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档案信息化建设和档案管理

【摘要】本文首先阐述了电力建设项目档案信息化建设的重要性,然后指出了电力建设项目档案信息化建设过程中的常见问题,最后论述了促进电力建设项目档案信息化建设、加强档案管理的重要措施.

【关键词】档案管理；信息化建设；重要性；重要措施

电力建设项目档案管理工作是电力企业日常经营管理的重要内容,传统档案管理方式都是人工管理,不仅工作量大,而且还容易出问题.档案信息化的发展则有效规避了传统档案管理模式的弊端,在降低管理人员工作量的同时提高了管理效率和质量.电力建设项目档案信息化管理毕竟在我国出现的时间不长,所以在信息化建设过程中还存在一些问题,需要电力企业加大对档案信息化的投入和建设力度,从而不断提升档案管理的信息化程度.

一、电力建设项目档案管理信息化建设的重要性

（一）提高档案管理效率和质量.通常我们所见的电力建设项目档案都是纸质的,传统档案管理模式就是对这些纸质档案文件进行整理、保存,不仅工作量巨大,而且还容易出现差错.在电力建设项目档案管理工作中引进信息技术则显著改善了档案管理效率,将纸质档案扫描至电脑中,查找、阅览档案都可以利用计算机进行,再不需要查找大量纸质档案文件了.电力建设项目档案管理信息化建设改变了电力行业传统的档案管理模式,原本繁杂的工作变得更加简化.

（二）激发档案管理人员学习的主动性.电力建设项目档案信息化建设意味着传统档案管理工作的全面改革,对档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求.传统档案管理工作只需要工作人员细致、认真即可,在电力建设项目档案信息化建设形势下,就需要档案管理人员掌握基本的计算机知识和办公操作软件,这样才能在工作中游刃有余地利用计算机开展工作.

二、档案信息化建设过程中的常见问题

（一）重视程度不够.对电力建设项目档案信息化建设的重视程度不够主要体现在以下两点：第一,电力企业管理者对档案管理工作不重视,这就导致了无论是资金投入还是人力投入都比较不足,电力建设项目档案管理工作就会出现较多问题.第二,管理人员对档案管理工作不重视,没有认识到电力建设项目档案管理工作对电力企业发展的重要性,导致在日常工作中缺乏职业道德和责任心,这就会增加档案管理工作出错的可能性.

（二）资金人力投入力度少.电力建设项目的档案规模通常都比较大,其档案管理信息化建设需要电力企业投入较多的资金和人力,计算机的采购和档案管理软件的开发都需要大量的资金投入,信息化建设也少不了专业的信息人才.如果电力企业在资金和人力方面投入的力度小,就会严重阻碍电力建设项目档案信息化建设进程,理论无法变成现实,电力建设项目档案管理工作的效率和质量长期不能实现质的突破.

三、电力建设项目档案信息化建设的几点建议

（一）加强对档案信息化建设的重视.只有电力企业管理者充分认识到档案信息化建设的重要性,提高对信息技术应用的重视程度,才能切实促进电力建设项目档案信息化建设进程.随着经济和技术的发展,现代社会已经进入了信息社会,给人们的工作生活带来了极大的变化,只有加强对信息技术的重视,才能不断开发出信息技术的新功能,扩大信息技术的应用范围.在这种形势下,数字化档案已经成为电力建设项目档案管理的必然趋势,只有在电力企业的大力支持下,才能将更多的信息技术诸如加密技术、网络安全技术等应用在电力建设项目档案管理工作中.

（二）加大档案信息化建设的投入力度.一方面,电力企业应该投入资金来采购档案信息化建设需要的硬件设备,最典型的就是计算机；另一方面,企业应该加大人力资源的投入力度,因为电力建设项目档案信息化建设需要建立档案管理网络系统,开发档案管理软件,传统的档案管理人员在信息知识方面有些欠缺,无法胜任档案信息化改造工作,电力企业可以聘请专业的信息技术人才来帮助企业进行档案信息化建设.

（三）加强档案管理软件的开发.档案管理软件开发是电力建设项目档案信息化建设的必经途径.传统电力建设项目档案管理、储存工作的难度比较大,不仅需要足够的空间,而且对环境的温度、湿度等都有较高的要求,需要某档案时只能亲自查找,工作量非常大.利用档案管理软件检索系统则能在很短的时间内找到自己所需的材料,有时候还能通过档案在线阅览功能来查阅档案.

（四）建立健全档案管理制度.电力企业应该根据我国政府出台的《档案法》和单位自身的发展特点来建立自己的档案管理制度,明确电力建设项目档案管理各个岗位的工作职责,建立完善的档案管理监督机制,对电力建设项目档案管理工作进行定期检查和不定期抽查,确保各项制度能够贯彻落实,如果发现档案管理中出现了严重疏漏,应该严格追究相关人员的责任.

四、结束语

在信息社会飞速发展的形势下,档案信息化建设已成为时展的必然趋势.电力建设项目档案信息化建设可以有效提升档案分类和管理的速度,简化了档案查阅和管理的流程.电力企业应该加强对档案管理信息化的重视,加大资金和人力的投入力度,重点开发电力建设项目档案信息化管理软件,建立健全档案管理制度,提升档案管理人员的综合素质能力.

【参考文献】

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报（社会科学版）,2017,3(1):97-99.

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