅局限于记账,而是从财务会计向管理会计转变,包含着巨大的信息量.财务管理信息化体系的建设,不应该单单是财务集中和流程再造,而应该是透过财务管理信息化体系的建设,实现企业业务、财务的“业财融合”,最终达到企业资源深层次、全面性的管控.
参考文献：
[1]于长湖.谈ERP在企业财务管理中的应用[J].商业现代化,2008(23).
[2]舒畅.行政事业单位财务管理信息化建设[J].财会研究,2013(2).
作者简介：熊 哲(1989-),汉族,湖南长沙人,学历：本科,职称助理会计师,主要从事工商管理研究.
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