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机关企事业单位如何加强人事档案管理工作

王升彩（龙陵县民政局社会福利和慈善事业股云南龙陵 678300）

［中图分类号］ G275.9 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 2095-9923 （2017） -11

摘要：机关企事业单位人事档案, 真实记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等多方面的基本信息, 是干部职工个人自身成长历史的真实记载, 为单位的人力资源管理工作、组织工作等提供了可靠的决策依据.本文结合笔者数年来的档案管理实践, 就如何做好单位人事档案管理工作提几点建议.

关键词：机关企事业单位；人事档案；现状；建议

一、人事档案管理的现状

目前, 各机关企事业单位人事档案管理发展缓慢, 跟不上档案服务信息化、网络化的要求.观念陈旧, 服务意识差, 管理水平相对落后, 造成档案管理混乱, 严重制约着人事档案服务功能的正常发挥.

（1）个人不重视.人事档案与每个人的工作、生活密切相关, 但它不是时刻都在发挥作用.人们往往在用的时候想起了它, 不用的时候不闻不问.

（2）领导不关心.人事档案不能直接产生经济效益和社会效益, 所以一般不被领导重视.故而把人事档案管理工作简单化, 专业、优秀人才不能安排到档案管理岗位, 是目前人事档案管理的常态.

（3）人员不专业、不稳定.许多单位的人事档案管理人员, 由于不可抗拒因素而半路出家, 成为人事档案管理员, 有的是因为 “历练” 需要而 “挂职” 人事档案管理.因此, 诸多单位人事档案管理人员不专业、不稳定的情况普遍存在.而不论出于什么原因, 他们对人事档案工作这一专业性极强, 有完整的理论、法规和方法, 有独立的范围、任务和程序的工作并不熟悉.要么, 无心工作, 要么, 无暇工作, 导致人事档案管理工作混乱, 给人事档案的管理、利用带来很多麻烦, 甚至成为影响社会和谐的因素.工作中纰漏重重.

二、如何加强人事档案工作的建议

（1）提高认识, 加大宣传.人事档案管理部门要提高对人事档案管理工作的认识, 要加大对人事档案管理工作的宣传力度.

（2）要充分认识人事档案的重要性.机关企事业单位人事档案, 是社会公共信息一个非常重要的组成部分.工作单位、相关部门通过查阅个人的人事档案, 可以迅速查证个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况.人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据, 因为它是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录, 具有原始性、真实性和完整性.人事档案在人们的工作生活中, 扮演着极为重要的角色, 它可以证明一个人从出生、就学到就职等不同时期较为完整的人生轨迹, 是一个人简写的历史.

（3）要充分认识到管好用好人事档案对人才资源开发所起到的重要作用.人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色, 它与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩, 具有法律效用, 是记载人生轨迹的重要依据, 以个人为单位组合起来, 以备日后查考的文件材料.人事档案的原始性、真实性和完整性, 决定了人事档案具有凭证作用和法律效力.在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用.

三、转变认识, 加大投入

（1）领导转变观念.领导要提高认识, 转变观念, 将人事档案管理工作当作一件重要工作去抓好.最重要的是要做好人员的安排, 一是要选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员, 从事干部档案工作.二是对他们的教育培养, 关心他们工作、生活, 充分发挥他们的积极性和创造性.三是要定期组织培训业务知识, 让他们掌握新的知识和先进的管理技术, 进一步了解管理档案的重要性, 增强责任心, 提高档案管理的技术水平.

（2）争取上级资金投入.随着政治经济体制改革的不断深化, 干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多, 给人事档案材料的收集带来了新的要求, 相应的物资投入也随之增多.各单位人事档案管理部门要积极与财政和上级部门沟通协调, 加大资金投入力度, 将专项资金列入财政年度预算.针对部分单位缺乏必备的管理资源这一实际, 笔者认为, 各单位领导应及时建立坚固的防火、防潮的专用档案库房, 配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开.还要要加大资金投入, 配备与时俱进, 符合工作要求的计算机管理设备, 确保单位人事档案管理方面的资金投入, 保障人事档案管理工作正常、有序、可持续开展.

四、加强培训, 提高素质

（1）定期培训, 提高法律、业务素质.对基层单位工作人员定期举办关于干部人事档案管理方面的培训班, 进一步提高基层单位工作人员的档案管理业务知识水平, 健全干部人事档案材料收集归档制度, 使档案材料及时归档.例如, 《档案法》第十条规定, “对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有” .通过法律常识培训, 针对这一条, 就可以依法将个人相关档案收归档案室进行归档, 于单位、个人, 都百利无害.而如果抱守陈规, 则可能导致档案遗失, 造成个人、单位的损失,酿成社会不和谐的后果.

（2）规范材料收集.收集人事档案材料是人事档案工作的基础, 档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料, 认真整理, 细致鉴别, 做到取之有据.对不符合归档要求的材料要及时进行处理, 手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办, 确保材料齐全完整、手续完备, 保证人事档案的权威性、准确性和真实性.为单位干部选拔任用提供坚强的组织保证.对收集来的材料严格按照《干部人事档案整理规范》规定, 逐份鉴别, 认真筛选, 并进行分类、排序、编目和精心加工, 直至装订成卷.在整理档案材料过程中做到：对照标准, 仔细研究, 依据人事档案材料的内容特征准确分类；对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工；按照类别排列顺序, 逐份逐页输入目录, 做到材料与目录相符, 材料形成时间填写无误, 材料份数和页码计算准确；装订做到四边齐, 保证不压字、不损伤材料内容.

（3）加快信息化建设, 实现现代化管理.充分听取人事档案工作第一线人员的意见, 选用适合单位人事档案管理工作的管理软件, 实现人事档案信息化.在此基础上,建立人事档案信息查询系统, 对相关管理部门和个人设置访问权限, 利用网络平台了解人事档案信息, 在一定范围内实现人事档案信息公开.这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来, 而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务作用.

总之, 每一位人事档案管理要谨记, 人事档案是记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现, 以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录,是每一位机关单位、企事业工作人员个人经历和不同时期的德、能、勤、绩、廉表现情况的全部材料, 我们作为管理员, 必须及时、完整、准确地集中起来, 有条理地整理成卷,才便于历史地、全面地了解每一个人, 才能使单位人事档案浓缩本人全貌, 做到 “档如其人” 、 “档即其人” , 真正发挥档案作用.只有这样, 才能更好地推动单位人事档案管理的工作更好的发展.［1-4］

参考文献：

［1］中国档案.中国档案杂志社.出版地:北京市, 2008,（9）90

［2］档案学通讯编辑出版:档案学通讯杂志社.主办单位: 中国人民大学, 2008, （12） 98

［3］毕建新.数字档案馆的信息服务.中国档案, 2003,（3） 87

［4］江玉颖.以信息化手段提升档案服务民生的工作能级［J］ .上海档案, 2011, （5） 32

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