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有效提高办公室档案管理效率的三种模式
文/青岛市李沧区妇幼保健计划生育服务中心 王慧
【摘 要】办公室档案管理十分重要.本文认为,要做好办公室档案管理,提高办公室档案管理效率,需要推行“专人+全员”的办公室档案管理模式,调动全员参与档案管理的积极性；推行“电子+纸质”的办公室档案管理模式,有效保障档案安全；推行“专类+综合”的办公室档案管理模式,使档案管理获得有效保障.
【关键词】办公室；档案管理；效率；模式
办公室档案管理是提高办公效率、保证组织高效运转的重要基础,做好办公室档案管理十分必要.但实际工作中,由于没有得到足够的重视并采取有效的方式,导致许多组织的办公室档案管理处于混乱状态,给组织运转带来负面影响.为此,必须加以重视并解决.
一、推行“专人+全员”的办公室档案管理模式
许多组织都设有文员或档案管理员等,其工作职责之一就是档案管理.但一方面,由于这类岗位的工作人员工作职责较多,事务较为繁杂,且大多没有接受过专业的档案培训,因而档案管理表现得较为凌乱且不专业.另一方面,许多组织的工作人员都没有档案管理意识,缺乏必要的档案管理工具,导致档案管理处于不重视、不支持的境况.
改变这种现状的有效办法,就是推行“专人+全员”的办公室档案管理模式.专人,即是由文员或档案管理员负责档案的催缴、归档和管理；全员,即是组织全体人员负责档案的基础性工作,包括个人文件按标准整理、文件的定期上交及维护等.
推行“专人+全员”的办公室档案管理模式,必须做好基础工作.一是要指定专人和全员在档案管理上的职责,要将各自的职责纳入各个工作岗位职责模板之中,并进行专项考核,计入薪酬和绩效之中.二是要加强全员档案管理培训.要将档案管理的培训纳入组织的培训计划之中,针对各个工作性质,制定不同的档案模板、流程、时效等相关要求,实行针对性培训,务必让全员重视档案管理,知道自己的档案管理职责,掌握基本的档案管理技术.三是加强领导档案管理意识教育.全员重视档案管理的关键在于领导,所谓上行下效,只要领导自觉遵守并提出要求,全员的档案管理意识自然会得到提升.
二、推行“电子+纸质”的办公室档案管理模式
互联网时代,各项工作都高度依赖于电脑和网络.“档案管理电子化”已经成为一种趋势,并在许多组织里成功取代了纸质档案管理模式.尽管“电子化档案管理”的优势十分明显,如利于档案信息的保存、分析以及查询使用等,但由于电脑和互联网危险性因素较多,许多组织的互联网技术还比较缺乏,抗风险能力还较弱,一旦出现技术性因素,就会导致“电子档案”管理出现问题,如泄密、丢失等.
有效的办法,就是推行“电子+纸质”的办公室档案管理模式.电子,即是采取电脑和互联网工具,建立档案管理信息系统或平台,实行档案管理信息化；纸质,就是继续采取传统纸质档案的管理模式.
推行“电子+纸质”的办公室档案管理模式,基础性工作十分重要.一是要进一步强调纸质档案管理的重要性.毕竟,在互联网时代,许多纸质都处于可有可无状态,甚至于为节约成本,许多组织都推行“无纸化办公”,这都为纸质档案管理带来了难度.所以,必须强调纸质档案管理的重要性,将纸质档案管理提高到和电子档案管理同等重要的地位.二是要做好电子档案和纸质档案的同步化工作.许多组织尽管也有电子档案和纸质档案,但二者却是脱节的,尤其是在纸质档案上,由于查看的人较少,管理的重心在电子档案上,造成纸质档案没有及时更新,最终带来缺失.为此,必须使二者的归档工作处于同步更新和齐头管理,充分利用数据信息,把文件进行收发、收集、登记、整理、运转立卷归档、承办、催办、统计利用,形成一条龙的工作程序.
三、推行“专类+综合”的办公室档案管理模式
每一个组织,业务、工作类型都多样化,甚至于一些机构较为繁杂、部门较多的组织,即使作为专职的档案管理员,也常常无法做到精细化的档案管理,这也让一些业务和工作的档案文件造成混乱、缺失甚至丢失.这尤其体现在一些高、精、尖的业务或工作中.所以,做好这些档案管理工作尤其重要,但也同样让人头疼.
有效的办法,就是采取“专类+综合”的办公室档案管理模式.专类,即是由技术人员或者部门指派专职人员负责档案的归类整理；综合,则是由档案管理人员负责基础性的档案归类整理以及管理工作.
推行“专类+综合”的办公室档案管理模式,要做好两项工作：一是分类,即是将普遍性岗位以及专业性岗位进行分类,并在此基础上对相应的档案文件进行分类,据此设置相应的专类管理人员,设定职责、范围、流程以及方法等.二是建立“沟通+合作”机制,因为专类人员和档案管理员要结合起来,共同对专类档案进行归档、整合和管理,才能做到符合规范和要求,并实现效用最大化.如果缺少沟通和合作,必定会造成各自为政互相掣肘的局面,最终给档案管理工作带来障碍和难题.因此,作为组织,就一定要在内部管理范围内,建立良性的沟通机制,予以保障.
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6、医学教育管理杂志