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如何提高档案管理科学化水平
文/吕梁市文水县局治安大队 王晶
【摘 要】档案是对人们在生活中的声音、图像以及文字等信息的记录,用以将来的查询和检阅,使过去发生的有价值的信息可以记录和传承保存下来.随着社会的进步与发展,我国的档案管理工作也不断地作出调整以适应全新的社会实际情况,同时也面临着极大的问题与挑战.对此,我们应当积极地对档案管理进行科学化的管理改革,这是现代社会信息化发展的必然结果,也是我国全面建设发展的要求.本文结合笔者的工作实际经验,就如何提高档案管理科学化水平浅谈几点可行性策略,望各位同仁共同指正.
【关键词】档案管理；科学化水平；网络信息；策略
档案作为一种身份信息的凭证,不论对个人抑或是法人单位都具有重要的参考性作用,同时档案也是对个人或法人单位的经历与资格的最真实的记录.让我们从中得到经验或教训,并且为我们今后的生活或工作起到借鉴作用,是回忆的文本形式.随着现代信息技术的发展与进步以及管理理念的不断更新,档案管理的网络化与科学化程度也不断加深,最终档案管理科学化的最终目标也会实现.
一、我国档案管理制度中存在的不足之处
随着时代的进步与社会科技信息化的不断发展,档案管理制度也需要作出相应的调整来适应社会实际的需要.当前的档案管理模式过于落后,其中存在的问题已极大地限制了档案管理科学化水平的提升,主要的问题集中表现在以下三个方面：
（一）档案管理意识薄弱.当前我国的档案管理机构和流程较为完善,其中在相关单位都有着专门的档案管理部门,而且在档案部门有专门人员对档案进行管理,管理工作也符合管理规则与流程,但是大部分管理工作流于表面,只适用于简单的档案管理工作,档案管理的意识较为薄弱.其次,人们对于自身的档案并不看重,没有对档案进行过多的关注,没有对档案管理机构的工作予以积极配合,致使档案管理工作的效率十分低下,不利于档案管理科学化的进程.
（二）档案管理制度的标准不统一.目前,在我国并没有统一的档案管理制度,书写规范、档案形式以及网络管理软件都没有统一的标准,对于档案的归档、保管、取用以及保密等工作的规范流程也没有统一明确的书面规范,致使我国档案管理的标准过于复杂,为档案今后的开展工作增加了许多难度.
（三）档案管理的相关设施和配套设备不够健全.伴随着信息化社会的不断发展,网络信息技术在档案管理中应用也越来越广泛,档案信息由书面化向网络信息化转变过度,档案管理工作通过计算机网络的软件编辑上传至档案信息网络平台,极大地节省了档案管理工作的时间和空间,但是档案网络信息化并没有统一的软件规格和规范,致使各个区域网的档案信息取阅难度增大.此外,网络档案的泄露风险增大,容易遭受的攻击,相关安全设施不健全.
二、提高档案管理水平科学化的策略
（一）建设档案管理信息化平台.现阶段我国已经迎来信息化时代,信息技术的全方位应用,为各大企业内部管理工作模式的调整提供了有力支持.档案管理工作模式发生了较大转变.档案管理由书面化向网络信息化全面过渡,档案管理的科学化水平也随之上升,这对网络档案信息化的安装配套设施也有着极高的要求.电子档案管理已经全方位代替了纸质档案管理,推动企业步入了智能化、科技化的发展轨道.因此,为了全面提高档案管理科学化水平,我们应当建立完整的档案管理信息化平台,不断完善防火墙等网络安全设施.通过网络信息技术,将图形文字以及指纹等相关信息集于一体记录在网络平台上,这样可以极大地提高档案的利用效率,节省大量的时间与空间.
（二）统一档案管理制度的标准.对档案的入档、归类、填写规范以及保管和查阅都作出统一的标准,改善档案保管的条件和设施,同时对专门的档案管理室进行专人看护,定期维护保养,这样才能有效地提高档案管理的工作效率.对此,要积极转变工作理念,强化对档案管理的监督和检查工作,及时地对档案管理工作进行审核,统一评价机制和管理流程,全程管理统一标准.对于网络档案信息化管理平台则需统一应用软件,建设规模和功能一致的板块平台,加快档案管理的网络信息化进程,可以极大地提升档案管理工作的效率,全面提高档案管理的科学化水平.
（三）加强对档案管理队伍的专业化培训.在档案管理工作中,档案管理人员是档案管理工作的实际操作者,因此档案管理队伍的专业化水平直接影响着档案管理工作的效率.专业的档案管理人员可以高效地完成档案存储、备份和调阅等工作,而缺少专业性的档案工作人员则会极大地降低档案管理工作效率,为此相关部门应当加大档案管理队伍的专业化培训,增强档案管理人员工作的专业性,对其进行定期培训,更新管理理念,不断掌握新的档案管理知识,从而全面提高档案管理工作的效率.总而言之,我们应该加强对档案管理人员的专业化培训,使之不断进步以适应不断更新的信息化社会实践,更加高效地进行档案信息查询.
三、结语
伴随着信息化社会进程的不断加快和我国经济、科技水平的不断提高,我国的档案管理工作也面临着极大的变革与考验,尤其是网络档案信息化在档案管理实践中的不断深入,这就需要档案管理工作不断作出调整和改变.故此相关工作人员应从统一档案管理的标准、建设网络档案信息化平台和加强档案管理人员专业素质培养等方面入手,全面提高我国档案管理科学化水平,促进社会更好地发展.
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